¿Qué es el Outsourcing? Importancia, tipos y claves para contratar uno

¿Alguna vez has considerado el outsourcing como estrategia para mejorar la eficiencia y reducir los costes de tu negocio?

Pues tómate un momento, porque aquí vas a descubrir por qué delegar algunas tareas puede significar en más productividad, rentabilidad y competitividad.

Lee este artículo para saber qué es el outsourcing, cuáles son sus beneficios e inconvenientes y los tipos que existen. Además, te daré algunos ejemplos de tareas que puedes subcontratar y las claves para que lo hagas con éxito.

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing es una estrategia que busca incrementar la productividad de una empresa al delegar ciertas actividades a otras empresas especializadas en ellas. De esta forma, el negocio puede crecer sin tener que hacer una gran inversión en personal e instalaciones.

Con la externalización, las empresas buscan mejorar su eficiencia, reducir costes, acceder a habilidades y tecnologías especializadas, sin necesidad de llevar a cabo una inversión significativa en recursos o infraestructura propios.

¿Para qué sirve el outsourcing?

Optimización de la gestión de recursos

Con la externalización haces un uso más eficiente de tus recursos.

Ahorras tiempo en tareas que no son fundamentales para las operaciones principales de tu negocio, y reduces la carga sobre tu equipo interno.

De esta forma, puedes concentrarte en proyectos más estratégicos y de mayor valor añadido para la compañía, y responder con mayor flexibilidad a los cambios del mercado o a la demanda estacional.

Estrategia operativa más eficiente

Garantizas un nivel de competencia y calidad que de otra forma sería difícil de alcanzar a nivel interno.

Además, te posicionas para aprovechar oportunidades de innovación.

Los proveedores externos suelen estar a la vanguardia en sus campos, de forma que tienes acceso a las últimas tecnologías o procesos sin inversión directa.

Beneficios del outsourcing

Seguramente deduces algunas ventajas básicas de la contratación externa. Sin embargo, vale la pena mencionarlas a la hora de analizar si implementarlo o no.

1. Incrementa la competitividad empresarial

Contratar empresas especializadas para realizar alguna tarea potencia la competitividad. Mejora su posicionamiento en el mercado.

2. Ahorra dinero y tiempo

Como no tienes que encargarte tú mismo de la tarea, no tienes que invertir tiempo y dinero en contratar y capacitar personal. Así como tampoco construir instalaciones y comprar equipo y maquinaria.

3. Da acceso a mejores herramientas tecnológicas

Hace posible que las empresas lleven a cabo una transformación digital progresiva y paulatina, sin tener que realizar la enorme inversión que implica un cambio de tal magnitud.

4. Reduce los errores y contratiempos

El outsourcing funciona contratando empresas especializadas en las áreas requeridas.

Debido a esto, se minimizan los errores e incidencias en los pedidos, y la compañía contratante puede mantener e incrementar su productividad.

5. Cimienta el crecimiento

Mediante la contratación de terceros, es posible ir mentalizando al equipo actual que compone la empresa sobre los nuevos procesos que deben realizarse.

Cuando se tenga la capacidad para asumir la tarea, el personal ya estará preparado mentalmente y la adaptación será más fácil.

Inconvenientes del outsourcing

Con todo, la delegación de funciones puede suponer algunos inconvenientes que también es importante que conozcas:

1. Diferencias culturales empresariales

Cada empresa funciona como un organismo independiente con sus objetivos, principios y valores.

Por eso, con esta estrategia pueden surgir diferencias considerables a corto, mediano o largo plazo que compliquen las relaciones debido a las diferencias culturales.

2. Implica un proceso de adaptación

Aunque la empresa que ofrece el outsourcing no es absorbida como tal por la que contrata, sí funciona como una extensión de esta. Ese proceso puede ser tedioso si no se lleva a cabo correctamente.

3. Hay leyes limitantes

En algunos países, la subcontratación está controlada por regulaciones que evitan su uso ilimitado.

Por lo tanto, es indispensable conocer bien las leyes locales e internacionales (si es el caso) para poder implementarlo.

Tipos de outsourcing

El outsourcing se divide en 6 tipos.

1. Por tareas (Out-tasking)

Consiste en delegar tareas específicas cuyo impacto es menor en la empresa.

Por lo general, son actividades que están dentro de un departamento del negocio, pero que requiere atención especializada de expertos.

2. De asociación (Co-sourcing)

En este caso, el personal externo colabora directamente con el equipo de la empresa que contrata.

Con esta modalidad, las cargas de responsabilidad se reparten por igual y el proceso de adaptación es más fácil.

3. Off-house

Este tipo de outsourcing consiste en contratar una compañía externa que utilizará sus propias instalaciones y maquinaria para realizar la tarea.

La empresa que contrata solamente mantendrá contacto con el personal que ofrece servicios externos para darle indicaciones sobre sus necesidades.

4. In-house

Este sistema de outsourcing consiste en contratar personal para servicios puntuales que se deben realizar dentro de las instalaciones de la propia empresa. Por lo general, se utiliza en puestos ejecutivos y de gerencia para brindar asesoría o capacitación temporal.

5. Offshore

Funciona subcontratando una empresa que presta servicio a nivel internacional y que se encuentra limitada por las distancias geográficas.

Aquí es importante tomar en cuenta si la prestadora de servicios cumple con las normativas legales aplicables.

6. Nearshore

Este tipo de externalización funciona contratando un proveedor de servicios que se encuentre en un país inmediatamente cercano al de la empresa contratante.

También puede darse si la compañía externa está dentro del país, pero sus servicios son aplicables en el exterior.

Ejemplos de outsourcing ¿Qué tareas puedes subcontratar?

Deja que te muestre cómo algunas de las empresas más importantes del mundo contratan servicios externos:

1. Atención al cliente

La forma más común de subcontratación para atención al cliente son los call centers. Las empresas contratadas cuentan con personal capacitado y el equipo necesario para atender las llamadas de los clientes o usuarios de una marca para un idioma o varios.

Uno de los ejemplos más conocidos es IBM, la empresa de tecnología y software, que delega parte de sus áreas de servicio al cliente y soporte técnico para poder enfocarse en la investigación y desarrollo de tecnologías.

2. Fabricación de productos

Existen empresas cuya área de producción se encuentra en un país con costes bajos. Cuando el producto está terminado es enviado a la empresa que se encarga de distribuirlo y comercializarlo bajo su marca registrada.

Por ejemplo, Apple subcontrata empresas como Foxconn para que se encarguen de la producción de hardware. Gracias a esta colaboración pagada, la compañía de la manzana se enfoca en el diseño y creación de nuevos dispositivos y sistemas para los mismos.

Algo parecido hace Nike. Contrata de forma externa empresas que produzcan el calzado y las prendas de vestir que venden. De este modo, la marca se enfoca en el diseño y marketing.

3. Marketing y publicidad

Puede que este sea el caso más común de outsourcing, puesto que millones de empresas pequeñas, medianas y grandes subcontratan agencias y expertos para que gestionen el marketing y la publicidad de su marca.

Puede que tengan un departamento permanente en estas áreas para hacer una gestión general, pero para las campañas grandes subcontratan.

Lo más habitual es que lo hagan para el plan de marketing digital, el cual requiere conocimientos específicos sobre el uso de herramientas y las plataformas en las que se aplicará.

Un aspecto especialmente importante es el posicionamiento en motores de búsqueda, para el que también se necesitan conocimientos avanzados.

4. Servicios de Tecnología de la Información 

Externaliza el desarrollo de software, mantenimiento de sistemas, soporte técnico y gestión de bases de datos.

Así accedes a expertos que pueden mejorar la innovación tecnológica y la seguridad, sin que tengas que hacer grandes inversiones en personal.

5. Contabilidad y finanzas

Incluye tareas como gestión contable, auditorías, cumplimiento fiscal y planificación financiera.

Delegar estas funciones asegura el cumplimiento normativo y te proporciona acceso a asesoramiento financiero experto.

6. Logística y distribución

Subcontratar almacenamiento, transporte y manejo de inventarios mejora la eficiencia de tu cadena de suministro y reduce costes operativos.

El dropshipping es un buen ejemplo de cómo el outsourcing libera carga producción en los eCommerce.

Claves para contratar un outsourcing con éxito

Por muchos beneficios que tenga la subcontratación, recuerda que también hay inconvenientes.

Por eso, es necesario tener en cuenta las siguientes claves para que puedas encontrar una empresa que se encargue de las tareas con éxito:

1. Analiza tus necesidades y define los objetivos

Primero que nada, haz un estudio de la situación actual de tu empresa y determina qué tareas o procesos requieren un apoyo especializado.

Puede ser que necesites maquinaria, equipo especial, personal experto o un nuevo software. Con base en esto, determina cuáles son las necesidades prioritarias y determina cuál es la solución más adecuada para cada caso.

Un análisis DAFO va a resultarte muy útil para asegurarte de que en verdad necesitas delegar funciones.

2. Estudia a los posibles proveedores y elige uno

Es necesario que investigues cuáles son los proveedores de servicios disponibles en el sector.

Analiza la oferta que cada uno tiene para ir descartando aquellos que no ofrecen los adecuados para tus necesidades. Por ejemplo, si tienen alcance internacional o si cuentan con la tecnología más reciente.

Si es posible, programa una reunión con ellos para ver qué servicios personalizados pueden ofrecerte. Una vez tengas toda la información necesaria, compara las ofertas de los distintos proveedores para elegir el que se adecue a tu presupuesto.

3. Define bien los términos del contrato

Este es un aspecto fundamental y en el que muchas veces llega a haber errores o descuidos.

Al acordar las tareas que la compañía contratada debe realizar y las condiciones de trabajo, es importantísimo ser súperespecífico y detallar cada aspecto.

No hacerlo puede llevar a confusiones que retrasen la producción y generen desacuerdos que pongan fin a la colaboración.

Lógicamente, esto perjudica mucho más a tu compañía porque el rendimiento disminuye considerablemente.

4. Ten cuidado con las barreras lingüísticas y geográficas

Poder comunicarse bien no es solo un asunto de contar con los canales apropiados, sino también de usar un lenguaje o idioma que ambas partes entiendan completamente.

Por lo general, el inglés es el idioma predilecto para realizar negocios si ninguno de los dos habla el idioma nativo del otro.

Igualmente, las barreras geográficas, como las fronteras y las distancias en sí, pueden ser un limitante para cumplir con los tiempos acordados.

Es necesario definir quién se encargará del transporte de los materiales o los productos terminados. Y esto también abarca la seguridad de los mismos y las garantías de la carga.

Conclusión

El outsourcing ha estado ganando importancia en las últimas décadas en más y más sectores comerciales. Las empresas recurren a esta estrategia para garantizar la rentabilidad de su negocio e ir creciendo en competitividad.

Desde luego, es más que simplemente un concepto, pues su implementación requiere planificación y un compromiso para llevarlo a cabo. Pero, con las claves que has visto aquí, podrás implementar cualquier tipo de externalización sin problemas.

Recuerda que no tienes que ser una gran empresa para subcontratar otros servicios.

Algunos son tan elementales como el marketing, la publicidad y la contabilidad. Y, si tienes el capital suficiente, puedes empezar cuanto antes a delegar tareas relacionadas con la productividad y así afianzarte rápidamente en tu nicho.

¿Crees que el outsourcing es una buena opción para tu proyecto?

Te leo en los comentarios.