Aprende a separar tus finanzas personales de las de tu negocio ¡Guía para dummies!

Guía para separar tus finanzas personales de las de tu negocio

Gestionar cada mes tus finanzas personales e intentar ser capaz de separarlas de las cuentas de tu actividad comercial, si tienes un negocio o eres un profesional freelance, seguro que será todo un desafío para ti.

¿Este es tu caso? Porque de ser así, al igual que me ocurre en ocasiones a mí, es posible que no lo estés haciendo del todo bien, ¿verdad?

A menudo la tentación de tomar el dinero de nuestro negocio para hacer frente a gastos imprevistos de nuestro día a día, es más que frecuente y se puede llegar a convertir en una muy mala rutina que afecte negativamente a toda nuestra administración y finanzas.

Una mala gestión puede desembocar en que no seamos capaces de tener nuestras finanzas personales o cuentas bien organizadas ni sepamos qué dinero corresponde a nuestro negocio y cuál a nuestra vida personal.

En definitiva, llegados a este punto, hay algo que tienes que tener muy claro:

¡Necesitas ya mismo separar tus finanzas personales de las profesionales!

Solo poniendo un poco de orden en tus cuentas podrás organizarte mejor, tener más controlados tanto tus gastos como ingresos y, en definitiva, gestionar mejor tu vida economica en el corto y largo plazo.

Entonces, tratando de facilitarte un poco las cosas y para ayudarte a organizarte mejor, en este 103º post invitado, cuento con la colaboración de Ramón Camero para hablarnos más a fondo sobre este interesante tema.

Ramón nos ha escrito una estupenda guía para dummies, repleta de consejos que podrás aplicar y que seguro te ayudarán a llevar mejor tus cuentas financieras.


Cómo separar tus finanzas personales de las de tu negocio

¿Cómo separar tus finanzas personales de las de tu negocio y por qué?

Cada día somos más y más los que aspiramos a vivir de un proyecto propio que nos apasione.

Sin embargo, y antes de embarcarnos en este proyecto, deberíamos tener muy en cuenta que si no aprendemos a manejar adecuadamente nuestras finanzas personales el sueño puede fácilmente convertirse en una pesadilla.

Si eres de los que creía que solo bastaba con encontrar un nicho de mercado y ofrecer algo valioso, te equivocas: esa es solo una cara de la moneda.

Para que verdaderamente puedas vivir (bien) de un emprendimiento personal, es fundamental que antes aprendas a separar tus finanzas domésticas de las de tu negocio, y que además las gestiones de manera ordenada, y esta es la razón de ser del post de hoy.

¿Por qué te hablo de esto?

En la actualidad tengo 35 años y hace más de 10 años que, paralelamente a mi carrera en el mundo corporativo, monté un negocio por primera vez y desde entonces no he parado de buscar mi libertad económica.

A lo largo de todo este tiempo, experimenté algunos éxitos pero también dolorosos fracasos.

De estos fracasos aprendí que es tan importante crear y vender soluciones valiosas, como gestionar adecuadamente el dinero que la actividad de ese negocio va generando.

Gracias a una gestión consciente de mis finanzas personales y a un verdadero enfoque en lo que considero importante, hace algunos meses pude dejar mi trabajo dependiente y dedicarme a mis propios proyectos.

Hoy, mi esposa, mi hijo de 2 años y yo vivimos en libertad, como siempre habíamos querido.

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Vamos a lo primero:

¿Qué son las finanzas personales?

Las finanzas forman parte de la rama de la economía que comprende todo lo relacionado a la administración del dinero. Se encargan tanto de la generación de los ingresos como de la gestión de los mismos.

Las finanzas personales, a su vez, son aquellas que involucran a un individuo o familia, mientras que las finanzas de un negocio incluyen la gestión de los recursos económicos de una entidad jurídica.

Hay una máxima en este mundo que vale la pena rescatar, y dice así:

Ganar dinero es importante. Manejarlo de forma tal que beneficie a nuestros intereses, es fundamental.

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¿Por qué necesitas separar tus finanzas personales de las de tu negocio?


Desde mi punto de vista, existen 3 razones fundamentales para hacerlo:

► Razón #1: Claridad en los números de tu negocio

Muy pronto en tu negocio -tal vez, incluso antes de tus primeros ingresos- empezarás a incurrir en costos, algunos fijos y otros variables.

Es justo por eso que necesitarás saber cuál es el nivel de ventas con el que alcanzar un punto de equilibrio y, a partir de ahí, tu rentabilidad mínima aceptable.

Y permíteme insistir:

Sólo manteniendo las cuentas de tu empresa separadas de tus finanzas familiares podrás tener claridad en estos números.

Si te acostumbras a cubrir costos de tu proyecto con dinero personal, nunca sabrás cuál es su verdadera rentabilidad (si es que la hay).

Por otro lado, si utilizas el dinero de tu negocio como si fuera personal, estarás afectando negativamente a su flujo de efectivo.

Si no conoces claramente cuánto dinero ingresa y cuánto egresa tu empresa, te resultará imposible tanto la gestión profesional, como la planificación del crecimiento y la optimización de costos.

Y aún así, tal vez sobrevivas, pero no obtendrás mucho más que eso.

 

► Razón #2: Orden en tus finanzas personales

La mayoría de personas que conozco tiene problemas para organizar su economía personal. Incluso a quienes trabajan por cuenta ajena y reciben un sueldo una vez al mes les cuesta administrar el dinero de forma ordenada.

Imagínate lo que sucedería con estas personas si les añades la complejidad de recibir múltiples pagos al mes a causa de ser dueños de una pequeña empresa: o peor aún, si empiezan a manejar ese dinero de forma indistinta para gastos personales y de negocio.

Lamentablemente, no tardará en llegar el día en que se encuentren decidiendo qué hacer con el dinero que llevan en el bolsillo, si pagar la escuela de los hijos, ir al supermercado o adquirir más mercadería.

Sólo una cosa es cierta:

Pocas cosas destruyen tanto el espíritu de un emprendedor como los problemas de dinero.

► Razón #3: Facilidad en el pago de impuestos

Sin importar cuál sea el país en el que pagues tus tributos, existe una regla: los ingresos de distintas fuentes tienen distintas condiciones arancelarias y, de hecho, en muchos lugares existen ciertos beneficios fiscales para pequeños negocios en crecimiento.

Y aquí va una tercera verdad:

Solo podrás aprovechar algunos de estos beneficios si mantienes tus cuentas separadas y tus finanzas en orden.

Bien. Una vez revisada la importancia del por qué deberías mantener vigiladas tus finanzas, nos toca clarificar el cómo hacerlo.

¡Vamos a verlo!

5 Pasos para separar exitosamente tus finanzas personales de las de tu negocio


5 Pasos para separar exitosamente tus finanzas personales de las de tu negocio

Alcanzar un completo control de nuestra economía es una quimera, y más en un mundo en constante cambio.

Para la mayoría de personas esta frase se aplica perfectamente a todo lo que tiene que ver con el manejo de sus cuentas financieras.

Aunque sepamos cuáles son los beneficios de mantener esta separación, hay que ser honestos: en algunas ocasiones resulta muy difícil de hacer.

Por esta razón, hoy quiero compartir contigo una guía de 5 pasos que te ayudará a mantener las cuentas separadas, colaborando así a que tu emprendimiento se profesionalice y crezca.

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1º – Primer paso: Identifica tus gastos personales y los de tu negocio

El primer paso para separar tus finanzas en casa de las de tu negocio es reconocer tus gastos.

Para ello, tómate el tiempo suficiente (a fin de no dejarte nada en el tintero), y haz lo siguiente:

  • Anota en una hoja todos tus gastos.
  • Identifícalos uno a uno: ¿es personal o corresponde a tu negocio?
  • Indica el monto y la frecuencia de pago (por ejemplo: 100€ cada tres meses).
  • En cada caso, calcula el monto total a pagar por año.
  • Finalmente, lleva el total anual a una cantidad mensual (es decir, saca un promedio).

El objetivo final de este ejercicio es que, independientemente de la frecuencia de tus pagos, puedas llevar una cuenta mensual de tu costo de vida y de negocio

Para que el proceso quede claro, veamos algunos ejemplos:

► Ejemplo 1: Pago de Seguro de Vida

  • Categoría: Personal
  • Monto y frecuencia: 250€ Trimestral (es decir, 4 pagos al año).
  • El monto Anualizado: 1.000€ ( 250 x 4 pagos = 1.000€).
  • Monto mensual: 83.3€ ( 1.000/12 = 83.3€ ).

► Ejemplo 2: Pago de Servicio de Email Marketing

  • Categoría: Negocio
  • Monto y frecuencia: 50€ Mensual (12 pagos al año).
  • El monto Anualizado: 600€ ( 50 x 12 pagos = 600€).
  • Monto mensual: 50€ ( 600/12 = 50€).

► Ejemplo 3: Hosting de Sitio Web

  • Categoría: Negocio
  • Monto y frecuencia: 120€ Anual (1 pago por año).
  • El monto Anualizado: 120€ ( 120€ x 1 pago = 120€).
  • Monto mensual: 10€ ( 120€/ 12 = 10€).

Este ejercicio, además de ayudarte a visualizar tus gastos, te permitirá evaluar si puedes reducir, optimizar e incluso eliminar algunos.

2º – Segundo paso: Elabora un sistema simple que te permita controlar tus ingresos

Antes de desarrollar este paso es necesaria una aclaración: no es lo mismo registrar los gastos que controlarlos.

Registrar implica llevar una cuenta del dinero que sale de tu bolsillo, para hacerlo existen decenas de apps disponibles en el mercado (aunque yo no utilizo ninguna).

Controlar, en contraste, es ponerte al mando de tu economía:

Es decidir cómo, cuándo y en qué utilizas tu dinero en lugar de estar contando los días que faltan para el próximo pago.

Por supuesto, el hecho de controlar es una tarea mucho más beneficiosa, aunque implica también una mayor complejidad.

Una vez conozcas al detalle tus gastos y hayas separado los personales y los de tu negocio, lo que necesitas es un sistema que te ayude a distribuir tus ingresos.

En estos tiempos de exceso de información y herramientas sofisticadas, muchas personas pierden aquello que les da orden: la simplicidad.

Si tu negocio apenas está empezando y tú eres la persona responsable de las finanzas, ponte las cosas fáciles.

Mi sugerencia es que, en una hoja de cálculo, registres tus ingresos mensuales y los costos que calculaste en el paso anterior. Para ello, al inicio de cada mes siéntate a repartir el dinero de acuerdo con lo previsto.

Y recuerda: ten siempre por separado una para tus finanzas personales y otra para las de tu negocio.

3º – Tercer paso: Abre cuentas bancarias separadas (y utilízalas correctamente)

Siguiendo este paso podrás visualizar claramente el flujo de efectivo y saber cuál es tu realidad financiera, y conocer cuánto dinero entra y cuánto sale en tu negocio te permite tener el control, en cuenta de estar a la deriva.

No subvenciones tu negocio con tu economía personal. Hazlo autosustentable lo antes posible.

4º – Cuarto paso: Asígnate un sueldo

Para que no necesites utilizar el dinero de tu negocio como si fuese tuyo, debes tener un sueldo. Inclúyelo dentro de la estructura de costos.

Cuando tu proyecto propio se convierte en tu fuente principal de ingresos, tu sueldo te debe permitir sostener el estilo de vida que hayas definido, y llegados a este punto quizás te estés preguntando:

¿Cuánto debería cobrar?

Esta es una decisión personal y dependerá de varios factores: de la fase en la que se encuentre tu emprendimiento, de tu costo de vida y de si cuentas con otros ingresos o dependes exclusivamente de tu negocio (entre otros muchos más).

En cualquier caso, ten en cuenta que mientras más alto sea tu sueldo, mayor será tu estructura de costos fijos… y por lo tanto necesitarás un mayor volumen de ventas para ser rentable.

Una vez que te hayas asignado un sueldo determinado, cóbralo a fin de mes, y adminístralo como si trabajaras por cuenta ajena.

5º – Quinto paso: Encuentra el punto de equilibrio de tu negocio

Una vez definida tu estructura de costos, te resultará muy sencillo determinar cuál es tu nivel mínimo de ventas para ser sostenible.

Saber cuál es tu punto de equilibrio te dará enfoque en un primer objetivo: Cubrir costos (incluido tu sueldo).

A partir de ahí, al límite lo pones tú.

Según mi experiencia, el dueño de un negocio debería ser siempre consciente de los costos en los que incurre, sobre todo en la fase inicial.

Y no debería nunca olvidar que los negocios se hacen rentables desde el volumen de ventas, pero también desde el control de costos y manejo eficiente de recursos.

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 Algunas claves adicionales que facilitan nuestra administración y finanzas


Algunas claves más para tus finanzas

Todos sabemos muy bien que el camino del emprendimiento suele ser incierto, y que por mucho que nos preparemos, siempre aparecerán obstáculos e imprevistos.

Por suerte, hay soluciones para todo, y la forma en que manejemos nuestras finanzas personales en esos momentos, puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso.

No las descuidemos.

A continuación, quisiera compartir contigo algunas decisiones que en su momento tuve que tomar relacionadas al manejo del dinero, y que me ayudaron a pasar de empleado a emprendedor sin morir en el intento.

► Simplifica tu vida

Antes que nada, haz un ejercicio de consciencia y pregúntate lo siguiente: ¿necesitas todo aquello en lo que gastas actualmente?
Seguramente, no.

Mi consejo: quédate siempre con lo esencial, con aquello que verdaderamente te aporta, y descarta el resto.

Adopta un estilo de vida minimalista: reducirás costos y vivirás mejor.

► Cancela tus deudas

Las deudas afectan a tu flujo de efectivo: al dinero que destinas a su pago mensual es dinero que dejas de ganar.

¿Cuánto de tu ingreso se liberaría si es que no tuvieras que pagar al banco las cuotas del auto, de la tarjeta de crédito o de las compras de la navidad pasada?

Mi recomendación es la de eliminar las deudas de consumo antes de renunciar a un trabajo dependiente.

Si te es imposible, no te preocupes: prepara un cronograma acelerado de pago de deudas. Ahorrarás muchos intereses, liberarás flujo de efectivo y ta habrás sacado un peso de encima.

► Ten un colchón de emergencia

Por una cuestión de tranquilidad y paz mental, crea un colchón de emergencia. Y es que nadie sabe, exactamente, cuánto tiempo le tomará hacer rentable su empresa.

Tener un dinero disponible para cualquier eventualidad propia del emprendimiento es una gran idea, y te dará la tranquilidad que necesitas para trabajar con enfoque.

Tan pronto hayas cancelado tus deudas, centra tus esfuerzos en crear este fondo de seguridad. Algún día te lo agradecerás.

► Ten ahorros para tu futuro

Toda persona que genera ingresos debería también cultivar el hábito de ahorrar. Esto resulta fundamental para la salud de tus cuentas personales.

Siempre es bueno (y aconsejable) que, adicionalmente a tu “colchón de emergencia”, tengas unos ahorros.

► Genera otras fuentes de ingresos

A una parte de ese ahorro deberías destinarlo a la creación de otras fuentes de ingresos (que sean, de preferencia, pasivos).

Estos ingresos cubrirán parte de tus costos de vida o… mejor aún: se acumularán para incrementar tu patrimonio.

► Cuadra cuentas una vez al mes

Incluso si eres ordenado, esto de separar las finanzas personales de las de negocio puede llegar a ser una tarea algo densa.

Aún así, una vez al mes cierra cuentas y planifica los siguientes 30 días, donde el cuadre sea semanal y el seguimiento diario.

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Para ir cerrando, algunas unas reflexiones

Al inicio de este post te conté que este camino de 10 años de emprendimiento tuvo éxitos y fracasos. Lo que no dije es que, en algún momento, estuve muy cerca de la quiebra.

Pero “como lo que no te mata te hace más fuerte”, aquella situación (tan dura como enriquecedora) me enseñó una gran lección:

La abundancia no consiste en comprar mucho de todo, sino en tener lo suficiente de aquello que es importante

Personalmente, hoy me siento en abundancia porque tengo:

  • Suficiente tiempo para mi familia y las personas que quiero
  • Suficiente libertad para decidir cuándo trabajo y cuándo no
  • Suficientes posibilidades económicas para vivir haciendo lo que realmente me apasiona.

Para conseguir todo esto, es importante generar ingresos, pero más importante aún es manejarlos adecuadamente.

Eso es poner tus finanzas personales al servicio de tus objetivos de vida, y no al revés.

El hecho de que hayas llegado hasta aquí demuestra que tienes un serio interés por mantener saludables tus cuentas.

Imagen de portada (dinero) Freepik

Ytú, ¿cómo consigues gestionar tus finanzas personales al margen de las de tu negocio?

Si tienes alguna pregunta o aporte que hacer respecto al modo en que tú logras gestionar las finanzas de tu negocio al margen de las personales, me dará mucho gusto leerte y responderte en los comentarios.

Y si piensas que alguien se puede beneficiar de este artículo ¡no dudes en compartirlo!

Ayudo a personas a dejar trabajos que no las llenan para emprender proyectos acordes a sus propios valores. Les enseño a organizar su economía y a eliminar la dependencia al sueldo “seguro”.
Hay 11 comentarios
  • Andres Kloster
    Responder

    Hola!
    Este artículo pareciera que está escrito para mi.
    Sé que debo empezar a separar cuentas y asignarme un sueldo.
    Pero estoy buscando alguna app que me permita llevar la contabilidad de mi empresa (la contabilidad personal la tengo ya bastante ordenada), el problema es que no encuentro ninguna que me convenza.
    Y no quiero arrancar con una y luego migrar, con todos los problemas de adaptación que eso implica. ¿Alguna recomendación?

    Saludos!

    • El Blog de Jose Facchin
      Responder

      Hola Andrés, nos alegra saber que te has sentido identificado con el post. No sabríamos recomendarte alguna app, pero seguro que alguien más se anima en comentarios y nos recomienda alguna.

  • Pablo.
    Responder

    Separar las finanzas es absolutamente imprescindible, o si mas no separar el iva de todo lo que uno cobre. Aunque desgraciadamente a veces nos encontramos con con situaciones que nos descuajeringan la estructura. Es en estos momentos en los que hay que ir con muchísimo cuidado ya que puedes empezar a hacer bola…
    Tenía pensado hacer un post parecido a este, pero vaya, el tuyo me ha parecido de lo más acertado!
    Un saludo!!

    • El Blog de Jose Facchin
      Responder

      Gracias Pablo, sí, de esa misma opinión somos nosotros, hay que ir con mucho cuidado y ser lo más organizados posible. Saludos.

    • Ramón
      Responder

      Hola, Pablo! Efectivamente, lo relacionado al IVA es todo un tema aparte, que debe llevarse bien desde el inicio!

  • ELIZABETH GAMEZ MARTINEZ
    Responder

    HOLA
    LA ADMINISTRACIÓN DE NUESTRAS CUENTAS FINANCIERAS YA SEA DEL HOGAR Y DEL NEGOCIO NOS AYUDAN A MANTENERNOS EN EQUILIBRIO Y SUPERACIÓN.

    • El Blog de Jose Facchin
      Responder

      Así es Elizabeth, te mandamos un saludo.

    • Ramón
      Responder

      Hola, Elizabeth! Tienes toda la razón. Como emprendedores que somos, ese equilibrio y tranquilidad resultan fundamentales para seguir creando, ¿verdad?

  • Helpy Goris
    Responder

    Excelente escrito.

    Para mi ha sido bastante difícil lograrlo, pero definitivamente la mejor manera de hacerlo es asignandote un sueldo y mantener por separado los gastos de cada cosa.

    Con tu sueldo cubre todos tus gastos personales, si ese sueldo no te alcanza, busca otra fuente de ingresos, pero no cargues con gastos fijos tu empresa, en principio esto será difícil, pero a la larga rendirá sus frutos.

    • El Blog de Jose Facchin
      Responder

      Sí, creemos también que es una muy buena forma de mantener a raya tus gastos. Saludos.

    • Ramón
      Responder

      Hola!

      De acuerdo! Separar cuentas, administrarlas con orden y mantenerlo simple.

      Gracias por el comentario.

      Saludos!

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