¿Qué es un diagrama de Gantt, para qué sirve y cómo funciona esta herramienta?

¿Cuántas veces te has sentado a organizar un proyecto y tu agenda ha terminado llena de notas y tareas que no sabías dónde meter? Un diagrama de Gantt, es la solución a tu problema. Es que, emprender, siempre lleva un tiempo de planificación donde debes definir los objetivos, estrategias y tareas que te ayudarán en ese proyecto.

A la hora de establecer una cronología en la realización de las tareas, así como actuar ante los inevitables imprevistos, si no llevas un buen orden y control, es fácil que pierdas información. Hoy quiero hablarte del diagrama de Gantt, una herramienta sencilla y fácil de hacer que ayuda a controlar la evolución de un proyecto.

Te mostraré los beneficios que tiene y también, te enseñaré los pasos que debes seguir para crear tu diagrama Online de Gantt. Para finalizar, veremos algunas aplicaciones en línea con las que puedes hacer tus diagramas de una forma muy intuitiva y sencilla.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es un gráfico que permite visualizar cada una de las etapas y tareas que conforman un proyecto a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Se llama así en honor a su creador, Henry Gantt, quien lo diseñó al comienzo del siglo XX.

Los ejes del gráfico que ha diseñado Gantt, representan las diferentes tareas a realizar, que están en el eje vertical, y las fechas de realización de cada una de ellas, que se pueden visualizar en el eje horizontal.

La representación gráfica está hecha por barras horizontales que muestran los intervalos de tiempo de cada una de las tareas.

Lo más interesante de este diagrama, es la posibilidad de poder superponer tareas. Y es que ya sabes que las tareas que forman parte de un proyecto no son lineales, es decir, no siempre empiezas una cuando has terminado la anterior.

Muchas veces, hay tareas que se superponen, bien porque deben realizarse de forma paralela, o bien porque puedes comenzar una tarea independiente de otra para avanzar en el proyecto.

El diagrama de Gantt te permite ver toda esta información de manera muy ordenada; así, será mucho más fácil controlar cómo van las cosas.

¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?

A la hora de poner en marcha cualquier proyecto, sea de marketing o no, necesitas llevar a cabo las estrategias que has definido previamente que, a su vez, te llevarán a conseguir los objetivos marcados.

Un diagrama de Gantt puede ayudarte para todo lo que te propongas, desde marcarte el objetivo de incrementar las ventas en tu empresa, hasta visualizar la productividad de tus trabajadores e, incluso, planificar la reforma que deseas hacer en tu casa.

Porque sí, este diagrama también puedes utilizarlo para tus proyectos personales.

Beneficios del diagrama de Gantt

Puede que veas el diagrama de Gantt como una herramienta propia de otras empresas y organizaciones más grandes que la tuya.

Pero créeme que una vez que comienzas a trabajar tus proyectos con este sistema de gestión, tanto si lo haces a nivel personal como con un equipo de trabajo detrás, ya no querrás hacer las cosas de otra manera.

Quiero compartir contigo los 4 beneficios que más me gustan de esta planificación tan ordenada como es el diagrama de Gantt.

Puedes ver todo el proyecto de un solo vistazo

El orden de las tareas, con sus fechas y tiempos de ejecución, te permite saber, entre otras cosas, como va la evolución del proyecto.

Por otro lado, cuando trabajamos en equipo es muy interesante que todas las personas que lo integran entiendan la importancia de su trabajo dentro del grupo.

Esta forma de abordar los proyectos ayudará a los trabajadores que participan en ellos a comprender la importancia de hacer sus tareas a tiempo.

Mejora la productividad

Un diagrama de Gantt bien hecho consigue eliminar las reuniones de seguimiento; ya no será necesario hacer controles sobre cómo van las cosas. O, al menos, no con tanta frecuencia.

Además, una ventaja que me gusta mucho de esta herramienta de planificación es que los imprevistos quedan muy bien documentados. Tú sabes que cualquier proyecto siempre está lleno de desviaciones, y hay que improvisar casi continuamente para que no se detenga.

El diagrama de Gantt te ayuda a tomar mejores decisiones en esos momentos de complicación donde hay que incluir una nueva tarea, o posponer otras. Y esto repercute en una mejor coordinación de todo el equipo, porque todos ven los cambios en tiempo real.

Motiva a todo el equipo

Tener una visión global de un proyecto, con sus fechas y bloques de tiempo, ayuda mucho a la hora de ponerse a trabajar. Y es que muchas personas consiguen motivarse y trabajar de manera más eficiente cuando pueden ver el conjunto global de tareas a llevar a cabo.

Es tan flexible que te ayuda a organizarte mejor

La cronología que visualiza el diagrama no solo te permite conocer el estado de un proyecto, también es una manera muy visual de poder dar prioridad a otras tareas de otros proyectos que urgen más.

La creatividad e imaginación no tienen límites a la hora de crear los diagramas de Gantt. Y es que puedes integrar unos proyectos con otros, visualizando así las tareas por orden cronológico y cambiando las fechas según las prioridades.

Esta flexibilidad es impensable cuando gestionas tus proyectos con un modelo más tradicional. Te aseguro que visualizar en tu pantalla el estado de los proyectos, desarrolla tu capacidad de organización y creatividad hasta los límites que tú quieras.

Desventajas diagrama de Gantt

Es una herramienta de trabajo muy eficaz, pero también tiene desventajas. Con esto no quiero decirte que olvides la idea de implantar el diagrama de Gantt en tu empresa, pero sí quiero que conozcas estas 3 desventajas que tiene este sistema de planificación:

Tienes que estar pendiente del proyecto y anotar todas las actualizaciones

Esto es algo obvio, pero quiero resaltarlo porque cuando no estamos acostumbrados a documentar todo lo que ocurre en nuestro día a día, el período de adaptación en la transición al diagrama de Gantt puede ser un poco duro.

Es vital que tengas marcado el objetivo final

Este punto es clave para que funcione esta herramienta. Es decir, no puedes meter todos los proyectos en un diagrama cronológico como este; porque la filosofía de este proceso está justo en el tiempo que tardas en llevar a cabo las tareas de tu proyecto. Es decir, tiene un final, un objetivo conseguido.

Es un sistema complejo cuando tienes entre manos un proyecto muy grande

Esto no es nada nuevo con respecto a los métodos tradicionales de gestión de proyectos; por eso, la clave del éxito de un diagrama de Gantt está en la definición de las tareas y subtareas de cada proyecto.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en 4 pasos?

Una vez que tienes claro el proyecto, y ya has definido sus objetivos junto con las estrategias que debes llevar a cabo para conseguirlos, llega el momento de crear tu diagrama de Gantt.

Para ello, te recomiendo seguir estos 4 sencillos pasos.

1º Haz una lista con todas las tareas

Coge una hoja en blanco y anota todas las tareas que son necesarias para poder llevar a cabo el proyecto y terminarlo con éxito.

Es muy importante que trates de hacer esta lista conforme vaya siendo necesaria cada tarea; de hecho, te aconsejo que anotes también los plazos de ejecución y las personas de tu equipo a quienes tienes pensado asignar cada una de ellas.

Puede que te encuentres con tareas que, a su vez, lleven subtareas. Debes anotarlo todo; por ejemplo, imagina que tu proyecto tiene una tarea que es la grabación de un vídeo.

Dentro de esta tarea tienes que desglosar las diferentes subtareas, o pasos, que necesita la creación del vídeo; la redacción del guión, la grabación del vídeo, la edición, la creación de una intro y una outro, si las lleva, etc.

2º Crea otra lista con las tareas que son interdependientes

Ahora tienes que agrupar las tareas que dependen de otras tareas; para ello, es muy interesante que sepas identificar las que no necesitan esperar para ser realizadas.

Volviendo al ejemplo de los vídeos que te comentaba en el apartado anterior, para poder editarlo necesitas grabarlo; y antes, tienes que redactar el guión.

Sin embargo, la creación de una introducción, una miniatura o el texto descriptivo no son tareas dependientes del proceso. Por tanto, estas tareas no dependientes puedes programarlas al mismo tiempo que las anteriores, o incluso antes.

3º Crea los tiempos del proyecto

Ahora que ya tienes escritas y claras todas las tareas que debes llevar a cabo para avanzar en tu proyecto, tienes que asignar el plazo total en el que lo terminarás. Piensa que vas a sufrir imprevistos y retrasos, algo muy habitual en todos los proyectos, lleves a cabo, o no, un diagrama de Gantt.

Recuerda la flexibilidad de la que te hablaba unos apartados atrás; tú debes ser el primer eslabón de la flexibilidad a la hora de definir los tiempos de ejecución de las tareas en particular, y el proyecto en general.

4º Asigna las tareas a los miembros del equipo

El último paso está en la asignación de las tareas a las diferentes personas del equipo que van a participar en la creación del proyecto. Esta parte es muy importante; piensa que no todas las personas tienen los mismos ritmos de trabajo.

Por ello, tienes que asignar tareas complejas a personas eficientes; no debes olvidar el calendario de descansos y vacaciones del personal, además de su carga de trabajo.

Igual estás pensando en esa persona tan resolutiva y te va a servir de gran ayuda, pero no puede ayudarte porque ya está metido en otros proyectos.

¿Qué herramientas usar para crear tu diagrama de Gantt Online?

A la hora de hacer tu diagrama de Gantt Online, poniendo en orden todo el trabajo que has hecho previamente, existen muchas aplicaciones donde solo tienes que introducir los datos y ellas te guiarán en todo el proceso de gestión y seguimiento.

A continuación, te dejo algunas de las más conocidas:

Google Sheets

Gracias a Drive también podemos crear estos diagramas con Google Sheets.

Monday

Esta aplicación es muy visual y te encantará por su fluidez, además de tener una interfaz muy sencilla. Incluso, con Monday puedes integrar muchas herramientas de gestión que seguro utilizas en tu día a día.

Asana

Quizá te sorprende encontrar en este listado una aplicación de gestión de tareas mediante tableros con la estructura Kanban.

Y es que esto no es más que la puesta en marcha de un diagrama de Gantt Online; de hecho, la propia aplicación Asana te invita a crear tus proyectos siguiendo este modelo de planificación.

Wrike

Wrike es otra aplicación muy intuitiva y sencilla que te ayudará a hacer un amplio seguimiento de todos tus equipos y proyectos.

Conclusión

Son muchas las aplicaciones donde puedes hacer un diagrama de Gantt Online; la mejor de ellas es la que a ti te haga sentir más cómodo, y con la que agilices la gestión de tus proyectos.

Y si quieres hacerlo tú mismo, siempre puedes recurrir a Excel o una hoja de cálculo, porque los gráficos de barras apiladas no son otra cosa que un diagrama de Gantt, donde en el eje horizontal está la línea de tiempo, y en el vertical las tareas del proyecto.

¿Utilizas el diagrama de Gantt?

¿Sabías que existía esta herramienta de gestión?

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