¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos? Los 10 mejores softwares

Gestionar tareas y equipos en una empresa requiere esfuerzo, constancia y una buena capacidad de organización. Por suerte, existen herramientas de gestión de proyectos que te van a facilitar el proceso de comunicación y coordinación interna, lo cual repercutirá de forma positiva en todos los ámbitos del negocio y en la calidad de tu servicio.

Si, además, sumamos el auge del teletrabajo, la necesidad de herramientas digitales y colaborativas es aún mayor y, podría decir, que hasta imprescindible.

Hoy quiero hablarte de estas herramientas de gestión. Veremos qué son y para qué puedes utilizarlas. También te mostraré una selección de las 10 más relevantes del mercado. Estoy convencido de que hay más de una que va a ayudarte.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos son software o aplicaciones digitales que ayudan a ejecutar los diferentes proyectos y tareas de una empresa, mejorando su control y eficiencia, además de poder hacer un seguimiento del proceso para analizar los resultados.

Gracias a estos software de gestión puedes mantener una buena comunicación con todos los miembros de tu equipo, transmitiendo la información de manera adecuada y manteniendo alta su motivación, al conocer el estado del mismo en todo momento.

El mercado nos ofrece muchas alternativas diferentes, y cada una de ellas te permite crear informes, listas, tareas y un sinfín de acciones prácticas.

Cuando tienes que coordinar el trabajo de diferentes equipos y clientes, el esfuerzo se multiplica y las necesidades de organización también.

Por ello, el uso de estos softwares simplifica y mejora la eficiencia de la dirección de tu negocio, ahorrando tiempo y optimizando los resultados. Este tipo de aplicaciones te facilitarán la ejecución de tu plan estratégico.

¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos y tareas para tu negocio?

A continuación, te muestro las tools mejor valoradas por muchos emprendedores digitales y empresas.

1º Notion, la herramienta de gestión de proyectos más aplaudida

Notion es, en 2021, una herramienta referente en la gestión de tareas debido a su gran capacidad de personalización para cubrir diferentes necesidades.

Empresas como Nike, IBM o Pixar, confían en esta aplicación para organizar su día a día.

Desde el lanzamiento de un producto, hasta la gestión de recursos humanos, pasando por tus tareas más personales, Notion te permite adaptar la organización a la naturaleza de tu proyecto mediante las siguientes características:

1. Puedes incluir gráficos, líneas de tiempo y tablas en tus diferentes espacios de trabajo.
2. ¿Necesitas hacer un briefing digital? Con Notion puedes ofrecer toda la información necesaria a tu equipo de trabajo en cada workspace.
3. Te permite compartir archivos, notas e imágenes, es decir, centralizar la información de tu proyecto.
4. Puedes integrar otras aplicaciones como Google Maps, Google Drive o incluso Spotify en Notion para trabajar.

Notion es gratis para uso personal, y las versiones de pago para profesionales y empresas van desde $4 al mes en adelante.

2º Wrike, la tool para gestionar equipos

En ocasiones, hablar con tu equipo de trabajo puede suponer un problema. Sobre todo cuando tienes que coordinar un número elevado de personas.

Wrike es una gran herramienta pensada para trabajar con equipos grandes, de más de 20 personas. Pero no se queda atrás en la gestión de proyectos personales o el trabajo del día a día. Estas son algunas de las características que hacen de Wrike un software útil para mejorar tu eficiencia como negocio y/o empresa:

1. Te da la posibilidad de integrar otras aplicaciones como Adobe, OneDrive, Slack, Salesforce y muchas más.
2. Te proporciona informes de datos en tiempo real.
3. Listas de tareas que te permiten administrar tus objetivos.
4. Cronologías visuales
5. Barra de progreso de proyectos

Tiene un plan gratuito para 5 usuarios. Los planes de pago son “Professional” y “Business” y tienen un precio de $9.80 y $24.80 al mes por usuario, respectivamente.

3º Bitrix24, productividad sin excusas

Esta herramienta se lanzó en 2012 con el propósito de aumentar la productividad dentro de los negocios. Más de 6 millones de empresas de todo el mundo la utilizan gracias a su efectividad en la organización junto con todos los parámetros que tiene en cuenta. Estas son algunas de las características que ofrece:

1. Seguimiento de entregables en tiempo real con informes avanzados.
2. Herramientas adicionales, como el diagrama de Gantt o el tablero Kanban, calendarios de proyectos y chats de empresa.
3. Almacenamiento y uso compartido de archivos.
4. Aplicación móvil.

Bitrix24 es gratuito para un número ilimitado de usuarios, e incluye 5 GB de almacenamiento Online.

Pero si la versión gratuita no cubre todas tus necesidades, cuentan con un plan de pago por $55 al mes. Es de las pocas herramientas de gestión de proyectos que no ofrecen un plan de pago por usuario, sino por empresa.

4º Trello, la herramienta de gestión de proyectos tres en uno: organización, sencillez y eficacia

Trello es una de las herramientas para la gestión de proyectos Online más conocidas hoy en día. Es gratuita, sencilla y muy visual a la hora de organizar tus tareas. Algunas de sus características que destacan y hacen de ella una tool muy eficaz son:

1. Notificaciones vía e-mail.
2. Interfaz simple y efectiva con movimientos simples de arrastrar y pegar tarjetas en el calendario de trabajo.
3. Posibilidad de adjuntar archivos.
4. Comentarios en proyectos vinculados a una tarea en concreto.

Los usuarios de Trello la califican como sencilla, dinámica e incluso divertida. Aunque es gratuita para usuarios ilimitados con 10 tableros de equipo, su versión de pago comienza en $9.99.

5º Asana, la herramienta para tenerlo todo bajo control.

Basada en la nube, Asana es una herramienta popular que centra su utilidad en el seguimiento del tiempo, las listas de tareas y el sistema de notificaciones para mandar recordatorios.

Además de esto, Asana te ofrece funciones como:

1. Colaboración con proveedores, socios, etc.
2. División del trabajo en tareas con prioridad y subtareas.
3. Programar deadlines, plazos de vencimiento y calendarios de proyectos.
4. Compartir archivos con tu equipo y añadir comentarios.

Cuentan con un plan gratuito “Basic”, un plan Premium ($10.99 al mes por usuario), un plan Business ($24.99 al mes por usuario) y un plan Enterprise que tiene un presupuesto adecuado al tamaño de tu empresa o tu proyecto.

6º Airtable, colaboración y organización en tiempo real

Esta herramienta te da la oportunidad de colaborar con tu equipo de trabajo en tiempo real. De esta manera, puedes ver el estado de tus proyectos y clasificarlos para administrar tus recursos de manera óptima.

De hecho, su filtro, su clasificación y su manera de agrupar las tareas son los puntos más destacables de Airtable.

Veamos algunas de sus características:

1. Vistas de cuadrícula para mejor organización, tablero de Kanban y galería de archivos.
2. Aplicación para escritorio, web y móvil.
3. Interacción con el equipo en tiempo real mediante comentarios.
4. Posibilidad de restringir el contenido y gestionarlo como administrador.
5. Variación de color y estilo.

Cuentan con un plan de pago Plus ($10 al mes) y Enterprise ($20 al mes)

7º Slack, el WhatsApp de las empresas

Conocido también como el WhatsApp corporativo, Slack te ofrece una comunicación de mensajería instantánea para que puedas estar en contacto con tu equipo sin perder ni un segundo.

No te preocupes por los archivos que tengas que mandar, los puedes adjuntar en Slack de igual manera que lo haces un correo electrónico.

Algunas de las ventajas de esta herramienta son:

1. Comunicación instantánea mediante chats
2. Almacenamiento centralizado de los archivos adjuntos
3. Interfaz sencilla e intuitiva

Slack es una tool gratuita, su plan de pago comienza en 6,25 € al mes y varía en función del tamaño del equipo que la necesite.

Esta herramienta de gestión de proyectos es un poco diferente al resto que estoy compartiendo contigo en este artículo.

He querido incluirla porque estoy convencido de que, en más de una ocasión, has vivido el caos que puede llegar a formarse cuando tratas de comunicarte con tu equipo a través del correo electrónico.

8º Basecamp, una herramienta para rendir al máximo

Basecamp es una herramienta todoterreno que se adapta al tamaño de tu equipo.

Su característica principal es la división de un proyecto en subproyectos para mejorar el rendimiento. Puedes obtener información en tiempo real gracias a su sistema de chats.

Sus principales características son:

1. Creación sencilla de listas de tareas con cronograma y deadlines.
2. Documentos y archivos adjuntos centralizados.
3. Publicaciones customizables.
4. Chats de grupo.
5. Acceso a información de clientes.

Aunque ofrecen una prueba gratuita de 30 días, el precio estándar para Basecamp Business es de $99 al mes.

9º FunctionFox, la sencillez al servicio de la eficacia

FunnctionFox es otra aplicación muy útil para proyectos sencillos. La gestión del tiempo es la clave de esta herramienta, ya que sirve para saber cuánto tiempo se invierte en cada tarea y/o cliente, optimizando la organización.

Según los usuarios, es una herramienta muy útil para negocios creativos que impliquen diseño. Algunas de sus características son:

1. Interfaz intuitiva.
2. Posibilidad de implementar gráficos interactivos cotejados con datos reales.
3. Seguimiento de los tiempos de uno o varios proyectos (Cronograma, calendario y cronómetro).
4. Disponible para Mac, PC, iOS y Android.

10º Monday, tus proyectos controlados con un solo vistazo

Por último, quiero que conozcas Monday. Una herramienta de gestión cuyo mejor atributo es la visión general que ofrece en los proyectos profesionales.

Gracias a como está estructurada, Monday te permite ver el estado de tu proyecto de un solo vistazo para poder realizar el seguimiento de manera eficiente. Te cuento algunas de sus características:

1. Se integra de manera natural con Google Drive y MailChimp.
2. Tiene diferentes modos de visualizar la información, como Kanban, gráfico, línea temporal, calendario, etc.
3. Te da la capacidad de crear paneles de trabajo e informes de manera rápida.

Monday no cuenta con ninguna versión gratuita, pero sus precios están fijados para cada 5 usuarios. Los planes “Básico”, “Estándar” y “Pro” cuestan $25, $39 y $59 dólares respectivamente.

Si el plan Pro no cubre tus necesidades, puedes ponerte en contacto con Monday para obtener el plan “Enterprise” adaptado a tus necesidades.

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¿Conoces las herramientas de gestión de proyectos Online?

Con la llegada del teletrabajo a nuestras vidas, las herramientas de gestión de proyectos Online se han vuelto cada día más necesarias para poder comunicarnos con los miembros del equipo de trabajo.

Las reuniones presenciales empiezan a formar parte del pasado; ahora necesitamos aplicaciones que nos ayuden a trabajar en remoto, poniendo a nuestro alcance todos los recursos necesarios para llevar a cabo los proyectos de manera eficaz.

Todas las herramientas que te he mencionado te permiten llevar a cabo esta comunicación y gestión, ahorrando tiempo y mejorando la eficacia en la consecución de las tareas.

Conclusión

La comunicación entre los integrantes de un equipo de trabajo es esencial a la hora de sacar un proyecto adelante. La mala gestión de los recursos y la falta de planificación afectan siempre al resultado final que ven tus clientes.

Gracias a este tipo de aplicaciones puedes colaborar, compartir información, mejorar tu eficiencia, tu organización y la de tus empleados.

Al final, invertir en la gestión de tus proyectos es hacer crecer tu negocio de manera ordenada y eficaz.

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¿Has utilizado alguna de estas herramientas de gestión de proyectos en tu negocio? ¿Cuál es tu preferida?

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