¿Cómo editar un PDF y cuáles son las herramientas top para hacerlo Online o en Mac y PC?

¿Cómo editar un PDF y cuáles son las mejores herramientas para hacerlo?

Alguna vez, tras comprobar un error, te has preguntado: ¿cómo podrías editar un PDF Online? Desde hoy, tú podrás modificarlos en Internet o en tu Mac y PC en tan sólo unos cuantos clics.

Esta es una situación bastante común entre profesionales relacionados con la administración o la formación y, en general, entre todos aquellos que necesitan diariamente gestionar documentos en este tipo de formato.

Además, creo que todos hemos vivido diferentes situaciones en las que saber cómo modificar un PDF Online o en un PC y Mac rápidamente nos habría facilitado las cosas y hecho ganar mucho tiempo.

¡Hoy por fin aprenderás a modificar o editar documentos PDF Online o en un Mac y PC gratuitamente!

En este artículo te voy a explicar desde la definición de qué es un PDF (por si tú eres de los pocos que aún no conoce este tipo de archivos) hasta cómo se modifican de diferentes maneras.

¿Cómo puedo editar o modificar estos archivos? Esto es algo que muchas personas quieren hacer, sobre todo por cuestiones laborales, pero que pocos llegan a conseguir, debido a que piensan erróneamente que eso es imposible.

Si tú has llegado hasta aquí, seguramente tienes esta misma necesidad. Por ello, al final de esta guía, también te mostraré las mejores 16 plataformas Online (o para Mac y PC) con las que podrás editar tus PDFs.

Entonces, ahora me gustaría comenzar por el principio, ya que te he prometido explicarte qué son este tipo de archivos exactamente:

¿Qué es un PDF?


Un fichero o archivo PDF (Portable Document Format) es un tipo de formato de “documento digital portátil” que se usa para presentar y compartir documentos de una manera más compacta, para que puedan ser visualizados en cualquier tipo de sistema operativo o dispositivo informático.

Los archivos de este tipo (formato originalmente desarrollado por la empresa Adobe Systems) pueden incluir textos, enlaces, botones, imágenes, audio y vídeos, además, se pueden firmar electrónicamente.

Los PDFs son especialmente útiles para presentaciones formativas o documentos como artículos de revistas, folletos de productos, eBooks o cualquier otro fichero en los que se desee conservar el aspecto gráfico original de los mismos.

La visión general del contenido y las imágenes se pueden acercar o alejar y también se puede subir, bajar, avanzar y retroceder por todas las páginas que contiene.

En la actualidad, estos archivos pueden ser creados tanto con Adobe Acrobat o Acrobat Capture, como con otros cientos de programas de edición de textos similares que sean compatibles con este formato.

Los archivos de Acrobat, en definitiva, son más que letras e imágenes en un documentos. En ellos puedes incrustar diferentes tipografías e incluir elementos interactivos como botones para insertar formularios y para activar sonido y clips de vídeo, realizados para QuickTime o en formato AVI.

Y, en todos los caso, estos documentos digitales están optimizados para ser visualizados sin ningún inconveniente en cualquier tipo de dispositivo electrónico, es decir: son responsives.

Un poco de historia: ¿quién inventó este formato de archivo?

En PDF (Portable Document Format) fue creado por la marca Adobe Systems y, en la actualidad, es un formato universalmente aceptado yavalado por la ISO (Organización Internacional de Normalización).

Su historia data del año 1991, cuando a través del proyecto “The Camelot Project”, el que fuera cofundador de Adobe, John Warnock, convencido de que los documentos en formato digital debían sustituir al papel tradicional, inició una campaña a favor del “Portable Document Format”.

Warnock estaba convencido de que esta versión electrónica, evitaría tener que imprimir de manera física los documentos de las empresas y, en general, todos los documentos en papel.

Pero, ¿con qué software puedo abrir este tipo de documentos?

Para verlos se necesita el famoso software gratuito “Acrobat Reader“, que se puede descargar fácilmente, aunque también está disponible en versiones de pago, obviamente con prestaciones más avanzadas y específicas, según el uso que tengas pensado darle.

Una vez que se haya descargado el lector, los archivos en este formato se iniciarán automáticamente cada vez que se quiere revisar un fichero de este tipo.

Por otro lado, casi la mayoría de navegadores web de los que dispones en la actualidad, también poseen la habilidad de reproducir este tipo de documentos de maneara Online.

¿En qué situaciones puede ser necesario editar un PDF?


¿En qué situaciones puede ser necesario editar un PDF?

Aunque a primera vista puede parecer complicado manipularlos, en realidad hay formas de editar estos ficheros de manera Online o en un Mac y PC. Y, además, es bastante más sencillo de lo que crees, como veremos más adelante.

Pero, además de por un error en su contenido, ahora te cuento algunas otras situaciones en las que puede serte necesario modificar este tipo de archivos:

► Desarrollo de diseños gráficos

En el caso de los documentos, proyectos o planos que deban presentarse en este formato por parte de arquitectos o profesionales del diseño, es necesario poder tener la opción de modificarlos.

Dadas las peculiaridades de este tipo de profesiones, es posible que haya que manipular su contenido para añadir más detalles indicando medidas o acabados que, en un primer boceto o vista preliminar, no se indicaron.

► Distribución Online de cualquier documento oficial

Tienes que entregar algún documento oficial con tus datos y firma, para hacerlo, debes imprimirlo en su apariencia original y manualmente completarlo y firmarlo para finalmente escanearlo y enviarlo… Demasiado engorroso, ¿verdad?

Si en lugar de hacerlo de manera manual, consigues modificar estos archivos digitalmente, te ahorrarías un trámite innecesario.

De igual manera ocurriría en casos donde debas cumplimentar tus datos en una hoja de registro o similares. Así, completar los campos del mismo modo que lo puedes hacer en una página web, sería una gran ventaja y ahorro de tiempo.

¿Cuáles son las principales ventajas de los archivos PDF?


Podría resaltar una gran multitud de ventajas de los “Portable Document Format”. Sin embargo, estas son las que me parecen las más destacables:

1. Integridad gráfica

Muestran exactamente el mismo contenido y diseño, sin importar en qué sistema operativo, dispositivo o aplicación compatible se vea.

Es decir, ya sea que abramos estos ficheros en un ordenador Windows o Mac e incluso en un smartphone, éste conservará su apariencia original.

2. Cómodo de usar

Es fácil de crear, leer y usar por todos, debido a que hoy en día prácticamente todos los dispositivos ya trae integrado el software original que anteriormente mencioné o alguno equivalente, que permite abrir y gestionar todo tipo de documentos de este tipo.

3. Muy seguro

Ofrece multitud de opciones para configurar diferentes niveles de acceso, para proteger su contenido o el documento completo, como marcas de agua, contraseñas o firmas digitales.

4. Compacto y de calidad

Aunque, teóricamente, puede contener una cantidad ilimitada de información, se pueden comprimir en un tamaño de archivo que sea fácil de intercambiar y compartir por correo electrónico o en una web, que a la vez mantenga el control total sobre el nivel de calidad de sus imágenes o vídios.

5. Multidimensional

Permite integrar varios tipos de contenido (texto, imágenes, gráficos vectoriales, vídeos, Gifs, animaciones, archivos de audio, modelos 3D, campos interactivos, hipervínculos y botones del tipo CTA).

Estos elementos pueden combinarse dentro del mismo archivo y organizarse como un informe, una presentación, un portafolio o un eBook.

Aquí te dejo un ejemplo de este tipo de ficheros, el mismo lo he utilizado para almacenar uno de mis eBooks gratuitos:

eBook de Imagen Corporativa: ¿Cómo potenciar la visibilidad Online de tu negocio?

¿Cuáles son las limitaciones más importantes de los PDF’s?


El PDF se desarrolló como un formato de intercambio para documentos. El objetivo original era preservar y proteger el contenido y el diseño, sin importar en qué plataforma se vea.

Esta es la razón por la que este tipo de archivos son un poco difíciles de editar y, a veces, extraer información de ellos es todo un desafío.

No todos son iguales cuando se trata de trabajar en ellos. Los diferentes tipos requieren diferentes formas de manipularlos, por ejemplo, al buscar o extraer información.

Además, estos documentos a veces requieren un “plus” de conocimientos informáticos (aunque no demasiados) para poder gestionar la información que en ellos se aloja.

Por ello, en ocasiones ciertos usuarios prefieren otros formatos como el “.doc”, pese a que éste, por defecto, sí es editable.

¿Qué tipos de ficheros PDF existen?


Cada estándar ISO de PDF tiene una calidad garantizada, basada en un conjunto específico de circunstancias.

Esta normativa emite certificaciones para productos que cumplen con sus estándares en muchas industrias, incluidos los documentos. Los estándares están basados en un riguroso proceso de certificación, para garantizar la calidad, confiabilidad y universalidad.

Entonces, el estándar que se usa estará determinado por el conjunto de circunstancias del documento: cómo se almacenará, verá, compartirá, imprimirá, etc.

Estos son por tanto los diferentes tipos que existen:

► PDF

Este estándar general es suficiente para el uso en la oficina, compartir y ver de manera digital documentos de calidad media.

► PDF/A

Este formato fue desarrollado para el almacenamiento de archivos a largo plazo, comúnmente utilizado por archivistas o administradores de registros.

Tiene un conjunto restringido de características: no se puede utilizar JavaScript, contenido de audio y vídeo, ni cifrado, ya que estos elementos pueden impedir que los usuarios abran los documentos y los visualicen correctamente.

► PDF/E

Arquitectos, ingenieros, profesionales de la construcción y equipos de productos de fabricación utilizarán este estándar con frecuencia.

Fue diseñado para abordar problemas clave en áreas de dibujos de gran formato, multimedia, campos de formularios y gestión de derechos, entre otros.

► PDF/X

Este estándar se adapta mejor a profesionales de la impresión, diseñadores gráficos y profesionales creativos. Se pueden esperar documentos de calidad profesional de alta calidad.

Precisamente este tipo garantizará que los ficheros estén listos para imprimir, incrustándoles correctamente fuentes, imágenes o perfiles de color.

► PDF/AU

Mejora la legibilidad para personas con diversidad funcional, gerentes de TI (Tecnologías de la Información) en empresas gubernamentales o comerciales y otros directivos.

Las siglas “AU” significan “acceso universal”. Este estándar funciona con tecnología de asistencia que ayuda a los usuarios a través de la lectura y la navegación.

► PDF/VT

Los profesionales de la impresión también usan este estándar para documentos. Se basa en componentes del estándar “X”, lo que permite mantener algunas características como los perfiles de color, las capas y la transparencia.

La mayor adición es la capacidad de personalizar datos dentro de estos archivos, como estados de cuenta bancarios, facturas comerciales o material de marketing personalizado.

16 Plataformas gratis para poder modificar y editar un PDF Online o en tu Mac y PC


A continuación, he recopilado algunas de las que, bajo mi punto de vista, son las mejores plataformas y páginas para editar un PDF Online (o en MAC y PC), de una manera sencilla, rápida y en no demasiados pasos:

1. PDF2Go

PDF2go - Comprimir y Modificar PDF Online

Se trata de una herramienta digital muy completa y una de las más utilizadas entre los profesionales que se dedican a sectores informáticos y de ofimática.

La potente plataforma PDF2Go tiene un diseño minimalista y atractivo visualmente hablando.

Únicamente deberás subir a la herramienta el archivo en cuestión y esperar a que cargue, según el tamaño y peso del mismo, podrá tardar unos segundos.

2. Adobe Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC

Sigue siendo el estándar de la industria por una buena razón. Su amplia combinación de funciones de creación, edición, revisión y seguridad es sobre lo que se basan las mejores opciones alternativas, pero creo que Acrobat aún lo hace mejor.

El reciente rediseño de interfaz de Adobe Acrobat Pro DC hace que sea mucho más fácil navegar en su robusto conjunto de herramientas para Windows y Mac o en su opción de suscripción en la nube.

En sus versiones de prueba gratuita o anual de pago, Adobe Acrobat Pro pone sus funciones avanzadas al alcance de más personas y pequeñas empresas.

3. PDFelement para Mac y Windows

PDFelement

La herramienta PDFelement es una valiosa alternativa al editor de Adobe, que ha sido ampliamente considerado como el estándar de la industria en lo que respecta a edición de este tipo de documentos.

Lo bueno es que este maravilloso editor para Mac y Windows tiene una versión gratuita, con soluciones básicas de edición y, también, incluye una versión de pago con una buena relación calidad-precio, ya que es asequible en comparación con otros editores.

Posee una gran cantidad de características que incluyen edición, anotación, conversión de PDF de un formato a otro, aplicación de firma y cumplimentación de formularios.

4. Nitro PRO

Nitro Pro PDF

Ofrece una gran cantidad de características. Incluye editar, crear y fusionar, revisar y colaborar, entre otros. Además, permite completar, firmar y proteger archivos de este tipo.

El programa Nitro Pro es compatible con todos los sistemas operativos de Windows u Online y viene en dos versiones: personal y de negocios.

5. PDFfiller


A través del comodísimo sistema de “Drap&Drop”, con tan solo arrastrar los elementos que desees, podrás modificar cualquier archivo de este tipo que necesites.

Incluso si tienes tus ficheros almacenados en la nube, la herramienta PDFfiller te permite adjuntarlos cómodamente y que, de una manera súper rápida, puedas editar lo que sea necesario para tener tus documentos siempre al día y correctamente cumplimentados.

6. Online PDF Editor

Online PDF Editor

Estoy de que, si lo que buscas es una herrramienta rápida y sin complicaciones, “Online PDF Editor BETA ” se convertirá en una de tus favoritas, ya que reduce todas las complicaciones a la mínima esencia.

Únicamente subiendo tu archivos, en pocos segundos tendrás editados tus PDFs. Así, sin más. Sin complicadas contraseñas de acceso ni registros eternos.

7. PDFzorro

Dentro de las muchas particularidades por las que destaca este editor Online es que podrás subir tus documentos desde Google Drive si es que, al igual que yo, trabajas constantemente en la nube.

Esto es una de las grandes ventajas de PDFzorro, unido a que puedes trabajar sin tener que instalar ningún programa en tu equipo.

8. FormSwift

FormSwift

Pese a que a esta herramienta para editar un PDF Online no le podemos pedir más cosas, ella es bastante sencilla de usar… y con eso nos debe valer.

Me refiero a que con FormSwift nos podemos llevar a cabo acciones más avanzadas, que complementen a la que estamos buscando con este artículo. Sin embargo, es de agradecer (y para mí es más que suficiente) que su gran ventaja es la posibilidad de hacer “Drap&Drop” para comenzar el proceso de edición.

9. PDFescape

PDFEscape

Entre las mayores ventajas o bondades de esta herramienta digital para editar un PDF Online, me llama la atención que sea compatible con todo tipo de navegadores web.

Además, al probar PDFescape, he tenido la sensación de estar trabajando con una plataforma seria, profesional y de confianza, ya que en caso de dudas puedes contactar con ellos y tienen un blog (eso sí, en inglés) para consultar todas las novedades y trucos de la herramienta.

10. SmallPDF

SmallPDF

Dentro de las múltiples opciones de este programa, está la de modificarlos de una forma muy sencilla y además es compatible con ordenadores Mac y Windows.

Con SmallPDF, además podrás convertir ficheros de Word a “Portable Document Format”, dividir un único archivo de este tipo en varios (por ejemplo, por capículos) o viceversa e incluso convertirlo en este formato, en caso de tener un elemento en formato Powerpoint (.ppt ó .pptx)

11. SodaPDF

SodaPDF

Uno de los clásicos dentro de las herramientas preferidas por los usuarios de sectores empresariales y relaiconados con los negocios digitales.

Con SodaPDF puedes modificar y editar un PDF Online o descargando el software compatible con ordenadores Mac y PC Windowsa tu disco duro. Si eliges esta segunda opción, no necesitarás entrar a tu navegador la siguiente vez que quieras utilizarlo.

Además, esta herramienta permite modificar cualquiera de tus imágenes, convirtiéndolas de un formato a otro. Todo ello, trabajando con los formatos más utilizados y aceptados por dispositivos móviles y ordenadores.

Algunas de las conversiones que es capaz de hacer son:

  • PNG a “Portable Document Format”
  • JPG a PNG
  • GIF a PNG
  • BMP a JPG

12. PDFCandy

PDFCandy

Ésta e suna de esas herramientas que, una vez que las pruebas, ya no quieres usar otra, dada la cantidad de funcionalidades que presenta, ya que no sólo nos permite editar cualquier tipo de fichero del tipo “Portable Document Format”.

Con PDFCandy podrás realizar casi cualquier acción con estos documentos: desde eliminar una de sus páginas que ya no te interese tener, protegerlo con contraseña, agregarle páginas adicionales o incluir la marca de agua de tu empresa.

13. I Love PDF

I Love PDF

La edición que podrás realizar Online con “I Love PDF” será múltiple, ya que te permite realizar acciones con tus documentos de lo más variopinto, entre las que destacan:

  • Unir dos ficheros en uno solo.
  • Divir un fichero en varios.
  • Convertirlo a formato Powerpoint.
  • Realizar conversiones a Excel.
  • Convertirlo a JPG.
  • Marca de agua y rotar.
  • Conversiones de Word, JPG, Excel y Powerpoint a (Portable Document Format).

14. AbleWord

AbleWord

Es un lector y uno de los mejores editores gratuitos para Windows 10. AbleWord también es un procesador de textos, lo que significa que puedes transformar archivos fácilmente como documentos de Word.

Admite formato de imagen, encabezados, pies de página y tablas, entre otras funciones. También tiene comprobación de ortografía y función de vista previa.

15. Foxit Phantom

Foxit Phantom

Es otro editor capaz de modificar estos archivos en Windows.

Además de editar un PDF, con Foxit Phantom también puedes realizar otras funciones que incluyen fusionar y dividir archivos, anotar y compartir, crear formularios y convertir desde otros formatos.

Además, también puede encriptar, redactar y admitir firmas.

16. PDFexpert

Es un editor de “Portable Document Format” rápido, robusto y muy precioso para tu Mac o iPhone e iPad.

Lee y haz anotaciones, edita texto, añade más imágenes, rellena los formularios y firma tus contratos como nunca antes.

Esta aplicación te dará la oportunidad de estar preparado para digitalizar tus colaboraciones con clientes y miembros de tu equipo añadiendo notas y comentarios a los mismos.

Además, con esta App puedes proteger tus documentos más sensibles o privados mediante una contraseña.

Descarga PDFexpert para Mac o para iPhone e iPad y pruébalo tu mismo. ¡Es gratis!

Funciona también en tu iPhone, iPad y Mac:

Utilízala en cualquiera de tus dispositivos Apple “iPhone, iPad y Mac” al mismo tiempo. Te permite transferir documentos sin problemas de un dispositivo a otro y continuar trabajando con ellos.

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Conclusiones

Como has podido comprobar en este artículo, editar un PDF Online es una acción que, en los últimos años, se ha convertido a una de las más sencillas y que podrás llevar a cabo tú mismo con todos tus documentos.

Hasta hace poco, muchos usuarios desconocían todo lo que se podía hacer con este tipo de archivos.

Sin embargo, gracias a estas herramientas que hoy has descubierto, saber cómo modificarlos rápidamente no será mas un problema para ti, ya que descubriste esto que no requiere de demasiados conocimientos informáticos o técnicos.

¿Qué otras plataformas o herramientas gratis para editar un PDF Online o modificarlo en Mac y PC te han sido útiles a ti?

Imágenes principales (Files) propiedad de Freepik.

Espero que compartas conmigo todas aquellas que en algún momento te han servido, para que entre todos, hagamos esta lista más amplia.

No olvides compartir este contenido con tus amigos, si crees que les puede servir.

Soy Consultor y Profesor de Marketing Digital, especializado en Marketing de contenidos y posicionamiento SEO. Propietario de la agencia “JF-Digital” y cofundador de la escuela de negocios Online “Webescuela”.

Una de mis pasiones es la formación, por ello, he creado “El Blog de José Facchin”. Blog en el que quiero enseñarte más sobre SEO, Blogging, eCommerce, Social Media y todas las últimas estrategias de Marketing Digital para potenciar la rentabilidad de tu negocio. Conóceme mejor en: ¿Quién Soy?

Showing 7 comments
  • Locutor
    Responder

    Que buena herramienta, felicitaciones!!!

  • Helpy
    Responder

    Se que es de herramientas online, pero offline yo utilizo Pdf Architect, es excelente y tiene muchas funcionalidades.

    • El Blog de Jose Facchin
      Responder

      Hola Helpy, muchas gracia spor tu aportación. Vamos a analizarla, ya qu eseguro que es una gran herramienta también. Saludos

    • El Blog de Jose Facchin
      Responder

      Hola Helpy, muchas gracia spor tu aportación. Vamos a analizarla, ya que seguro que es una gran herramienta también. Saludos

  • Javi Felices (@javifelices)
    Responder

    Gran post como siempre José, corrígeme si me equivoco, Adobe Acrobat Pro no tiene versión de prueba, PDF Element sí, pero deja marca de agua y alguna que otra cosa más, y Nitro Pro no estoy seguro, puede ser que deje usarla unos días.

    Otra opción interesante, aunque no sea online, en función de cómo sean los PDF es LibreOffice Draw, que también hace sus cositas.

    Destaco PDFzorro porque permite borrar texto, por ejemplo de un pdf subido, y escribir nuevo texto., y si me permites, dejo otras opciones, no sé si aportarán algo más o no, pero me consta que algunas tienen limitaciones en cuanto a tamaño, o uso diario……

    – lightPDF
    – CleverPDF
    – pdfio
    – PDFaid

    Un saludo.

    • El Blog de Jose Facchin
      Responder

      Hola Javi, gracias por darnos tu feedback. Lo cierto es que muchas de ellas tienen alguna que otra limitación, el caso, como en todo uso de herramientas, es encontrar la que a uno le sea más útil, según sus necesidades.
      Gracias por tus sugerencias, las tendremos en cuenta en próximas actualizaciones. Saludos

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