¿Qué acciones y herramientas ayudan en la gestión del tiempo de una PyME?

¿Qué acciones y herramientas ayudan en la gestión del tiempo?

Uno de los principales problemas a los que toda PyME o emprendedor se enfrenta es a la gestión del tiempo que dedica a su tarea profesional, ciertamente hay días a los que parezcan faltarles horas. 

Una gestión eficaz del tiempo nos hace más productivos y nos ayuda a conseguir realizar nuestras tareas del día a día para finalmente ir cumpliendo objetivos generales que nos hayamos marcado.

Ahora bien, ¿cómo puedo llevar a cabo una buena gestión del tiempo en mi PyME?

Por suerte contamos con herramientas de gestión del tiempo que nos facilitan mucho ser más eficientes evitando aquellas situaciones y conductas conocidas como ladrones de tiempo.

Entre esas herramientas de gestión del tiempo contamos con los CRM como la más destacada en el entorno profesional.

Para hablarnos más a fondo sobre cómo gestionar el tiempo de trabajo contamos en este 65º post invitado contamos con Mercedes Fuster, toda una estratega del marketing digital y los negocios online.

Te dejo ya con ella y el post que nos ha escrito, espero que te sirva para conseguir mejorar tu gestión del tiempo.


Cómo mejorar la gestión del tiempo en una PyME

Cómo mejorar la gestión del tiempo en una PyME

La gestión del tiempo es, quizás, una de las cuestiones críticas en el entorno laboral, especialmente en las PyMEs.

Según las estadísticas, la mayor parte de los empleados pasan una gran parte de su jornada laboral (alrededor del 60%) en reuniones o realizando tareas rutinarias y solucionando imprevistos.

Esto significa que tan sólo un 40% del tiempo de cada empleado es dedicado a realizar las tareas para las que fue contratado.

Si eres gerente y/o dueño de una PyME, sabrás muy bien de lo que estoy hablando: no sólo el tiempo de tus empleados para crear, innovar y generar valor se ve reducido, sino también del tuyo propio, que se diluye “apagando incendios”.

Cuándo acaba tu jornada laboral ¿sueles pensar que si volvieras a empezar harías la gestión del tiempo de otra forma?

Este es un mal común ya que le sucede a la mayor parte de trabajadores, y la sensación aumenta cuanto mayores son las responsabilidades.

Sin embargo, el hecho de que sea un “mal común” no debería hacer que te resignes a ello. Ya sabes que “mal de muchos, consuelo de tontos…”

La buena noticia es que la tecnología y la era digital han traído consigo herramientas que te permiten hacer una gestión eficaz del tiempo y tu trabajo sin demasiado esfuerzo.

Un claro ejemplo de ello son los CRM, imprescindibles ya en la gestión el tiempo tanto en grandes empresas, como en PyMEs.

Estos software de gestión son unas herramientas de gestión del tiempo perfectas para planificar, gestionar y controlar no solo tu tiempo sino el del resto de tu equipo.

Además, te permiten automatizar una gran cantidad de acciones de todo tipo (administrativas, ventas, marketing), acciones rutinarias pero fundamentales para el buen desarrollo de una empresa.

Esta automatización incluso mejora tu relación con los clientes, ya que “recuerda” por ti todas las claves para una atención personalizada, realizando la acción necesaria en cada momento (enviar un recordatorio, un e-mail, una factura, etc).

Para aprender a emplear bien estas herramientas es imprescindible tener claros nuestros objetivos.

Actualmente, en las empresas modernas, comienza a aplicarse el Lead Management para la definición de estos objetivos.

Lead Management es un concepto basado en el sistema “Just in Time” en el que se analizan:

  • Todos los procesos de una empresa para identificar fallos
  • Consumos innecesarios
  • Acciones que implican coste y generan poco valor

El objetivo no es otro que ahorrar recursos (tiempo y dinero), optimizar la calidad e incrementar la eficiencia.

En cualquier caso, sea cual sea el tamaño, sector o idiosincrasia de tu empresa, hay unos consejos básicos que te ayudarán a detectar las tareas, procesos o acciones que están haciendo perder el tiempo a tus empleados y a ti mismo, así como a eliminar o gestionar estas “vías de escape”.

Con ello conseguirás optimizar el tiempo de todos los miembros de tu empresa y, de esta manera, mejorar la productividad y motivación de los mismos. Por lo tanto, mejorarás los resultados de tu organización.

6 claves para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo


1) Mantén tu entorno ordenado

Puede parecer básico, pero no por ello deja de ser imprescindible.

Un entorno ordenado (tanto física como digitalmente) en el que todos los documentos, recursos y otros elementos necesarios para la actividad diaria estén ordenados, facilitan su uso y evitan duplicidades.

Para que este orden sea tal, el criterio debe ser lógico, de manera que todo el trabajo realizado por cualquier miembro de la organización sea de fácil acceso en el momento en que deba utilizarse.

Y no sólo para la persona que lo realizó, sino también para otros compañeros que deban utilizarlo.

2) Define objetivos, tareas y prioridades

Aquí me refiero, nuevamente, a objetivos imprescindibles y básicos.

Evidentemente, cualquier empresa debería tener muy claros sus objetivos, así como las tareas y procesos para conseguirlos y las prioridades en su ejecución.

Quizá este último punto es el más complicado, ya que en el día a día es muy difícil mantener el foco en lo que es prioritario.

Seguro que a menudo te encuentras ante el eterno dilema entre “qué es importante y qué es urgente”. Y aún más: “¿cómo gestiono lo que es importante y lo que es urgente?”.

Es complicado eliminar esta disyuntiva, pues siempre surgirán imprevistos, pero ayuda (y mucho) el tener completamente claros tus objetivos prioritarios, tanto globales, como semanales o cotidianos.

Aquí una valiosa recomendación: tenerlos por escrito ayuda a mantener el foco y no dejarnos llevar por las urgencias.

Un “truco” para que este procedimiento sea viable es contar siempre en tu planificación con un tiempo diario para urgencias. El tenerlas previstas hace que no quites tiempo de otras tareas prioritarias para solucionarlas, y reducirá tu estrés y sensación de no llegar a todo.

3) Planifica

He aquí uno de los consejos más importantes para la gestión del tiempo.

Una correcta y detallada planificación de las tareas de todos los miembros de una empresa puede significar el éxito total de la misma.

Una vez los objetivos y prioridades de la empresa están definidos, debes planificar los procedimientos y las tareas para alcanzarlos, así como decidir quién será el responsable de cada una de ellas y la fecha en la que deben estar realizadas (entre otros detalles).

Esta planificación debe ser global, pero también concreta (trimestral, mensual e incluso diaria), y debe quedar reflejada, como mínimo, en una agenda.

Es aquí, en uno de los puntos donde, las herramientas de gestión del tiempo de las que hablaba antes y los CRM, cobran vital importancia.

Una herramienta digital nos permite planificar, y también revisar, controlar y analizar, todas las tareas y calendarios de todos los miembros de una organización.

Con ello, podrás corregir rápidamente posibles desviaciones (por ejemplo, cálculos de tiempo erróneos para realizar una tarea).

Para una correcta planificación debes ser realista con las fechas de entrega, ya que muchas veces “querer no es poder” y es mejor no comprometerse a nada que sepas que no puedes cumplir.

Lo ideal es, incluso, es contar con un dead-line interno, anterior al dead-line final, para tener posibilidad de reacción en caso de errores o imprevistos.


Fija un deadline para tus tareas
Algunos detalles que pueden ayudarte a planificar mejor son:

► Conoce las horas de mayor rendimiento

Cada persona es un mundo, y más allá de las características del negocio y del propio emprendedor, a la hora de trabajar hay ciertos momentos en los que damos lo mejor de nosotros.

Intenta adaptar tus tareas en estos ratos de mayor rendimiento, especialmente aquellas que son prioritarias para hacer más eficiente tu trabajo.

Como regla general, las horas de menor rendimiento son después de comer y justo antes de terminar tu horario laboral.

Intenta planificar tareas más administrativas o rutinarias en estas franjas.

► Descansa

La productividad personal es un gráfico decreciente que a medida que pasan las horas va llegando a cero.

Para evitarlo, debes cargar pilas de vez en cuando. Simplemente una pausa de 15 minutos cada 2 horas te ayudará a afrontar con más frescura las tareas pendientes.

Levántate de tu silla y sal a estirar las piernas si es posible. Si no puedes parar del todo, realiza tareas más livianas o físicas que te ayuden a desconectar unos minutos.

► Detecta los “ladrones del tiempo”

Estos son las principales situaciones en las que habitualmente perdemos tiempo.

– Interrupciones:

Quizás este sea de todos los “ladrones de tiempo” el más común y dañino de todos (ya que “rompe” tu ritmo de trabajo y te obliga a concentrarte una y otra vez).

Está comprobado que una persona tarda de media unos 10 minutos en concentrarse absolutamente en una tarea, alcanzando el máximo de productividad cuando lleva entre 15 y 30 minutos realizando una tarea.

¿Puedes imaginar lo que supone a estos efectos tres interrupciones en dos horas de trabajo?

Es imposible acabar con todas las interrupciones, pero puedes mitigarlas o reducirlas si te acostumbras y acostumbras al resto de tu organización a ello.

Tener una herramienta de gestión del tiempo te permite acceder a la planificación de tus compañeros y no pasarles llamadas cuando están realizando alguna tarea prioritaria.

Ten en cuenta, finalmente, que acostumbrarse a no atender llamadas ni consultar el e-mail mientras se realiza una tarea, también ayuda.

– Improvisación:

Para no caer en ella, es importantísimo identificar y tener muy presentes las tareas prioritarias del día.

Por supuesto, a veces es imprescindible improvisar, y de hecho es una cualidad muy positiva.

Pero la improvisación no puede convertirse en rutina, ya que si esto ocurre, perderás la perspectiva de tu negocio.

– Reuniones improductivas:

Debes evitar las reuniones sin sentido que podrían evitarse con una llamada de teléfono, un email o una reunión más directa e informal, por ejemplo de pie.

En esos casos tu principal aliada siempre es la Proactividad.

Si analizas la reunión y realmente no tienes que asistir a ella, debes comunicárselo a quien la convocó.

Si finalmente has de asistir a la reunión, es importante que ya antes de acudir a ella le des un sentido real, de manera que saques provecho del tiempo que vas a invertir en la misma.

4) Delega

Puede que seas quién mejor conoce la empresa y el negocio, pero eso no quiere decir que seas experto en todo.

Hay muchas tareas a las que no llegas o que no conoces tan bien, o simplemente que otro conoce mejor.

Aprovecha el talento de tus compañeros, si los tienes, para las competencias en las que te pueden ayudar: lo harán mejor, en menos tiempo y tú podrás dedicarte a aquello en lo que eres realmente bueno.

5) Mide y analiza

Como he dicho anteriormente, los inconvenientes surgen, y se trata de adaptarse a ellos, y en el futuro de aprender.

A medida que te acostumbres a trabajar con una agenda, con planificación y estructurando tu tiempo, aprovecharás mejor tus horas.

Para ello es imprescindible medir y analizar.

Con una herramienta de gestión on-line, resulta muy sencillo analizar todo tipo de variables y desviaciones, así como recoger toda la información para optimizar la planificación de la empresa.

6) Automatiza

Y el último consejo que sin duda te hará ahorrar mucho tiempo es que inviertas en tecnología y automatices lo máximo posible.

Automatizar te permitirá reducir tiempo y ganar en productividad en las siguientes áreas:

► Marketing

Las herramientas de automatización de marketing son perfectas para coordinar la producción de formularios y landing pages.

Las plantillas predefinidas son las base de campañas con infinidad de variaciones y el mínimo esfuerzo.

Una vez que un lead rellena tu formulario y los datos se registran automáticamente en tu CRM, tu equipo de ventas puede trabajar directamente en ello.

► Ventas

El proceso de ventas se compone, habitualmente, de pasos fácilmente reconocibles.

Sin dudas, tener una visión clara de todo el proceso es la esencia.

Un CRM online te permite mantener esta visión durante todo el proceso, desde la generación de leads hasta la gestión del pipeline.

No hay necesidad de buscar el momento adecuado para hacer el seguimiento: el CRM te lo sugiere automáticamente y te permite ir desde un momento a otro del proceso sin retrasos ni errores.

► Back office

Enviar presupuestos, esperar a la respuesta del cliente, hacer facturas, enviar recordatorios de pago…. ¿Quieres asegurarte de que todas estas tareas recurrentes se realizan? ¡Automatízalas!

► Servicio al cliente: soporte y post-venta

Gestionar el servicio al cliente de la manera más efectiva posible no debería ser un quebradero de cabeza.

Es imprescindible para todo negocio mantener la satisfacción de los clientes, y un CRM registra automáticamente todo lo que se ha discutido con un cliente, permitiendo un seguimiento perfecto una vez un lead se ha cerrado.

Conclusiones

Un CRM como has podido comprobar es una herramienta de gestión del tiempo muy interesante, que nos ayuda en todo tipo de tareas a desempeñar dentro de la PyME, por tanto su puesta en marcha va a afectar a muchos de los procesos y tareas habituales.

En definitiva, aplicar medidas para aprender e interiorizar en nuestras rutinas de trabajo cómo gestionar el tiempo de forma más eficaz va a resultar beneficioso tanto a modo individual como colectivo.

Foto ( Hombre a la carrera ) de Shutterstock

Cuéntame si en tu empresa ya utilizas una herramienta como CRM o qué medidas llevas tú a cabo para una mejor gestión del tiempo.

Ante todo soy una apasionada del marketing y la comunicación que ha conseguido aprender lo que sabe de forma autodidacta, a fuerza de prueba-error y test A/B, desde los tiempos en los que este término todavía no se usaba.

He trabajado diseñando estrategias de marketing, comunicación y desarrollo de negocio en empresas de diferentes sectores y tamaños.

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