¿Qué es el método Kaizen y cómo puedes aplicarlo a tu proyecto?

En una empresa o negocio siempre hay cosas que se pueden mejorar, aunque parezca que todo está bien. Pero ¿cómo lograr esa mejora continua? Pues, con el método Kaizen, una filosofía que miles de marcas exitosas a nivel mundial están aplicando.

Es verdad que existen distintas metodologías que prometen optimizar los procesos productivos de las empresas, así que ¿qué tiene el método Kaizen que lo hace destacar? Para saberlo vamos a analizarlo en detalle en este post, veremos desde su definición e importancia hasta su funcionamiento y cómo implementarlo paso a paso.

¿Qué es el método Kaizen?

El método Kaizen es una filosofía de trabajo que pretende optimizar todos los procesos de una empresa para aumentar la productividad en todos sus niveles y jerarquías. Para ello, se busca eliminar las deficiencias tanto en las técnicas de trabajo como en la mentalidad de las personas que las ejecutan.

La palabra Kaizen es una combinación de 2 términos o kanjis del idioma japonés: kai, que significa “cambio”, y zen, que significa “bueno” o “bondadoso”. Así que Kaizen significa “buen cambio”. Se usa para referirse a la búsqueda constante de mejoras, específicamente, en el ámbito empresarial.

Se creó en Japón después de la Segunda Guerra Mundial, cuando el país buscaba levantarse económicamente para rivalizar a nivel industrial con el mundo occidental. Su éxito en estos más de 70 años ha hecho que aún hoy se estudie para su implementación en las empresas modernas.

¿Para qué sirve el método Kaizen?

Implementar el método Kaizen tiene múltiples beneficios para las empresas. Conocerlos ayuda a entender por qué es mejor que otras metodologías.

1. Mejorar la productividad

Las habilidades de los empleados son optimizadas para que cumplan mejor sus tareas, maximizando la eficiencia de cada persona.

Esto redunda en beneficios generales tanto para la empresa como para el trabajador que es recompensado.

2. Retención de empleados

El método Kaizen prioriza la satisfacción del empleado, gracias a esto, los trabajadores se fidelizan con la empresa y se quedan en ella por largo tiempo.

Así que no se necesita sustituir ni capacitar de forma constante a personal nuevo.

3. Mejora la competitividad de la empresa

Si todo marcha bien, la empresa vende más y se fortalece económicamente, lo que la hace más competitiva en el mercado y le da autoridad como marca.

Como resultado, se pueden seguir haciendo las mejoras para seguir afianzándose.

4. Simplificación y eliminación de los procesos

Con el método Kaizen, los procesos productivos se reducen a las acciones necesarias que permiten su funcionamiento.

De este modo, no se pierde tiempo y recursos en tareas que aportan poco o nada a la empresa.

Si a esto le sumas acciones específicas de gestión de tiempo o herramientas de gestión de proyectos la optimización de tus recursos está asegurada.

5. Resolución inmediata de problemas

Una de las principales bases de esta metodología es la ubicación y resolución de problemas en cualquier área de la empresa.

Este objetivo se trabaja con planes y acciones adecuados a los procesos productivos, de manera que no se eliminen tareas que presentan fallas, pero que son indispensables para la empresa.

6. Aporta adaptabilidad

La esencia del método Kaizen es hacer del cambio algo bueno para la empresa.

De este modo, las variaciones en el comportamiento del consumidor, la aparición de nuevas tecnologías y legislaciones no derrumbarán el negocio.

7. Fomenta el liderazgo

Al capacitar a los distintos encargados y supervisores de los diferentes departamentos de la empresa, estos se convierten en pioneros y promotores del buen trabajo y las optimizaciones.

En este sentido, estrategias como el team building pueden ayudarte a fortalecer a tus equipos de trabajo.

¿Cómo funciona el método Kaizen?

Al tratarse de un método, Kaizen debe implementarse progresivamente utilizando sus 5 S:

1. Seiri o clasificación

Lo primero es identificar y calificar cuáles son las acciones que no funcionan en los procesos de la organización.

Después, se los aparta o suprime completamente para quedarse solo con aquello que sí funciona y poder implementar las mejoras a partir de ahí.

2. Seiton u organización

Una vez que se sabe lo que sirve, se organiza para que sea más fácil encontrarlo.

Así se ahorra tiempo al realizar las tareas y se comprueba si se va por buen camino.

Aquí es común dar con errores en los tiempos de producción, lo cual permite ver que sí ha habido una mejora.

3. Seiso o limpieza

La limpieza ayuda mucho con la productividad, ya que los espacios de trabajo están despejados y todo fluye mejor.

Esto implica hacer mantenimiento a las herramientas y seguimiento a los procesos para depurarlos de acciones poco fructíferas.

4. Seiketzu o estandarización

Esta es la primera gran evaluación de las mejoras para ver si estás realmente funcionan y si cumplen con las expectativas.

Una vez se ratifique que las optimizaciones son las adecuadas, todos los equipos deben aplicarlas como el nuevo estándar y no como una prueba.

5. Shitzuke o mejoramiento constante

Aquí se pretende conseguir un gran nivel de autodisciplina para que los empleados sean constantes en los procesos y sigan las mejoras aplicadas.

Pero también, deben ser capaces de adaptarse a las próximas optimizaciones, es decir, que no se hagan dependientes de un método puntual porque este, eventualmente, cambiará a mejor.

¿Cómo implementar el método Kaizen en 7 pasos?

Para que sea posible aplicar el método Kaizen en una empresa, se tienen que llevar a cabo estos 7 pasos, los cuales abarcan las 5 fases o S que acabamos de ver:

1. Crear un equipo multidisciplinario

Antes de comenzar con la evaluación de los procesos de la empresa, se necesita de un equipo que la lleve a cabo y que aplique las optimizaciones.

Para que este sea realmente efectivo, lo mejor es pedirle a un miembro de cada equipo o departamento —ventas, marketing, producción, soporte, etc.— que se una al grupo.

Por lo general, lo más conveniente es crear este equipo con los responsables de cada departamento.

El objetivo es que las diferentes áreas estén representadas y se tenga una visión más amplia de la empresa.

Además, se debe definir quién será el líder del grupo e informar a todos los empleados que se implementarán cambios, esto los mentalizará para aceptarlos más rápido.

2. Encontrar los errores y definir las metas

Cada uno de los miembros del equipo dará una evaluación general de la situación de la empresa. Esto servirá como punto de partida para hacer los ajustes.

Se empezará a investigar para comprobar que las fallas a trabajar en realidad lo son.

De esta manera se verifica qué es lo que hay que mejorar. Esto llevará a establecer las metas u objetivos para conseguir las optimizaciones adecuadas.

3. Creación de soluciones

El equipo tiene que trabajar en las posibles soluciones a los problemas encontrados en función de los objetivos planteados.

Hay que fomentar el pensamiento libre para que las ideas fluyan y que todos participen para aportar soluciones desde los diferentes puntos de vista.

En este sentido, el brainstorming se pone al servicio de la empresa para facilitar la fluidez de propuestas.

Una vez se han presentado distintas posibles soluciones, se las analizan y eligen la que más se ajusten a los objetivos.

4. Observación

Al poner en marcha las posibles soluciones, es necesario darles seguimiento para ver si realmente dan los resultados esperados en el papel.

Para minimizar los errores, puede ser práctico aplicar la solución a pequeña escala, es decir, en una pequeña porción o sección del proceso o departamento.

Al observar los resultados se confirma su efectividad para pasar a su implementación general.

5. Monitoreo

Es necesario dar suficiente tiempo para que los resultados se confirmen, tanto si son buenos como si son malos.

El monitoreo permitirá confirmar o descartar la solución aplicada. A su vez, se obtienen datos para diseñar la respuesta adecuada y efectiva.

6. Estandarización de la solución

Al comprobar cuál es la solución más adecuada, es momento de implementarla en la empresa.

Ahora sí, los equipos pueden trabajar de forma completa aplicando con más libertad los cambios en los procesos, sin sentirse evaluados, sino con las expectativas de un mejor rendimiento.

7. Repetición

Este proceso debe repetirse cada cierto tiempo, cuando aparezcan nuevas tecnologías y tendencias, ya que solo de esta manera es que la empresa seguirá optimizándose.

Además, se debe aplicar el método Kaizen a todos los departamentos y procesos para alcanzar el tope máximo de rendimiento.

Conclusión

El método Kaizen es una solución muy práctica para que cualquier empresa potencie su crecimiento a base de buenas estrategias de producción.

Esta filosofía depende totalmente de la disposición de los empleados, de sus habilidades y de su capacidad de adaptación.

Encontrar las soluciones a las fallas en la productividad no es cuestión de una evaluación superficial, esta tiene que ser profunda y sincera para que dé los resultados deseados. Pero sobre todas las cosas, la autodisciplina y la constancia son lo que harán que este método funcione.

Lo bueno del método Kaizen es que es extrapolable a cualquier negocio porque, al fin y al cabo, la mejora continua la buscamos todos, ¿verdad?

¿Cómo crees que puedes aplicar el método Kaizen a tu proyecto?

Te leo en los comentarios.