¿Qué es un asistente virtual, cuáles son sus funciones y cómo trabaja este profesional?

La tendencia hacia el trabajo remoto está cada día más en alza. Las empresas se están digitalizando, y el mundo laboral tiende cada vez más hacia la independencia y autonomía del trabajador. Y es aquí donde aparece al rescate la figura del asistente virtual como soporte y ayuda en las gestiones del día a día.

Hoy quiero hablarte de la evolución que está viviendo el clásico empleo de secretario/a o administrador/a de tareas hacia el puesto de trabajo de moda, el asistente virtual. Veremos qué es, en qué consiste su trabajo, y cómo puedes convertirte en uno de los profesionales más demandados del momento en el mundo digital.

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual (VA) es un profesional independiente que presta servicios de asistencia para empresas. Su trabajo es casi comparable con el de un secretaria. o ayudante ejecutivo, pero la principal diferencia es que trabaja en remoto, comunicándose con sus clientes a través de diferentes canales digitales.

Este término se escucho por primera vez en la década de los 90, a partir de la nueva capacidad de trabajar virtualmente que nos trajo las tecnologías vigentes por esos tiempos, el avance de la telefonía, el uso de Internet para el intercambio de documentos y otros adelantos similares, que dieron pie al trabajo remoto.

A efectos prácticos, este asistente funciona como personal administrativo para tu empresa. Te ofrece los mismos servicios que si formase parte de ella y suele trabajar como freelance.

Ofrece ayuda en temas administrativos, creativos, comunicativos y técnicos. Por eso, este profesional debe manejarse muy bien en el ámbito tecnológico y conocer herramientas de gestión de proyectos que faciliten la realización de su trabajo.

El correo electrónico, las facturas, la gestión del tiempo y agenda, la atención al cliente, la agenda e, incluso en ocasiones, la gestión de redes sociales o redacción digital, son parte de las áreas que gestiona.

Las empresas que contratan asistentes virtuales insisten en la importancia que esta figura ha ganado en el desarrollo de su negocio, ya que como emprendedor puede entender las necesidades de otros profesionales e implicarse en el proyecto como si fuera suyo.

Ventajas de contar con un asistente virtual en tu empresa

Estas son las ventajas más interesantes que te aporta la contratación de esta figura virtual para tu negocio:

• Incrementa la productividad de tu empresa
• Disfrutas más de tu trabajo, delegando las tareas que no te gustan tanto
• Pones toda tu atención en los proyectos que aportan más valor a tu negocio
• Mejoras tu organización y la de tu equipo de trabajo
• Abarcas más áreas de trabajo

¿Cuáles son las principales funciones de un asistente virtual?

Tanto si estás pensando en contratar un asistente virtual para tu negocio, como si te planteas comenzar un negocio de asistencia virtual, debes tener claras las tareas y funciones desarrolla este perfil profesional.

Veamos con detalle todo lo que debe hacer este profesional en su día a día de trabajo.

Gestión de tareas y control de la agenda

Las innumerables tareas que hay que llevar a cabo en un negocio tienen que estar reflejadas en una agenda o, de lo contrario, es fácil que alguna se olvide.

Si puedes invertir todo el tiempo que supone agendar las reuniones, eventos destacados o citas con clientes en otros asuntos más importantes, ganas tiempo y ayudas en el crecimiento de tu negocio.

Por eso, el asistente es el encargado de cuadrar el timing de las reuniones, agendar las citas y los eventos, y mantener al tanto al CEO para que no se le pase por alto nada.

Gestión del correo electrónico

Los emprendedores saben que el mail es un arma de doble filo. Hay veces que entra tanta información de golpe que no tenemos tiempo para abrir, procesar y responder todo el correo que entra.

Un asistente puede encargarse de todo esto, y aunque haya mails que acabará reenviando al CEO, ayuda en el filtrado de los correos.

Atención al cliente

El CEO de una empresa no suele tener tiempo para responder personalmente a todos los proveedores y a los clientes que desean información de un producto o contratar un servicio de su organización.

Cuando tienes un negocio Digital abierto al público, puedes recibir preguntas, sugerencias e incluso quejas de los clientes por muchos canales diferentes, es decir, por medio de un formulario de contacto, un número de teléfono, una dirección de mail o algunos perfiles en las redes sociales más populares.

El asistente «a distancia» se encarga de gestionar todas esas interacciones con los clientes a través de diferentes canales, filtrar la información y transmitir la necesaria a otros departamentos. El CEO debe asegurarse de que esta persona conoce bien los productos o servicios para responder dudas de los clientes.

Facturación y contabilidad

La contabilidad de un negocio es una de las tareas que hay que delegar cuanto antes. Esto es debido al tiempo que lleva gestionarla, además de las complicaciones que puede traer no hacerlo bien.

Puede gestionar o bien toda la contabilidad, o parte de ella, por lo que ahorras tiempo y ganas tranquilidad. Si el asistente no puede hacerse cargo de toda la contabilidad, te recomiendo que completes su función con la de alguna gestoría o aplicación de contabilidad.

Creación de informes y reportes

Un asistente virtual debe tener la capacidad de reportar al CEO toda la actividad que se realiza en el negocio. Es importante que toda la información esté bien documentada y se vea de manera clara. Así el CEO podrá ver de un vistazo cómo va su negocio.

Organización de eventos

Cuando una empresa organiza un evento, hay gestiones a las que el CEO no puede prestar toda la atención. Me refiero al transporte, el alojamiento, la comida, etc.

Debe tener la capacidad de coordinar estos eventos, gestionando las tareas y asegurándose de que todo sale según lo esperado.

Las cualidades necesarias para ser asistente virtual

Si estás pensando en cómo convertirte en asistente virtual, debes saber que hay ciertas cualidades que te convierten en un buen perfil para desempeñar esta profesión. Te las cuento a continuación:

Habilidades digitales

Este perfil debe de manejarse muy bien en el medio digital, ya que todo el trabajo se realiza a través de Internet. Tiene que tener amplios conocimientos de aplicaciones de gestión de proyectos, email marketing, gestión de redes sociales, conocimientos de SEO, de redacción digital etc.

Habilidades de comunicación

Aunque el medio digital es su especialidad, no debemos olvidar las relaciones humanas. Este profesional está en contacto con muchos miembros de la empresa y por eso debe ser hábil en la comunicación con las personas.

Versatilidad

Un empleado 4×4. Tiene que adaptarse a diferentes situaciones que puedan surgir. Por ejemplo, la contabilidad y la redacción de informes no tienen nada que ver, sin embargo debe defenderse en los dos ámbitos.

Además, con el paso del tiempo los asistentes virtuales van adquiriendo más responsabilidades y tienen que estar capacitados para responder ante ellas.

Organización y gestión del tiempo

La organización es clave. El asistente debe ser la máxima expresión de la organización, pues no es que tenga que organizar su trabajo sino el de mucha más gente. La organización es quizá la cualidad más importante para este perfil.

¿Cómo es trabajar de asistente virtual?

Como cualquier proceso de emprendimiento, trabajar como asistente virtual tiene sus riesgos. Si una empresa te contrata para llevara  cabo estas tareas no hay tanto riesgo, pero si trabajas como freelance tienes que trabajar en la búsqueda de clientes de forma continua.

Por otro lado, si consigues hacer crecer tu negocio y tener varios clientes de empresas diferentes, puedes sacar mucho rendimiento económico a esta profesión.

Aquí tienes algunas ventajas de trabajar cómo en esta nueva profesión digital:

Independencia

Trabajar como freelance supone que no dependes de nadie, solo de ti. Tú eliges tu modus operandi, tus clientes, etc.

Comodidad

Tienes la parte buena de ser independiente, además de que ya tienes las tareas definidas por un tercero. Tus clientes te piden lo que debes hacer, no tienes que diseñar ninguna tarea. Además lo haces desde casa.

Tú decides las tarifas que cobras

Es un trabajo que se paga bien, tú puedes decidir tus tarifas y ganar más o menos, en función de las horas que inviertas.

Puedes tener más de un cliente

Una de las ventajas de organizar tu tiempo a tu medida, es que, en función de las tareas que te contraten tus clientes, no tienes por qué ocupar todo tu tiempo en gestionar las de una sola empresa. Puedes llevar la gestión de tareas de más empresas, tantas como te permita tu tiempo y tus ganas de trabajar.

Conclusión

El asistente virtual es el secretario de la era digital, un profesional independiente con un perfil multidisciplinar cuyas dotes de organización ayudan a mejorar el funcionamiento de un negocio.

Si tienes una empresa Online en pleno crecimiento, un empleado de este tipo aportará organización y productividad a tu negocio, generando ahorro de tiempo que puedes invertir en atender más frentes a la vez.

Además, la digitalización de las empresas está provocando que la demanda de asistentes virtuales crezca exponencialmente.

Imagen de portada por Freepik.

¿Conocías qué es la profesión de asistente virtual?

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