¿Cuál es el CRM Online más popular en España? Como bien sabemos, uno de los problemas añadidos de crecer y prosperar con tu negocio es la gestión del tiempo. En mi caso en particular, llevo ya unos cuantos meses buscando “ese” CRM Online que me otorgue una solución integral.
Es que, como te decía, llega un momento en el que, ya seas un freelance o el dueño de una empresa, gestionar tu trabajo se convierte casi en un perfecto caos (que incluye varias hojas de Excel, algunos apuntes de papel, muchos emails, una variedad indefinida de informes, diferentes herramientas, etc.).
¿Cuál es el mejor CRM Online?
Normalmente, aquí y en otros blogs hablamos mucho de nuevas acciones de marketing, leads o ventas, pero nos olvidamos del tiempo que invertimos en llevar a cabo todas esas acciones.
De hecho, si las gestiones asociadas a nuestras tareas diarias y a los procesos que son necesarios para gestionar un negocio no se ordenan, acaban irremediablemente conformando ese caos del que hablo.
Para un equipo de marketing, una herramienta de gestión de este tipo resuelve muchos de los problemas que se nos presentan en el día a día, no solo en cuanto a la segmentación y el control de nuestros contactos, sino también en cuanto al control de nuestras propias tareas y acciones.
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Es ahora cuando muchos de nosotros nos estamos dando cuenta de la importancia de tener bajo vigilancia todo lo que pasa alrededor de nuestro trabajo.
En estas me encuentro yo ahora mismo, buscando la mejor manera de gestionar mi trabajo, y es también la razón por la que he escrito este artículo.
En él voy a comparar Excel, uno tradicional y los CRMs Online más modernos orientados a la pyme, poniendo el foco en los más populares de España.
¿Comenzamos?
1º Comparación entre un CRM Online con una hoja de excel
Todo el mundo sabe que Excel es la herramienta de gestión más utilizada en España
¿Quién no lo ha utilizado o lo utiliza para llevar el seguimiento de clientes, el control de contactos, un orden de las tareas a realizar, etcétera, etcétera, etcétera?
Dicen que el Excel era el software de la pyme por excelencia porque era casi la única alternativa que las pymes tenían a mano como la solución a sus problemas. Por otro lado, la contratación de un software profesional, simplemente no estaba a su alcance.
Por suerte hoy todo eso ha cambiado y la tecnología se ha hecho accesible para todos.
Como una primera aproximación, aquí tenéis una tabla comparativa entre una hoja de Excel y un CRM.
Naturalmente, esta tabla no quiere decir que Excel sea una mala herramienta, ni mucho menos (de hecho, es una de las mejores, sino la mejor), pero queda claro que es muy útil como hoja de cálculo pero no como gestor de contactos.
Excel te permite introducir datos muy fácilmente pero jamás te dará información específica sobre quiénes son los clientes de tu empresa y qué sabes de ellos.
Tampoco podrás hacer un seguimiento automatizado y profundo sobre las acciones que haces con él, ni podrás conectarlo con tu herramienta de emailing.
Excel es fácil de utilizar, pero es una herramienta manual.
Hoy en día, cuando lo que buscamos es automatizarlo todo y ser lo más eficientes posibles, escribir todos esos datos a mano conlleva mucho tiempo (tiempo que, dichos ea de paso, podríamos estar dedicándolo a cosas más lucrativas).
Amén de todo esto están los errores…
¿Quién no los ha tenido en Excel ya sea por formatos, por fórmulas, o por otras mil razones?
Excel es manejable a pequeña escala, pero cuando vas creciendo, las hojas de cálculo te quitan más de lo que te dan. Y es que Excel no es escalable (algo muy de moda ahora mismo). Y no por nada en especial, sino porque simplemente no crea procesos.
Una hoja de Excel no establece de forma automática fechas, ni hace seguimientos. No crea alertas, ni nos permite ver las acciones de marketing que hacemos con nuestra base de datos.
La solución a un Excel es crear otro Excel, y así se van reproduciendo hasta que tenemos todo nuestro escritorio lleno de archivos y nuestra agenda llena de horas muertas.
Ninguna de estas funciones debería medirse con los parámetros que se hacen en Excel, mucho menos cuando existen herramientas como los CRMs, que están pensadas como gestores de bases de datos centrales aplicables al marketing y a las ventas.
Vale, podemos utilizar Excel, pero siempre como apoyo, pero jamás como base de nuestro negocio.
Para ello necesitamos herramientas como un “customer relationship management”.
Y quizás en este momento te estés preguntando:
Perfecto, pero… ¿qué Customer Relationship Management necesito?
Pregunta que nos lleva a la segunda parte de mi comparación:
¿Necesitamos un CRM online o uno instalado en tu ordenador?
2. Comparación entre un CRM Online y un CRM instalado
Hace no mucho tiempo, cuando se hablaba de estas herramientas o plataformas de gestión, se las veía como un costoso proceso en términos de tiempo, dinero y capital humano, como procesos caros, complicados y con una curva de aprendizaje bastante alta, lo que implicaba que solo las grandes empresas pudiesen implantarlas.
¡Conoce las ventajas de un CRM Online frente a uno instalado!
Pero internet ha provocado que lo que antes era territorio vedado para las grandes empresas, hoy esté a mano de las pymes a un precio mucho más bajo, con una curva de aprendizaje minúscula, y mejorando la seguridad y la calidad del servicio.
En la siguiente tabla podrás apreciar las principales ventajas del CRM online con respecto al software instalado:
Como puedes ver, el coste está situado a la cabeza de la tabla ya que, como bien sabemos, es lo primero que miramos.
No es lo mismo pagar un proceso completo de instalación, mantenimiento, formación y actualizaciones que pagar una cuota mensual fija sin costes añadidos.
Pues bien. Lo mismo ocurre con la seguridad.
Aún hoy existen muchos mitos y mucho desconocimiento en torno a lo que es la nube, pero la realidad es que los servidores donde se alojan las herramientas online son más seguros que las locales, por una mera cuestión de recursos y especialización.
Además de la seguridad, otro punto clave a tener en cuenta es el mantenimiento de la herramienta.
No es lo mismo acceder a un CRM como usuario que tener que encargarse de su mantenimiento.
Un CRM Online necesita solamente de conocimientos a nivel usuario para poder hacer uso de todas sus funciones
En uno instalado, en cambio, lo que se necesita son perfiles cualificados a nivel técnico que sean capaces de solucionar problemas a fin de mantenerlo operativo.
Pero… ¿Quién puede permitirse hoy en día este coste?
Por otro lado, cuando se habla de mantenimiento también se suele hablar de actualizaciones.
Cuando alguien compra un CRM instalado u “on premisse” normalmente paga por un software cerrado donde tanto el mantenimiento como las actualizaciones se pagan por separado.
Si no se quiere o no se pueden pagar las actualizaciones, el programa quedará configurado de la misma forma que el primer día, y rápidamente se convertirá en un software obsoleto cuya curva de aprendizaje para nuevos usuarios será cada vez más pronunciada.
Por otra parte, con un CRM online o en la nube el proveedor es el que se encarga no solo del mantenimiento, sino de unas constantes actualizaciones que se adecuen a los requerimientos de los usuarios.
Pero por sobre todo (y personalmente hablando), una de las razones más importantes por las que elegiría un CRM online es por la accesibilidad y movilidad que suponen.
¡Hoy el mundo se mueve más que nunca!
Y lo que no puedas manejar desde tu móvil o Tablet, desde tu casa o desde cualquier otro lugar, no tiene cabida (un programa instalado en un terminal, por ejemplo, no es de utilidad hoy en día).
Ya no estamos atados a un lugar ni a un dispositivo. Por eso cuando miro una herramienta de trabajo, busco una solución a la que pueda acceder desde cualquier sitio o dispositivo con conexión a internet.
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Por todas estas razones prefiero un CRM en la nube a uno instalable más tradicional.
De la misma forma que en la primera comparación un «Customer Relationship Management» salía mejor parado que el Excel, en la segunda comparativa el CRM online parece una solución más adaptada a la forma de trabajar hoy en día en cualquier empresa.
En este contraste he ido un paso más allá y he elegido 3 de los CRMs Online más populares en España, escogiendo una prueba gratuita y comparando una con otra.
Estos tres son:
- 1º Teamleader
- 2º SumaCRM
- 3º Pipedrive
3º Comparativa de 3 de los CRMs Online más populares en España
CRMs online hay muchos: más caros, más baratos, e incluso gratuitos.
Para este artículo he elegido los 3 que considero más populares en España. Ellos son:
Teamleader
Teamleader es una Start-Up belga, que llegó a España hace apenas un par de años, pero se ha hecho con un nombre rápidamente.
Con más de 10000 clientes en toda Europa, Teamleader se vende como algo más que un CRM Online enfocado en la pyme.
Incluye módulos de facturación, gestión de proyectos y un conjunto de funciones muy interesantes.
Esta herramienta está considerada una de las más rápidas del mercado, con un diseño fácil y muy orientado a la usabilidad.
SumaCRM
SumaCRM es la nueva aventura de Tomás Santoro es un CRM Online para la pyme.
Este famoso emprendedor y bloguero ha creado un ecosistema en torno al uso de un software en la nube y la mejora en las ventas, apoyándose en él como palanca de cambio en la pyme.
Entre las ventajas de usar esta plataforma, cabe destacar:
- Almacenamiento básico: antes era 5GB y ahora es ilimitado.
- Estadísticas de los datos de la herramienta: ya contamos con informe de ventas y actividad.
- Embudo de ventas en el que cada etapa del proceso de ventas está compuesto por una columna.
Y en su sección de Email Marketing, puedes:
- Averiguar el email directo de tu cliente para envíos de correos electrónicos en frío y comenzar a crear lazos efectivos en tus ventas.
- Y con ello su Email tracking, una de sus «armas» en lo que a ventas se refiere.
Pipedrive
Pipedrive también es un CRM Online enfocado en la pyme que nació en 2010, en este caso en Estados Unidos.
Al ser la herramienta más antigua, Pipedrive está presente en más 140 países y cuenta con más de 50.000 clientes en todo el mundo.
Al igual que SumaCRM o Teamleader, Pipedrive surgió como una solución para digitalizar los pequeños negocios y como respuesta a softwares más pesados enfocados en las grandes empresas.
A pesar de ello, en sus propuestas se parecen bastante: ofrecen una herramienta en la nube asequible, fácil de utilizar y capaz de recoger todos los datos comerciales que necesita una pyme.
La propuesta que, quizás, sea un poco diferente es la de Teamleader, pues engloba en su herramienta los módulos de CRM Online, facturación y gestión de proyectos con un objetivo más completo.
Según cuenta Teamleader en su página web, su objetivo es que las pymes se gestionen completamente a través de su software. Pero, como mi objetivo aquí es evaluar los diferentes customer relationship management, obviaré estos módulos.
Para realizar esta comparativa, puesto que todas las herramientas lo ofrecen, me he descargado una prueba gratuita de cada una. Y estas son algunas de mis conclusiones:
Teamleader | SumaCRM | Pipedrive | |
Plataformas de email integradas | X | ||
Plantillas de emails | X | ||
Soporte | Local | Local | Inglés o portugués |
Documentación sobre la herramienta | Detallada | Detallada | Básica |
Visualización de las oportunidades comerciales | X | X | X |
Precio para 1 usuario | X | X | 10 € |
Integración con outlook y gmail | X (Integrada con Mailchimp o Campaign Monitor) | X | X (Solo con la versión Gold) |
Envío de presupuestos | X | ||
Estadísticas de los datos de la herramienta | X | X | X |
Almacenamiento básico | 35 GB | Ilimitado | 2 GB |
Registro de tiempo | X | ||
Precio para 2 usuarios | 30 € | 32 € | 30 € |
App móvil | X | X | |
Comunicación interna con otros usuarios | X | X | |
Campos personalizados | X | X | X |
Tarjeta de crédito requerida para free trial | X | ||
Formato para importar datos | Excel y CSV | CSV | Excel |
Límites en los usuarios | X | X | X |
Histórico de lo que ha hecho el usuario | X | X | X |
Esquema del proceso de ventas | X | X | |
Período de prueba | 14 días | 30 días | 14 días |
Posibilidad de adjuntar documentos | X | X | X |
Esta tabla es la que he confeccionado a partir de ir comparando las funciones que cada una ofrecen.
No es una comparación definitiva, por eso os animo a que, si conocéis alguna de estas herramientas, lo compartáis aquí y entre todos creemos una guía más completa.
Dicho esto, quiero profundizar en algunas de las diferencias más llamativas que he podido encontrar:
Precio
En este aspecto, la única herramienta que ofrece un precio por usuario es Pipedrive por 15 €/mes.
Por el contrario, SumaCRM también tiene un modelo “fremium” para una persona por 30 días, pero muy capado en cuanto a funcionalidades. Además Suma comienza sus planes de contratación con un paquete de 32€/mes para 2 usuarios.
Teamleader, por su parte, ofrece sus servicios a partir de 2 usuarios, siendo sus precios de 25€/mes (y de 10€ por usuario extra) para contrataciones anuales. Si esta se hace por 3 meses, el precio es de 30 €/mes y 12€ el usuario extra.
Después de ver estas diferencias, es evidente que Pipedrive es la herramienta más barata, sobre todo porque puede contratarse solo para un usuario. Si se contratan dos con el programa más básico, el precio es de 30 €, prácticamente el mismo que Teamleader y ligeramente inferior al de SumaCRM.
Por eso, y amén de esos 15 €/usuario o de la prueba gratuita , si necesitas echar mano de algunas funciones en concreto, tanto en Pipedrive como en SumaCRM necesitarás contratar paquetes más avanzados.
En el plan Gold de Pipedrive, por ejemplo, el usuario cuesta 29 € cada uno y en el Platinum 59 €/usuario.
En los planes inicio (3 usuarios), Pro (5 usuarios), Premium (7 usuarios) y Plus (14 usuarios) de SumaCRM, el costo es de 49€, 79 €, 99€ y 199€/mes respectivamente.
Aún así, es de agradecer la transparencia que estas herramientas muestran en sus políticas de contratación.
Soporte
Si el precio es el punto fuerte de Pipedrive, el soporte que ofrece es, sin duda, su talón de Aquiles, siendo el único CRM Online que no ofrece un servicio de soporte en español (además de tener una documentación más pobre que SumaCRM o Teamleader).
SumaCRM incluso está incorporando vídeos explicativos sobre la herramienta.
Prueba Gratuita
Tanto Pipedrive como Teamleader ofrecen una prueba de 14 días, mientras que SumaCRM ofrece 30 días.
Eso sí, el CRM de Tomás Santoro pide tu tarjeta de crédito para acceder a la prueba.
Emails
En este punto SumaCRM tiene incorporada una herramienta de envío de e-mailing propia, mientras que Teamleader o Pipedrive están integradas con herramientas como mailchimp cuyos datos se vuelcan directamente en tu Customer Relationship Management.
Del mismo modo, todos los customer relationship management están integrados con Gmail o en el caso de crear una cuenta de outlook, con Hotmail, para que así registren los emails enviados desde estas plataformas.
Sin embargo, Pipedrive solo la incorpora en su versión Gold.
En este sentido, también debo añadir que Teamleader es el único que permite crear plantillas reutilizables para los envíos de emails personales.
App móvil
Teamleader y Pipedrive cuentan con su propia App móvil, pero no es el caso de Suma: para acceder a ella desde el móvil te redirige automáticamente a su versión web.
Lo bueno de tener una app de este tipo es que, al tratarse de datos que generalmente incluyen números de teléfono asociados, su app nos permite llamar directamente en caso de necesitarlo.
Lo mismo ocurre con el proceso de ventas o sales funnel.
Mientras que Teamleader y Pipedrive lo esquematizan y lo hacen gráfico, SumaCRM no dispone de este servicio.
Envío de presupuestos
Teamleader es el único CRM de estos tres que ofrece el envío y la firma de presupuestos online. Lo mismo ocurre con el registro de tiempo o time tracking.
Integraciones
En este aspecto tanto Teamleader como Pipedrive sobresalen con respecto a Suma.
Pipedrive cuenta con una importante integración con otras herramientas.
A su vez, Teamleader tiene un Marketplace donde se pueden encontrar integraciones con Google Calendar, Drive, Dropbox o LinkedIn (entre otras).
Igualmente, Teamleader y Pipedrive son las únicas herramientas que tienen un apartado exclusivo dedicado a estadísticas.
Memoria de almacenamiento
También la capacidad de almacenamiento difiere entre estas herramientas, incluyendo los 2 GB que Pipedrive ofrece en su versión más económica, hasta los 5 GB de Suma y a los 35 GB de Teamleader.
Ejemplo de la interfaz de los diferentes CRMs Online
En esta comparación de herramientas, no he querido valorar los distintos diseños de las herramientas como tal, ya que es algo de elección personal. Sin embargo, he tomado algunas capturas de pantalla para que os hagáis una idea de cómo lucen las diferentes interfaces.
1º Ejemplo de interfaz en SumaCRM:
2º Ejemplo de interfaz en Pipedrive:
3º Ejemplo del interfaz de Teamleader:
Algunas consideraciones finales
Bien. Puede que me haya saltado algunas de las características de los diferentes CRMs Online, pero estas son (a mi parecer) las más importantes y las que mejor resumen sus cualidades más destacables.
En esta elección he descartado los programas para instalar, y por razones que ya he explicado anteriormente.
Y sí, he omitido a propósito uno de los más conocido por todos: Salesforce ¿Por qué? Simplemente porque sus rangos de precio lo sitúan como una herramienta mucho más enfocada en grandes empresas y no tanto a pymes de entre 2 y 100 empleados como las que he analizado hasta aquí.
¿Y tú? ¿Qué CRM Online utilizas o cuál recomendarías?
Y recuerda: no vale decir Excel. Al menos, ya no.
Estoy muy en desacuerdo con este post. Tengas el CRM que tengas, siempre vuelves a Excel, y el motivo no es otro que Excel es el programa más flexible que hay y se adapta siempre a tus necesidades. Siempre, siempre, te vas a encontrar con cosas que quieres hacer y no puedes en softwares cerrados.
Hola Alberto, creemos que no es excluyente el uso de una herramienta y la otra, de hecho creemos que una combinación de ambas es muy interesante. Gracias por comentarnos y darnos tu opinión al respecto, saludos.
Hola Jose,
Justo he creado en post en el momento óptimo pues durante estos días dudaba entre el magnífico «CRM excel» y un «CRM de verdad». Yo he empezado a usar HubSpot Sales que tiene un par de herramientas muy útiles aunque es algo mas caro que los que comentas, SumaCRM tiene buena pinta ¿Tú cual utilizas Jose? O quizás sea un secreto inconfesable 😛
¡En todo caso gracias por un post tan completo y detallado!
Ya ves Rubén, ¿será por CRMs entre los que elegir?
Gracias por la recomendación que nos haces.
Gracias por nombrar Teamleader en tu comparación Jose y como no, un placer. Muy completa y creemos que útil para que nos demos cuenta de la idoneidad de un CRM online en la pyme.
Saludos. Una estupenda herramienta la vuestra, con esta comparativa seguro que muchas más persona descubren todas sus ventajas.
Excelente aporte José.
Me permites replicarlo bajo tu autoria en mi sitio web?
Hola, lo sentimos pero no lo consideramos apropiado, tampoco para ti, eso es entendido por Google como contenido duplicado.
Los enlaces y citas a partes del texto sí que nos parece bien.
Gracias por tu recomendación de CRM.
Yo actualmente estoy con la versión free de HubSpot, muy completa. Anteriormente estaba con Vtiger.
Gracias Oskar por tu recomendación.
Muchísimas gracias por la explicación. Muy detallada y completa. Gracias!
A ti Begoña por leernos, nos alegramos de que te haya gustado y parezca interesante.
Muchas gracias por poner a SumaCRM en el artículo Jose!! Super super completo!! me ha gustado mucho. Cualquier cosa que necesites/necesiteis estoy a tu/vuestra disposición y sois más que bienvenidos a subiros al barco en nuestro viaje a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes :):):)
De nada Tomás, en ese barco que nos indicas estamos encantados de subirnos 😉
Un artículo muy interesante. Yo he probado muchos, sumaCRM, Zoho y algún otro. Ahora estoy trabajando con SubSpot. Es una plataforma muy completa que te permite incluso vincularla con tu blog o tienda online. La opción de CRM es gratuita y de momento la estoy trabajando con agrado. Tiene app disponible y gratuita. La trabajo recientemente pero creo que es interesante seguirle la pista para cualquier persona que este interesado en CRM online.
Muchas gracias Francisco Javier por compartir tu recomendación, seguro que para más personas resulta interesante.
Gracias por el artículo tan completo. Nosotros utilizamos CRM ZOHO como Alberto, a mi socio le encanta!
Pues sí Begoña, es un estupenda opción también.
¡Hola José!
Me ha encantado tu publicación.
Yo llevo varios años usando Dolibarr, un CRM-ERP con características muy similares a TeamLeader pero en software libre e instalable en prácticamente cualquier hosting web. Le faltan algunas cosas como mejores integraciones, pero poco a poco los desarrolladores van mejorando toda la funcionalidad. Incluso están a punto de lanzar una versión que permite controlar varias empresas a la vez.
La mayor ventaja es que es una herramienta gratuita. Y se basa en el nuevo modelo de economía colaborativa.
Saludos.
Hola Miguel, gracias por toda la información que nos has dado sobre este CRM.
Hola!! Utilizamos Dolibarr.
Es una solución opensource muy completa y sólida.
Lo he instalado en varias empresas y llevan años con buenos resultados.
Se puede instalar sin niguna inversión en un hosting propio.
Después se puede desarrollar y adaptar. Existe un buen número de módulos/extensiones que ya son de pago.
Me parece muy recomendable.
Muchas gracias Xan, y por darnos esa recomendación de un CRM que no conocíamos. Saludos.
¡Justo acabo de comentar que uso este! Y que es muy bueno y cada vez mejor.
Estando Pedro liderando Teamleader seguro que es una garantía de éxito pero, sin ninguna duda, el mejor CRM es ZOHO. Recomiendo que probéis ZOHO ONE, eso si es una plataforma unificada «todo en uno» a un precio inmejorable. Saludos
Muchas gracias Alberto por tus palabras, y por darnos tu opinión al respecto con tu experiencia con CRMs. Saludos.
Un placer Jose! Lo más interesante de ZOHO es su escalabilidad, cubre todas las áreas que quieras trabajar sin tener islas de información en distintas aplicaciones no conectadas entre sí. Y con 25 millones de clientes en el mundo, que ya son.
Pues si no se tiene ni idea de instalar software en un servidor, me refiero a instalar un wordpress por ejemplo, entonces, lo que voy a decir no vale de nada. Pero si te sabes defender con pequeñas instalaciones, SUITECRM es una gran solución. Es gratis, de código abierto y con una buena comunidad de desarrollo. Tiene su origen en SUGARCRM, pero este es de pago y SUITECRM es completamente gratis.
Hay mucha documentación para aprender a usarlo y su instalación como ya digo, es realmente sencilla. No necesita grandes recursos de servidor, y para una persona o un grupo pequeño con un hosting normalito va bien.
Yo estuve investigando durante bastante tiempo cual elegir y finalmente me decanté por este, básicamente no le tengo que pagar a nadie todo los meses y tengo más funcionalidades de las que utilizo. No obstante, hay plugins que extienden sus posibilidades al igual que temas para cambiar su aspecto, hacerlo responsive, etc.
Gracias Miguel Ángel por compartir con nosotros tu experiencia al respecto. En el post se ha analizado los más populares y usados, aunque son bienvenidas recomendaciones como la tuya.
Muchas gracias! Un articulo muy completo y de gran valor para todos nosotros. Se agradece mucho gente que va por delante y encima comparte su conocimiento. Un saludo y buen verano!
Gracias a ti Sergio por leernos y tus palabras. Saludos.