PMS para hoteles ¿Por qué debes poseer esa herramienta de gestión hotelera?

Sistema o herramienta de gestión hotelera - Ejemplo: Zak PMS Online

PMS ⇒ Sistema o herramienta de gestión hotelera

A día de hoy, para cualquier clase de hotel u hostal, incluidos los más pequeños, el poder contar con un sistema informático que les permita gestionar las diferentes tareas cotidianas, tanto las de recepción como las administrativas, es un tema de suma importancia.

Por esa razón, el poder tener acceso a un moderno «PMS para hoteles» no debe ser un problema para esos alojamientos turísticos. Ver: Software de Gestión HoteleraPMS (Property Management System).

Entonces, si nos enfocamos principalmente en aquellos establecimientos de menor envergadura, de los que hablábamos anteriormente y pensamos en sus necesidades principales, con respecto a ese software de gestión hotelera, podríamos decir que él debería contar con 3 características principales:

¿Cuáles son las cualidades que deben poseer los PMS o herramientas de gestión hotelera?


1- Flexibilidad

Al hablar de flexibilidad, nos referimos a la facilidad con la que podamos configurar y adaptar esa herramienta de gestión a las peculiaridades o características de cada hotel u hostal (tipologías de las habitaciones, planificación de la limpieza, personalización de las ofertas, facturación, etc.), sin perder fluidez a la hora de trabajar con él.

Me gustaría remarcar en este punto, que la integración con las diferentes herramientas de venta online del hotel es algo determinante. Ese PMS tiene que poder integrar en él todas las reservas hechas a través del motor de reservas o del Channel Manager e introducirlas directamente en el planning (o calendario) de forma automática o por lo menos sencilla.

2- Accesibilidad

Accesible en cuanto al precio. Porque esa es una cualidad sumamente importante para todos aquellos pequeños hoteles u hostales a los que nos venimos refiriendo.

El PMS siempre es una inversión que debemos planificar a largo plazo (no se adquiere un PMS para usarlo tan solo unos meses, sino más bien algunos años). Por esa razón, si el mismo nos cuesta una fortuna, no podremos amortizar ese gasto rápidamente.

Entonces, si disponemos de pocas habitaciones y de un precio de venta ajustado, lo ideal es que nuestra inversión no supere un determinado nivel, que podría ser quizás, entre los 200€ y 400€ aproximadamente.

3- Simplicidad

Con simplicidad nos referimos a que no deberíamos tener la necesidad de realizar un master para poder comprender el uso de ésta herramienta. El PMS tiene que ser lo suficientemente intuitivo como para que el personal de nuestro alojamiento turístico pueda comprender sin grandes problemas su uso.

Es importante también que ese sistema de gestión hotelera sea rápido de configurar y modificar, además de compatible con cualquier ordenador.

Programas de Gestión Hotelera en la nube (PMS Online)


Existe una generación de sistemas de gestión hotelera que pueden aportarnos los tres parámetros de los que hablábamos, además de sumarles la disponibilidad de ese mismo PMS en todo momento y desde cualquier lugar u ordenado, solo nos bastaría con tener acceso a internet. Ellos son los denominados programas de gestión en la nube o PMS online.

En sus primeras versiones muchos de estos programas eran poco fiables o inestables. Pero con los últimos avances tecnológicos y gracias al gran trabajo de investigación y desarrollo que han realizado muchas empresas de software, especializadas en el sector turístico, esos problemas han quedado casi en el olvido.

Es aquí que me gustaría tomarme la libertad de hablaros sobre un caso en particular, ese es el de la empresa software hotelero llamada WuBook. Porque ellos han desarrollado un PMS Online con un coste aproximado de tan solo 180€ anuales, pensado especialmente para aquellos establecimientos de no más de 50 habitaciones.

Según nos comenta Daniele Socal (Country Manager en España y Latinoamérica  de WuBook), ZAK (el nombre con que han bautizado a su PMS online) ha nacido y evolucionado simplemente por una razón: así se lo han demandado sus propios clientes (es.zak.wubook.net).

Para probar Zak gratuitamente, solo tienes que entrar «aquí»

Zak: el PMS de WuBook, proviene de la exigencia natural de sus clientes, que querían ver reflejadas sus reservas online junto con las offline (walkins, telefónicas, etc.), sin mucha complejidad y de forma natural, en un solo calendario o planning. Además de poder aprovechar otras características importantes como: la automatización de los procesos, la asignación automática de las habitaciones, el envío correcto de la disponibilidad al Channel Manager y al motor de reservas, la gestión de la limpieza, la posibilidad de realizar facturas y/o añadir extras, registrar los documentos de los viajeros, etc., etc.

Continúa explicándonos Daniele que han intentado innovar a partir de peticiones reales, obtenidas principalmente gracias a debates en forums y en el blog corporativo de WuBook. Por esto la interfaz es ergonómica pero sobre todo lo más funcional posible.

En definitiva, el aporte y los deseos de sus clientes han sido y son los que marcan la tendencia en el desarrollo esta herramienta de gestión hotelera.

Sistema o herramienta de gestión hotelera

Conclusión (Software de gestión hotelera)

Es entonces, que si tu pequeño o mediano establecimiento hotelero quiere competir realmente por una porción interesante de su mercado turístico, debe evidentemente incluir como mínimo un básico PMS entre sus estrategias profesionales de gestión. Pero intentando tener en cuenta aquellos factores que comentábamos: Flexibilidad / Accesibilidad / Simplicidad, para de esa manera no sobrecargar demasiado su presupuesto.

Y tu establecimiento turístico ¿Posee una herramienta de gestión hotelera o PMS?

Si tienes alguna duda o quieres realizar cualquier tipo de consulta, déjanos tu comentario. O si lo prefieres, puedes contactar directamente con los amigos de WuBook (no te olvides de apoyar mi trabajo en este blog, mencionándolo).

José Facchin

Soy consultor SEO y profesor de Marketing Digital, especializado en Marketing de Contenidos y posicionamiento Web. Poseo un grado de Analista de Sistemas de la Información, un posgrado en Relaciones Públicas e Institucionales y, personalmente, me considero un apasionado de la tecnología y del mundo de los negocios Digitales, temas a los que he dedicado este blog. Además, he creado “JF-Digital” (mi propia agencia de Marketing Digital) y Co-fundado "Webescuela" en Barcelona (mi escuela de negocios Online).



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1 Comentario

  • M. Renuevo

    Estoy muy de acuerdo contigo José, un hotel o cadena hotelera que no disponga de un PMS o un ERP, al final de mes deberá dedicarle un extra de horas para cerrar todos los procesos de gestión.

    Según mi experiencia un PMS deberá aportar como mínimo estas 3 funcionalidades como básicas:

    -Controlar y anticipar el flujo de caja del establecimiento
    -Control absoluto de los datos y peticiones relacionados con un cliente en concreto
    -Control gráfico absoluto de todas las habitaciones disponibles y ocupadas

    Saludos!

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