¿Qué es el Benchmarking y cómo puede ayudarte a tener un negocio de éxito?

Guía sobre el Benchmarking

En este post quiero hablaros de la definición de benchmarking y del por qué es un tema que cada día cobra más importancia o relevancia en el mundo empresarial actual.

Como todos sabemos, en el éxito (o no) a largo plazo de un negocio entran en juego multitud de factores y agentes tanto externos como internos que, de no conocerse y mantenerse relativamente controlados, se nos pueden escapar de las manos.

En estos casos, y para evitar problemas, primero tendríamos que conocer esos factores y agentes de los que hablamos gracias a diferentes métodos como el estudio de mercado, el análisis de la competencia, etc.

Aquí es donde también entra en juego el benchmarking, una técnica que al definirla genera algunas confusiones. ¿Por qué? Porque este término está relacionado con el estudio de la competencia y con el análisis de nuestro mercado, pero no es un simple sinónimo de ellos.

Como se suele decir: “ojo, ten cuidado con que el árbol no te permita ver el bosque”. En definitiva, hoy quiero que definamos adecuadamente qué es el benchmarking y veamos su importancia.

¿Qué es el Benchmarking y cuál es su definición?


Definición: el benchmarking es una metodología que consiste en buscar y encontrar a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a empresas líderes y que evidencien las mejores prácticas en su sector, con el objetivo de adquirir nuevos conocimientos que poder implementar en nuestra organización.

Hay que tener mucho cuidado de “no confundírselo con espiar a la competencia” (o algo similar). Con este proceso sistemático estamos recopilando nuevas ideas para mejorar nuestro negocio, no literalmente copiando lo que hacen otros.

Por otro lado, tampoco se trata de una práctica que tan solo se centre o analice lo que hacen los competidores de nuestro mismo nicho de mercado.

El benchmarking puede realizarse tanto dentro de la misma organización (entre nuestros diferentes departamentos), como analizando los mejores procesos de empresas líderes en otros sectores o industrias.

En definitiva, si tomamos como referencia y estudiamos las estrategias y técnicas que más destacan de otras empresas, en relación con el área que nosotros queremos mejorar en la nuestra, podremos alcanzar un nivel más alto de calidad y competitividad.

Pero veamos ahora qué tipos existen.

► Tipos de Benchmarking según Boxwell

  • Competitivo: consiste en comparar tus productos, servicios, procesos y actividades con las de tus competidores, con el objetivo único de mejorar tus propios resultados y destacar sobre los demás.
  • Cooperativo: aquí, la información fluye en una dirección casi sin esperar nada a cambio, lo cual es poco probable.
  • De Colaboración: se comparte la información con un grupo, las empresas aportan cada una sus conocimientos sobre una actividad en particular, con el objetivo de mejorar todos juntos.
  • Interno: normalmente practicado por grandes empresas y multinacionales. Se utiliza para identificar las mejores prácticas de un departamento o sucursal y extender ese conocimiento a otros grupos dentro de la organización.

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¿Por qué es tan importante el Benchmarking?


Es algo bien conocido por todos que, con el correr del tiempo, la industria mundial ha evolucionado sin parar y muy rápidamente .

Puede que tu cadena de embotellado fuera eficaz hace 10 años y que ahora deje mucho que desear. Y que, aunque la solución esté a tiro de piedra, no sepas verla por ti mismo y necesites el consejo de alguna otra organización relacionada con este proceso.

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Hace unos años, la tienda online de tu negocio vendía en muy pocos días su stock tan solo con enviar correos masivos a tu base de datos y hoy, por falta de visibilidad, tu inventario coge polvo en las estanterías.

De nuevo la solución quizás no sea complicada, puede que la encuentres al ver que diferentes acciones realizan otros negocios que tienen mejor visibilidad o un porcentaje de aperturas mayor, para obtener nuevas ideas y mejorar tus estrategias digitales.

El mundo de los negocios online y el empresarial en general es cada vez más competitivo, sobre todo porque vivimos en un planeta indudablemente globalizado en el que, por desgracia, no pocas veces te vas a encontrar a alguien que haga lo mismo que tú y de una forma no sólo mejor, sino también más barata.

La importancia del benchmarking no radica solo en el acto comparativo en sí mismo, sino también en la capacidad para medir el potencial impacto de la aplicación de esas nuevas medidas que se han tomado gracias a un ejercicio previo de investigación detallada.

Dicho de otro modo, es una forma de hacer tangible y contrastable algunos datos que antes estaban fuera de nuestro alcance y que muchos atribuían simplemente a la buena o a la mala suerte.

Interesante ¿no lo crees?

¿Cómo implementar el Benchmarking en tu negocio? Fases para su implementación


¿Cómo implementar el Benchmarking en tu negocio?

Después de entrar en materia y hacerte una idea de en qué consiste el benchmarking y qué importancia tiene sobre todo en los tiempos que corren, voy a enumerar y definir los principales pasos mediante los cuales puedes llevar esta técnica a cabo de manera eficiente.

Como en toda ciencia, tiene sus propios teóricos, como por ejemplo Casadesús, Boxwell y Camp.

Estos tres teóricos han definido cada uno por su cuenta varias fases técnicas, así como las mejores formas de aplicarlo.

¡La planificación general de las fases es fundamental!

El objetivo principal aquí, es diseñar el plan de acción o estrategia a seguir en todo el proceso de investigación en general. Los pasos esenciales son muy similares a los de cualquier desarrollo de un plan: qué, quién y cómo.

Identificar qué se va a someter a benchmarking. En este paso la clave está en haber reconocido correctamente nuestras debilidades relacionadas con los productos, servicios o procesos de trabajo en nuestra organización.

Identificar quiénes son las compañías líderes en dichos procesos a comparar con nosotros.

En este paso es de suma importancia el considerar que tipo de estudio de benchmarking se quiere aplicar (de colaboración, interno, competitivo o cooperativo), ya que esto también determinará en gran manera con qué compañías nos habremos de comparar.

Es importante recordar que indiferentemente del tipo de estudio, se deben de buscar las organizaciones con “las mejores prácticas” para compararnos con ellas.

Determinar cómo lo haremos o el método que utilizaremos para recopilación de información y análisis de los datos.

En este paso decidiremos que herramientas utilizar para realizar nuestra búsqueda y posterior análisis de datos y que metodología de trabajo se adapta mejor a nuestra organización y al proceso que queremos mejorar.

A continuación, haré un resumen de todas estas fases, en el que incluiré (según mi criterio) los 5 pasos que considero son los más importantes.

► 1ª Fase: Aspectos a analizar

Ya he hablado antes sobre la importancia de prestar atención a cualquier punto susceptible de ser vulnerable, así que daré por sentado que has estado atento y has hecho los deberes previamente en cuanto a tus debilidades o tus aspectos a mejorar.

Una vez dicho esto, lo primero sería (por supuesto) la elección de los objetos que quieres medir, poner a prueba o comparar.

Quizás pienses que a lo mejor no existe ningún problema en concreto o que no hay formas mejores o más eficaces de cubrir ese servicio o de producir esa pieza.

Probablemente lleves razón, porque siempre hay formas tal vez no mejores, pero sí distintas de hacer las cosas.

Pero en tu empresa cada segundo empleado y cada miligramo de materia prima cuenta ¿no lo crees?

► 2ª Fase: Compañías Líderes

En la segunda fase tienes que identificar qué organizaciones o empresas pueden aportar los mejores datos que deseas conocer y hacer una lista.

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Lógicamente, esas empresas tienen que destacar produciendo eso que te da dolores de cabeza, ofrecer el servicio que te interesa cubrir de manera óptima o bien disponer de un proceso que evidencie las mejores prácticas en su sector.

Aquí me refiero a los líderes de un sector y a los que mejor llevan a término un determinado proceso. Esto no quiere decir que se dediquen a lo mismo que tú, pues entonces estaríamos hablando solo de tu competencia (aunque en muchos casos conviene el apoyo entre competidores).

► 3ª Fase: Fuentes de información

Una vez identificadas las empresas comparables, habría que determinar de qué forma se va a recabar la información que buscas sobre las prácticas favorables que están llevan a cabo, pues tienes que estar seguro de que tienen lo que realmente buscas.

Esto se puede hacer por fuentes internas (como por ejemplo las publicaciones de dicha organización, sus revistas, etc.), por fuentes externas (en periódicos, análisis de mercado públicos, centros estadísticos, asociaciones profesionales que se dedican a recabar estos datos, etc.) o utilizando herramientas de análisis.

► 4ª Fase: Recopilación

Realizados estos pasos, es momento de recopilar toda la información y analizarla estableciendo parámetros comparativos.

Para ello, lo más importante es hallar un método de comunicación tanto con estas empresas como con la tuya propia, ya que tu objetivo es informar a tus empleados y que ellos te informen también sobre qué aspecto de lo que investigas va bien -o podría ir mejor- y sobre cuál es el que va realmente mal.

El objetivo, aquí, sería encontrar esa discrepancia en la labor o producto que te preocupa en esta investigación.

Aquí entran en juego las diferentes formas de colaboración que puedes encontrar, tal y como hemos visto en los tipos de benchmarking acuñados por Boxwell.

► 5ª Fase: Implementación

Por último, habría que implementar los resultados adaptando y modificando procedimientos e infraestructuras.

Todo tiene que estar perfectamente analizado y, por supuesto, para ello sería necesario marcar algunos valores previos, a fin de establecerlos como marca comparativa y saber con certeza hasta qué punto ha dado resultado el estudio.

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Una vez aplicada la investigación, y como cualquier proceso evolutivo, se requerirá un tiempo de adaptación paulatina.

Ejemplo práctico de Benchmarking


Imaginemos por un momento que te dedicas a vender tapones de corcho, pero que también te dedicas a embotellar, etiquetar y, por último, a distribuir vino.

Puede que tus tapones de corcho sean de una calidad óptima, que utilices la mejor variedad de corcho y que, gracias a un “muy buen arreglo” con el distribuidor de las materias primas, los vendas al mejor precio.

Pero, ¿qué sucede si para el embotellado tardas un poco más de lo normal y de mil botellas rompes veinte? Esto es algo que está por encima de la media en tu sector.

¿Y qué sucede si, además, (y a pesar de que el etiquetado es correcto) tu medio de transporte no puede garantizar que una partida de vino se distribuya en la temperatura que demanda el cliente?

Lo que pasará es que, con toda probabilidad y pese a tener el mejor corcho y etiquetado, los clientes no querrán correr el riesgo de perder tantas botellas ni que el vino se estropee por soportar temperaturas demasiado altas.

A grandes rasgos, ¿en qué consistiría realizar una práctica de Benchmarking dadas las circunstancias del ejemplo anterior?

Primero habría que analizar, por supuesto, tus propias debilidades y buscar un modo de solucionar o de paliar esos problemas ti mismo.

Quizás se rompan demasiadas botellas porque en un punto de la cadena de embotellado no se toman las precauciones debidas, o que no se garantice un servicio de transporte climatizado al no encontrar la manera de hacer que sea viable económicamente este tipo de transporte.

En muchas ocasiones, aunque la solución sea evidente, si no salen los números, ésta no se llevará a cabo.

Según el benchmarking, la mejor opción es tratar las problemáticas por separado (por un lado, lo del transporte y por otro el proceso de embotellado).

En lugar de enviar a alguien a echar un vistazo a nuestra competencia directa, acudiremos a una empresa amiga líder (o no competidora) que, por supuesto, cubra los servicios en los que nosotros flaqueamos de la mejor manera posible.

Una de estas empresas que demuestre realizar las mejores prácticas con las que intercambiar información puede ser, por ejemplo, una embotelladora y una distribuidora de gaseosas.

Pese a realizar casi los mismos servicios, tu negocio no supone una gran amenaza para ella y estará dispuesta a ayudarte… quizás, a cambio de un par de consejillos sobre tapones o cómo negociar mejores acuerdos con los proveedores de materias primas.

En definitiva, intercambiar información sobre los procesos en los que no eres fuerte, para obtener datos que mejoren tus debilidades y viceversa.

Algunas consideraciones finales

Ahora que ya tienes una idea bastante completa de en qué consiste el benchmarking y cuál es su importancia, permíteme un consejo extra:

Es importante fijarte en lo que hacen tus competidores y en los procesos de las empresas que demuestran ser líderes en cuanto a sus técnicas de trabajo.

Pero, también es igualmente valioso, el escuchar lo que tus trabajadores tienen que decir para mejor tus debilidades empresariales. En muchos casos, al ser ellos los que interactúan con tus clientes o realizan tus procesos, disponen de información de primera mano.

Al final todo se trata de un equilibrio y para alcanzarlo no hay nada mejor que investigar nuestras debilidades, estar atento a nuevas ideas y tomar las decisiones más acertadas.

Imagen de portada (evaluación): Freepik

Y tú ¿ya sabes qué aspectos o procesos puedes mejorar en tu negocio?

Si lo sabes, adelante.

Y si no, no dudes en echar mano del benchmarking. La rentabilidad de tu negocio, seguramente, te lo agradecerá.

Consultor de Marketing Digital, especializado en Marketing de contenidos y posicionamiento Web.
Una de mis grandes pasiones es la formación y la consultoría, para intentar que cualquier profesional o empresa mejore sus estrategias en Internet.
Es por ello, que he creado: “El Blog de José Facchin”, un lugar en el que quiero enseñarte más sobre Marketing Digital, Posicionamiento SEO, Marketing de Contenidos, eCommerce, Social Media, técnicas de Blogging y todas las últimas estrategias para potenciar la rentabilidad de los negocios online.
He fundado mi propia Agencia de Marketing Digital llamada: “JF-Digital”.
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