¿Qué es el Diagrama de Pareto y cómo funciona? ¿Cómo hacer uno paso a paso?

¿Sabías que el 80 % de los resultados suelen estar relacionados con solo el 20% de las causas? El diagrama de Pareto nos ayuda a visualizar y entender esta relación. Es una herramienta poderosa para priorizar tareas, identificar problemas clave y optimizar recursos.

Este método es un imprescindible para quienes buscan resolver problemas de manera estratégica y centrarse en lo que realmente marca la diferencia.

A continuación, te explico cómo funciona, cuáles son sus beneficios y cómo aplicarlo paso a paso.

¿Qué es el diagrama de Pareto?

El diagrama de Pareto es una representación gráfica que clasifica las causas de un problema o fenómeno en función de su importancia. Consiste en un gráfico de barras donde las causas se ordenan de mayor a menor impacto, acompañado de una línea que representa el porcentaje acumulado.

Su objetivo principal es identificar cuáles factores tienen mayor impacto, aplicando el principio del 80/20, que indica que un pequeño número de causas suele generar la mayoría de los efectos.

Este diagrama organiza los datos de forma visual para ayudarte a comprender qué elementos requieren atención prioritaria. Por esta razón, es especialmente útil en análisis de calidad, resolución de problemas y toma de decisiones.

La historia del diagrama de Pareto

Fue inventado por el filósofo y economista Vilfredo Pareto, quien, a través del conocimiento empírico, propuso que el 80 % de los resultados provenían del 20 % de las variables, de acuerdo con sus observaciones.

Pareto observó que una gran parte de la riqueza (el 80 %) estaba concentrada en manos de una pequeña proporción de la población (el 20 %). Con el tiempo, esta idea se extendió a otros ámbitos como los negocios, la gestión de proyectos y la resolución de problemas.

Aunque no es una “ley” en el sentido de que se cumple en absolutamente todos los casos, sí es un “principio”, porque sí aparece en gran cantidad de contextos. Y aun en los que no se presenta exactamente 80/20, las proporciones son muy similares.

¿Cómo funciona el diagrama de Pareto?

El diagrama de Pareto se basa en organizar y visualizar datos de manera que se puedan identificar rápidamente las causas más significativas de un problema o situación.

Su funcionamiento combina la regla del 80/20 con un gráfico que facilita la toma de decisiones y la priorización de acciones.

El planteamiento es sencillo.

1. Recopilación de datos

Se identifican y registran las causas o factores relacionados con el problema que se quiere analizar, junto con su frecuencia o impacto.

Por ejemplo: defectos en un producto, quejas de clientes o causas de retrasos.

2. Clasificación de factores

Las causas se ordenan de mayor a menor impacto o frecuencia.

Esto permite visualizar cuáles son las que generan el mayor efecto en el problema analizado.

3. Construcción del gráfico

Se utiliza un gráfico de barras para representar cada causa en el eje horizontal, mientras que el eje vertical muestra la frecuencia o impacto acumulado.

Además, se incluye una línea que ilustra el porcentaje acumulado de cada causa, para destacar el «punto de inflexión». Es decir, aquellas pocas causas responsables de la mayoría de los efectos.

4. Interpretación del gráfico

Una vez completado, el diagrama revela de forma clara cuáles son los factores prioritarios.

Por lo general, se observa que un pequeño número de causas contribuye de forma desproporcionada al problema, alineándose con el principio del 80/20.

¿Para qué sirve el diagrama de Pareto?

El diagrama de Pareto se puede utilizar en todos los departamentos de una empresa u organización sin distinción.

1. Producción

Por increíble que parezca, el 20 % de los procesos en una empresa produce el 80 % de los artículos o servicios que se venden.

Mediante el análisis de Pareto, se conocen las actividades poco relevantes para el negocio y que terminan siendo una fuga de capital.

Asimismo, se pueden fortalecer las tareas más rentables, quizás mejorando la maquinaria, ampliando las instalaciones, comprando software o contratando más personal.

2. Ventas

El diagrama de Pareto indica que el 80 % de las ventas cerradas se producen por el 20% de los artículos o servicios.

Asimismo, el 20 % de los clientes genera el 80 % de las ganancias. Tener esto claro ayuda en muchos sentidos.

Para empezar, permite saber en qué categorías centrar los esfuerzos de marketing y publicidad, así como mejorar la experiencia de compra tanto online como offline. Pero también es un indicativo de qué productos o servicios no deben prevalecer en la cartera de ofertas.

3. Gestión de recursos humanos

La regla 80/20 establece que casi todo el éxito de una empresa depende de un grupo relativamente pequeño de empleados.

¿Significa que el resto son prescindibles? No necesariamente.

Al evaluar el desempeño de un empleado o de un grupo de ellos, también hay que analizar si sus tareas son realmente importantes para la productividad de la empresa. Quizás el error está en la planificación y distribución del trabajo.

También hay que considerar si cuentan con los recursos y capacitación necesaria para conseguir los objetivos de sus actividades. La producción jamás va a ser buena si no están dadas las condiciones para ello.

4. Atención al cliente

Se dice que el 80 % de las quejas son del 20 % de los clientes.

Si esto se cumple en tu negocio, significa que estás haciendo bien la mayoría de las cosas. Sin embargo, el objetivo siempre tiene que ser reducirlo al máximo.

No vas a poder evitar una queja, pero sí puedes desarrollar soluciones para que cuando se presenten, conviertas esa interacción negativa en positiva. Y para ello es indispensable contar con personal bien preparado.

5. Control de calidad

Pudiéramos decir que el control de calidad se relaciona con el área de producción.

Sin embargo, el diagrama de Pareto es útil en esta categoría porque ayuda a entender que el 20 % de los errores inciden en el 80 % de las actividades productivas.

Solucionar ese 20 % tendrá un impacto significativo en la calidad de los productos y servicios. A su vez, esto mejora la rentabilidad del negocio y su autoridad de marca.

¿Cómo se aplica el diagrama de Pareto en marketing?

El diagrama de Pareto en marketing es una herramienta analítica poderosa que ayuda a identificar y priorizar las causas que más impactan en los resultados de estas actividades.

Al aplicar el principio del 80/20 en este área, los profesionales pueden enfocarse en el 20 % de las causas que generan el 80 % de los resultados, como ventas, engagement o cualquier otra métrica clave de rendimiento.

1. Optimización de la estrategia de producto

Identifica qué productos o servicios generan el mayor porcentaje de tus ventas. Cuando lo tengas claro, enfócate en promoverlos, mejorar su calidad o expandir sus versiones.

Complementa la gráfica con la matriz BCG, que clasifica tus productos en función de su rentabilidad y crecimiento.

Ambas herramientas te facilitarán la toma de decisiones sobre tus productos o servicios.

2. Análisis de clientes

Descubre qué segmento de clientes representa el 80 % de tus ingresos.

Así, puedes enfocar tus recursos en fidelizar a esas personas y diseñar campañas específicas para atraer perfiles similares.

3. Gestión de campañas publicitarias

Analiza qué canales, mensajes o creatividades generan la mayor parte de las conversiones.

Elimina lo que no funciona y potencia las estrategias más efectivas.

4. Mejora del servicio al cliente

Aplicar el diagrama de Pareto para analizar las quejas o problemas reportados por los clientes te va a ayudar a identificar los problemas más comunes y solucionarlos, mejorando así la satisfacción y fidelización del cliente.

Si recibes feedback negativo, con el diagrama categorizas las principales causas de las quejas y resuelves las que afectan a más clientes.

5. Optimización del contenido

Analiza qué tipos de publicaciones generan más engagement o conversiones.

El diagrama de Pareto será tu guía en tu estrategia de contenido para que te focalices en temas o formatos que realmente resuenan en tu audiencia.

6. Eficiencia en el embudo de ventas

Utiliza el diagrama para identificar las etapas del funnel de ventas donde más clientes se pierden.

Solo así podrás implementar mejoras que aumenten las conversiones y reduzcan los puntos de fricción.

Beneficios de usar el diagrama de Pareto

Existen varias herramientas para mejorar la gestión, así que ¿por qué usar el diagrama de Pareto?

Veamos varios beneficios importantes:

1. Gráfica intuitiva

Si a veces sientes que estás decidiendo a ciegas, este diagrama te da datos claros para actuar con confianza y seguridad.

Gracias a su representación gráfica, hace más fácil comprender los datos y detectar patrones que podrían pasar desapercibidos en un análisis más tradicional.

2. Jerarquización efectiva

Cuando te enfrentas a una lista interminable de problemas, el diagrama de Pareto te muestra cuáles son los pocos factores que generan la mayor parte de los inconvenientes.

Ver las causas representadas gráficamente hace que todo sea más fácil de entender. Es como tener una hoja de ruta para saber por dónde empezar.

3. Resolución de problemas

En lugar de perderte intentando resolver todo a la vez, esta herramienta te permite centrar tus esfuerzos en lo que tiene mayor impacto.

Una ventaja especial del diagrama de Pareto es que permite dividir los problemas por categorías, que son las causas. De este modo, se les puede abordar por secciones que requieren soluciones menos complejas.

4. Dar seguimiento a las mejoras

Mediante el análisis 80/20 es fácil hacer seguimiento a las estrategias que se implementan para solucionar u optimizar procesos. Luego de un tiempo, mediante la gráfica, se puede visualizar el efecto de las mejoras sobre las variables iniciales.

5. Ahorrar tiempo y recursos

Al saber dónde concentrarte, puedes usar tu tiempo y recursos de manera más inteligente, logrando mejores resultados con menos esfuerzo.

Preparar el diagrama de Pareto no es complicado (en breve te explicaré cómo hacerlo paso a paso), solo se necesita tener los datos. Con esta información vital se focalizan los esfuerzos y recursos hacia los problemas más relevantes, en lugar de malgastarlos en aspectos con poca relevancia.

Elementos del diagrama de Pareto

Supongamos que tienes un negocio y estás recibiendo muchas quejas de tus clientes.

Estas incidencias están afectando negativamente tus resultados: disminuyen las ventas, generan insatisfacción y consumen tiempo de tu equipo.

Aquí es donde entra en juego el diagrama de Pareto, una herramienta gráfica que te ayuda a priorizar los problemas que más impacto tienen en tus resultados.

El diagrama se compone de varios elementos.

Porcentajes acumulativos

Esta métrica indica cuánto mejora un problema al aplicar la solución a la causa.

En nuestro caso, lo primero que debes hacer es clasificar las quejas en categorías:

• • Precio elevado: 30 quejas.
  • Paquetes dañados: 25 quejas.
  • Retrasos en las entregas: 15 quejas.
  • Errores en el despacho: 10 quejas.
  • Producto no cumple expectativas: 5 quejas.

Sumas el total de quejas: 85.

Ahora, calculas el porcentaje de cada categoría sobre el total:

• Precio elevado: (30 / 85) × 100 = 35.29 %.
• Paquetes dañados: (25 / 85) × 100 = 29.41 %.
• Retrasos en las entregas: (15 / 85) × 100 = 17.65 %.
• Errores en el despacho: (10 / 85) × 100 = 11.76 %.
• Producto no cumple expectativas: (5 / 85) × 100 = 5.88 %.

Luego, sumas los porcentajes de forma acumulativa:

• Precio elevado: 35.29 %.
• Paquetes dañados: 35.29 % + 29.41 % = 64.70 %.
• Retrasos en las entregas: 64.70 % + 17.65 % = 82.35 %.
• Errores en el despacho: 82.35 % + 11.76 % = 94.11 %.
• Producto no cumple expectativas: 94.11 % + 5.88 % = 100 %.

Estos porcentajes acumulativos te muestran que al abordar las tres primeras categorías resolverás más del 80 % del problema.

Línea ascendente

La línea ascendente del diagrama conecta los valores de los porcentajes acumulativos.

Esta línea es clave porque te muestra visualmente cómo cada categoría contribuye al problema total.

En nuestro ejemplo, la línea asciende rápidamente en las primeras categorías (precio elevado, paquetes dañados y retrasos), lo que confirma que estas son las áreas que debes priorizar para obtener el mayor impacto.

Eje vertical

El eje vertical representa la magnitud de cada categoría. En este caso, usamos la frecuencia de las quejas (número de incidencias).

Por ejemplo:

• 30 quejas en «precio elevado».
• 25 quejas en «paquetes dañados».

Cuanto más alta sea la barra en el gráfico, mayor será la relevancia de esa categoría.

Eje horizontal

En el eje horizontal se listan las categorías analizadas, organizadas de mayor a menor importancia.

Esto significa que las categorías con mayor frecuencia aparecen a la izquierda, y las menos significativas, a la derecha.

En nuestro ejemplo, el eje horizontal tendría el siguiente orden:

• Precio elevado
• Paquetes dañados
• Retrasos en las entregas
• Errores en el despacho
• Producto no cumple expectativas

Este orden descendente permite identificar rápidamente las prioridades.

Barras

Las barras del gráfico representan la frecuencia de cada categoría.

Están ordenadas de izquierda a derecha según su importancia.

En el ejemplo, la barra más alta corresponde a «precio elevado» con 30 quejas, y la más baja a «producto no cumple expectativas» con 5 quejas.

Las barras te ofrecen una visión clara y directa de los datos, facilitando la interpretación de los problemas más relevantes.

¿Cómo hacer un diagrama de Pareto paso a paso?

Ya llegamos a la parte práctica: vamos a construir un diagrama de Pareto siguiendo con el ejemplo de las quejas.

1. Elige las tareas a analizar

El primer paso es identificar el problema que afecta tus resultados. En este caso, son las quejas de los clientes.

El objetivo es determinar qué aspectos generan mayor insatisfacción para concentrar tus esfuerzos en solucionarlos.

2. Crea grupos de datos

Agrupamos las quejas en categorías:

• Precio elevado: 30 quejas
• Paquetes dañados: 25 quejas
• Retrasos en las entregas: 15 quejas
• Errores en el despacho: 10 quejas
• Producto no cumple expectativas: 5 quejas

El total de quejas es 85, lo que te permitirá calcular porcentajes y priorizar.

Este agrupamiento se representará luego en el eje horizontal del diagrama, ordenado de mayor a menor impacto.

3. Calcula la frecuencia acumulada

Reordena las categorías de mayor a menor frecuencia:

• Precio elevado: 30
• Paquetes dañados: 25
• Retrasos en las entregas: 15
• Errores en el despacho: 10
• Producto no cumple expectativas: 5

Ahora, calcula la frecuencia acumulada. Suma cada frecuencia con la anterior:

• Precio elevado: 30
• Paquetes dañados: 30 + 25 = 55
• Retrasos en las entregas: 55 + 15 = 70
• Errores en el despacho: 70 + 10 = 80
• Producto no cumple expectativas: 80 + 5 = 85

Esta frecuencia acumulada se mostrará como una línea ascendente en el gráfico.

4. Calcula el porcentaje por categoría

El siguiente paso es calcular el porcentaje de cada categoría respecto al total.

Usa la fórmula:

(Frecuencia de la categoría / Total de incidencias) × 100

Precio elevado: (30 / 85) × 100 = 35.29 %

Paquetes dañados: (25 / 85) × 100 = 29.41 %

Retrasos en las entregas: (15 / 85) × 100 = 17.65 %

Errores en el despacho: (10 / 85) × 100 = 11.76 %

Producto no cumple expectativas: (5 / 85) × 100 = 5.88 %

5. Calcula el porcentaje acumulado

Suma los porcentajes de forma progresiva para obtener el porcentaje acumulado:

• Precio elevado: 35.29 %
• Paquetes dañados: 35.29 % + 29.41 % = 64.70 %
• Retrasos en las entregas: 64.70 % + 17.65 % = 82.35 %
• Errores en el despacho: 82.35 % + 11.76 % = 94.11 %
• Producto no cumple expectativas: 94.11 % + 5.88 % = 100 %

6. Diseña el diagrama

Con los datos calculados, crea el gráfico.

• Eje vertical: representa la magnitud de las quejas (frecuencia o número de incidencias).
• Eje horizontal: enumera las categorías analizadas, ordenadas de mayor a menor importancia.
• Barras: representan las frecuencias de cada categoría.
• Línea ascendente: conecta los porcentajes acumulados para mostrar el impacto progresivo de las categorías.

El diagrama final te permitirá identificar visualmente las categorías más críticas, resaltando el punto de inflexión en el 80 %.

7. Interpreta

En este ejemplo, el 80 % de las quejas se deben a las categorías «precio elevado», «paquetes dañados» y «retrasos en las entregas».

Por lo tanto, estas son las áreas que requieren tu atención inmediata para mejorar la satisfacción de tus clientes.

Conclusión

El diagrama de Pareto es una herramienta que te permitirá gestionar mejor cualquier problemática y optimizar los procesos productivos de una organización. Gracias a esta gráfica podrás entender de manera más visual el impacto de las estrategias.

El proceso para crear este diagrama es sencillo, lo más complicado es recopilar los datos, pero su utilidad para la gestión es innegable.

Por eso, vale la pena dominar esta herramienta y empezar a implementarla cuanto antes.

Te leo en los comentarios.