¿Qué es el método Pomodoro y cómo esta técnica puede ayudarte a ser más productivo?

Si eres de las personas que pierden la concentración o se distraen fácilmente, es probable que tu productividad en el trabajo se haya visto afectada en más de una ocasión. Por suerte, existen técnicas para gestionar el tiempo de forma adecuada, y una de mis favoritas es el método Pomodoro.

Con esta sencilla técnica tu eficiencia, creatividad y capacidad de concentración se van a multiplicar. Así que quédate conmigo porque voy a contarte en qué consiste exactamente este método de gestión y cómo implementarlo en tu día a día.

De hecho, puedes ponerlo en práctica inmediatamente después de leer este artículo.

¿Qué es el método Pomodoro?

El Método Pomodoro es una técnica orientada a mejorar la gestión del tiempo en el ámbito laboral o académico. Consiste en usar un cronómetro para establecer intervalos de tiempo, con 25 minutos de actividad (conocidos como pomodoros), seguidos de 5 minutos de descanso.

Una vez que se cumplen cuatro intervalos de tiempo consecutivos, corresponde un tiempo de descanso más largo, generalmente de 15 a 30 minutos. Luego reiniciamos el proceso hasta completar las tareas pendientes.

La técnica fue creada a finales de los años 80 por el ingeniero informático italiano Francesco Cirillo, quien por entonces era estudiante universitario y tenía dificultades para mantener la concentración y completar sus tareas de forma eficiente.

En un intento por mantener el enfoque, decidió intercalar periodos de máxima concentración con breves rondas de descanso.

Como dato curioso, Cirillo utilizó un cronómetro de cocina con forma de tomate para poner en práctica su técnica. Pomodoro significa tomate en italiano. De ahí, el nombre del método.

Las claves de la técnica Pomodoro

Si bien la técnica tiene una mecánica bastante sencilla y se puede aplicar en cualquier área, recuerda que ha sido pensado para concentrarnos en una sola tarea o actividad durante cada intervalo de tiempo.

• Haz una lista de todas tus tareas.
• Prioriza por importancia y urgencia.
• Divide tu trabajo en tareas pequeñas a realizar en estos bloques de tiempo.
• La tarea ha de ser simple para que puedas concentrarte únicamente en ella.
• Los periodos de actividad y descanso pueden tener una duración distinta a la original, según las necesidades de cada trabajador.

Procesos del método Pomodoro

Una de las principales características de este método es que es escalable. Eso significa que se puede ir implementando de forma gradual para mejorar la productividad tanto a nivel personal como de equipo.

Por tanto, podemos dividir la técnica Pomodoro en varios procesos. Veamos cuáles son:

Proceso interno

En este primer proceso, el objetivo es empezar a familiarizarnos con la técnica.

Nos enfocaremos en desarrollar una relación efectiva con el tiempo, encontrando un equilibrio entre la actividad y el descanso.

Es una etapa ideal para que empieces a ajustar tus hábitos para lograr una mayor productividad.

Proceso central

El proceso central consiste en realizar tus tareas para lograr tus objetivos con menos esfuerzo.

En esta fase, procuramos seguir las premisas del método, minimizando las distracciones para ser más eficientes.

Proceso diario

Es aquí donde la técnica pasa de ser esporádico a convertirse en una rutina diaria, a fin de cumplir una mayor cantidad de objetivos.

Al emplear el método Pomodoro a lo largo del día, lograrás un flujo laboral más constante, con un menor riesgo de agotamiento.

Proceso semanal

Cumplir con el proceso anterior de forma disciplinada te llevará a desarrollar una rutina semanal basada en la técnica Pomodoro.

Aquí ya puedes planificar tareas con anticipación y asignar Pomodoros a cada una, para una gestión del tiempo mucho más óptima.

Proceso del equipo

Consiste en adaptar el método Pomodoro a un entorno grupal, para mejorar la productividad de todo el equipo de trabajo.

Aquí podemos establecer objetivos compartidos y trabajar de forma sincronizada, realizando ajustes cada vez que sea necesario.

Para poner el broche de oro a la eficiencia puedes recurrir a alguna herramienta de gestión de proyectos.

¿Cómo funciona la técnica Pomodoro paso a paso?

Ahora que tienes claro qué es el método Pomodoro, veremos cómo funciona la técnica paso a paso.

Si bien existe un libro de 130 páginas que explica el proceso con lujo de detalles, en esta pequeña guía rescatamos los puntos más importantes (algunos ya te los he avanzado):

Paso 1: crea una lista de tareas en orden de importancia

Antes de comenzar, haz una lista con todas las tareas que tengas pendientes en el día y ordénalas en orden de importancia.

Elige en base a tu criterio con qué actividad vas a comenzar.

Procura neutralizar los posibles elementos distractores a tu alrededor.

Ello implica ubicarte en una zona libre de ruido, colocar tu móvil en modo silencio o pedir a tus compañeros que eviten interrumpirte.

Paso 2: ajusta tu cronómetro para que marque 25 minutos

Toma un temporizador o cronómetro para programar tus primeros 25 minutos de actividad.

No es necesario que utilices un dispositivo físico y tampoco tu móvil (en parte porque puede generar distracciones).

Existen aplicaciones optimizadas con el método Pomodoro que puedes aplicar fácilmente desde tu propio navegador. Más adelante en este artículo te dejo algunas de estas herramientas.

Paso 3: cumple el primer intervalo sin distraerte

Llegó el momento de enfocarte en tu trabajo al 100% durante 25 minutos.

Este puede ser un verdadero reto si eres mucho de procrastinar, por lo que se requiere de mucho compromiso.

Durante tu sesión no puedes revisar el WhatsApp, ver los resultados del fútbol, elegir canciones, entrar en las redes sociales (una perdición en toda regla) o ir a la cocina por una bebida. Recuerda que tendrás períodos de descanso para hacer esas cosas.

Ten en cuenta que el Pomodoro no puede ser interrumpido.

Si llegara a presentarse algún imprevisto, el método se cancela para reiniciarse en otro momento. Y si culminas con la tarea asignada antes de tiempo, usa los minutos restantes para “sobreaprender” o mejorar tus conocimientos acerca de esa actividad.

Paso 4: toma tus primeros 5 minutos de descanso

Cuando suene el temporizador, registra tu primer Pomodoro como completado y disfruta de cinco minutos de descanso.

Este pequeño periodo debe servir para que te sientas una persona renovada y lista para reanudar tus labores.

Te aconsejamos que “cambies de aire” en tus momentos de descanso.

Eso significa que, si trabajas frente a un ordenador, aproveches las pausas para alejarte del escritorio y realizar alguna tarea que requiera actividad física. Puedes aprovechar para hacer unos estiramientos, por ejemplo.

Paso 5: repite el proceso hasta completar 4 Pomodoros

Continúa el proceso repitiendo los pasos anteriores hasta completar cuatro Pomodoros.

Te aconsejo que, si tienes tareas complejas, las dividas en actividades que te resulten más manejables.

De esa forma, tendrás una mejor idea de la cantidad de Pomodoros que necesitas y obtendrás una sensación muy positiva cada vez que suene la alarma.

Paso 6: toma un descanso más largo

Al finalizar la cuarta sesión de trabajo, eres libre de tomar un descanso más largo.

No tiene una duración determinada, pero por lo general es de 15 a 30 minutos. Aprovecha este espacio de tiempo para despejar la mente y recargar energías.

Paso 7: empieza otra vez

Tras haber cumplido el ciclo establecido, empieza desde el paso 1 nuevamente hasta culminar con todas tus tareas pendientes.

Verás que cada vez te resultará más fácil seguir el método, y llegará un momento en que lo dominarás por completo.

Si sientes que el método Pomodoro es útil pero no terminas de acomodarte a los intervalos de tiempo, puedes realizar los ajustes que creas convenientes de acuerdo a tus necesidades. El punto central es combinar períodos de máxima concentración con momentos de descanso.

Ventajas e inconvenientes de usar el método Pomodoro

Emplear el método Pomodoro tiene múltiples ventajas, que contrastan con algunos puntos en contra. Es importante conocer estas características, para que tengas claro si realmente es una buena alternativa para ti.

Beneficios de la técnica Pomodoro

Esta técnica ofrece varios beneficios que pueden mejorar la productividad y la eficiencia en el trabajo o estudio.

Ayuda a mantener la concentración

La estrategia de dividir el trabajo en intervalos de actividad y breves descansos logrará que aumentes tu nivel de concentración y reduzcas al mínimo las distracciones.

En consecuencia, lograrás aumentar tu productividad de forma notoria, reducir la fatiga mental y el estrés. Este es su principal beneficio del método Pomodoro.

Es fácil de implementar

Prácticamente cualquier persona puede hacer uso del método Pomodoro, ya que sus principios son bastante sencillos y el único material requerido es un cronómetro.

Por tanto, no hace falta tener experiencia en técnicas de gestión de tiempo para ponerlo en práctica.

Se adapta a cualquier proyecto

Gracias a su mecánica sencilla, la técnica Pomodoro es compatible con cualquier entorno de trabajo o de estudio, sin importar lo complejo que sea.

Permite gestionar mejor el trabajo pesado

Los intervalos de 25 minutos del método Pomodoro te ayudarán a dividir los proyectos grandes en tareas más pequeñas.

De ese modo, lo que podría parecer un trabajo pesado te resultará más digerible y menos estresante.

Mejora la gestión del tiempo

Al utilizar esta técnica se toma conciencia del tiempo y se aprende a estimar mejor cuánto se tarda en completar diferentes tareas.

Organización y planificación óptima

Este método fomenta una mejor organización y priorización de las tareas. Además, al estar más concetrado, se cometen menos errores, mejorando la calidad del trabajo realizado.

Potencia tu creatividad

Los periodos de descanso te ayudarán a relajar la mente, generando las condiciones perfectas para que las ideas fluyan con mayor claridad.

Recuerda que una mente despejada piensa mejor, y en este sentido, la técnica pomodoro va a ayudarte a potenciar tu creatividad.

Produce una sensación de logro

La productividad suele ir acompañada de la motivación. A través de la técnica Pomodoro, tendrás mejores indicadores sobre los avances que vas logrando, generando así una sensación de logro.

Ello hará que tu compromiso con el trabajo aumente y tus resultados sean aún mejores.

Inconvenientes del método Pomodoro

Aunque no hay duda de sus beneficios, esta técnica no siempre encaja con todo el mundo:

Requiere disciplina

Implementar el método Pomodoro es fácil, siempre y cuando seas disciplinado.

Se dice fácil, pero son muchas las personas a las que les cuesta organizarse, por lo que seguir la técnica al pie de la letra podría resultarles más complicado.

Poco adaptable a tareas pequeñas

Si terminas con una de tus tareas antes de cumplir los 25 minutos, tal vez no tengas claro si pasar a lo siguiente o perfeccionar lo que ya hiciste.

En esos casos, el intervalo de tiempo podría generar cierta desorientación, ya que el método está concebido para jornadas de trabajo más extensas.

Puede cortar la inspiración

La mente funciona de manera distinta en cada persona.

Hay quienes necesitan más tiempo para inspirarse, y si ese momento de fluidez llega justo antes de la pausa de 5 minutos, puede que prefieran seguir trabajando.

No es compatible con ciertas actividades

Si tu trabajo implica hacer múltiples actividades y no te permite tomar descansos libremente, tal vez no sea compatible con el método Pomodoro.

Por ejemplo, si trabajas atendiendo a clientes o debes coordinar con tu equipo de forma permanente, será más difícil adaptar los intervalos de tiempo.

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Las mejores herramientas y aplicaciones para implementar el método Pomodoro

No hace falta que tengas un dispositivo en forma de tomate para poner en práctica el método Pomodoro. Ni siquiera necesitas tu móvil. En la web existen múltiples aplicaciones fáciles de usar. Veamos algunas de ellas:

1. Pomofocus

Pomofocus es un temporizador personalizable con versiones para la web y móvil.

Su principal ventaja es que permite añadir tus tareas y guardarlas como plantillas. Cuenta con una versión premium con informes anuales y libre de anuncios.

2. Increaser

Increaser es una herramienta de gestión del tiempo gratuita y de interfaz agradable. Te permite administrar tus proyectos en un calendario y asignarles una duración específica.

Si bien es útil para emplear el método Pomodoro, también ofrece otras técnicas para aumentar la productividad.

3. Pomodoro Tracker

Si quieres una herramienta sencilla, la más recomendable es Pomodoro Tracker.

Ya tiene programados los intervalos de actividad y pausa, por lo que nada más necesitas entrar y presionar el botón de «inicio”.

Conclusión

El tiempo puede ser visto como un enemigo cuando tenemos trabajo pendiente, en especial, cuando hay que cumplir un plazo determinado.

Pero el método Pomodoro nos ayuda a que el reloj se convierta en nuestro aliado, ya que nuestra productividad, creatividad y salud física y mental mejorará considerablemente.

Y si bien se requiere de disciplina para ponerlo en práctica, siempre tenemos la oportunidad de volver a comenzar hasta dominarlo por completo. Eso sí, asegúrate antes de que la técnica encaja contigo.

¿Practicas el método pomodoro o prefieres trabajar a tu aire?

Te leo en los comentarios.