¿Qué es una reunión kick off y cómo organizarla? Pasos y elementos que debes tener en cuenta

Dicen que lo que bien empieza, bien acaba. En las empresas, las reuniones kick off buscan iniciar los proyectos con buen pie, involucrando a todo el equipo que trabajará para alcanzar los objetivos. Es una combinación entre información sobre el proyecto, organización y motivación para ponerlo en marcha.

La filosofía del kick off meeting es lograr que el proyecto empiece con el impulso necesario para alcanzar la meta principal.

Así que para conseguir que las reuniones que hagas en tu negocio impacten a tus empleados o colaboradores, debes conocer en profundidad este concepto.

¿Qué es un kick off?

Un kick off o reunión de inicio, es un encuentro que marca el comienzo de un proyecto. Un punto de partida claro que facilitará la comunicación y la coordinación mientras dure.

Se reúnen todas las personas implicadas con el fin de que trabajen en la misma línea y tengan claros sus roles, objetivos, procedimientos y timeline.

Como ves, este tipo de reunión es esencial si quieres asegurarte de que todos los participantes entiendan el alcance y los detalles del proyecto. De esta manera, se integra a todos los involucrados como un solo equipo.

El término kick off viene del fútbol americano, y significa “patada inicial”. En el mundo empresarial se emplea para referirse al inicio o puesta en marcha de un programa para alcanzar ciertas metas, como el lanzamiento de un producto, colaborar con otras marcas o mejorar el rendimiento interno.

Aunque se puede enviar por separado las indicaciones a cada miembro del equipo, realizar un encuentro en la que estén todos los involucrados los integrará. Gracias a esto, habrá una mejor comunicación, y, por tanto, un mejor desempeño, productividad y gestión del tiempo.

Beneficios del Kick Off

Llevar a cabo una reunión inicial tiene importantes beneficios, tanto para los equipos como para el funcionamiento del proyecto en sí. Aquí tienes los más destacados:

Compromiso de los involucrados

Estas reuniones aumentan el compromiso del equipo al involucrar a todos los participantes en la planificación y los objetivos del proyecto.

Mejoran la colaboración y la motivación desde el principio.

Mejorar la eficacia y eficiencia de cada equipo

Esto ocurre porque en las reuniones de inicio se explica a cada grupo de trabajo cuáles serán sus tareas. Además, verán qué importancia tienen sus responsabilidades para conseguir cada objetivo.

En otras palabras, entenderán el lugar que ocupan y sabrán cómo atenderlo.

Promueve el trabajo en equipo

En las reuniones kick off se incita al trabajo en equipo, no solo diciéndoles a los miembros que colaboren, sino explicándoles por qué es relevante que lo hagan.

Tener esto en claro desde el inicio del proyecto fundamenta el buen funcionamiento.

Refuerza el liderazgo

Cuando los involucrados ven que se ha creado un buen plan para solucionar un problema o mejorar un aspecto del trabajo, saben que están liderados por buenas manos.

Como resultado, confían más en los encargados de la empresa y de los diferentes departamentos que los dirigen.

Minimiza los errores y problemas

Cuando cada persona y equipo sabe qué hacer y cómo hacerlo desde el mismo inicio del plan, es más probable que todo vaya bien.

Además, se pueden identificar y detectar posibles riesgos o problemas al inicio del proyecto.

De hecho, el kick off meeting puede servir para aclarar ciertos puntos de forma más distendida, complementando lo que diga el manual del proyecto.

Favorece la comunicación

Establece las líneas de comunicación entre los diferentes miembros y departamentos involucrados, y facilita que el flujo de información esté claro y funcione con eficiencia.

Tipos de kick off meetings

¿Quiénes participan en esta reunión?

La respuesta directa es que tienen que participar todos los que trabajarán en el proyecto, todos los stakeholders.

Algunas reuniones se componen de los proveedores, empleados y hasta de una muestra de clientes. Por su parte, entre los equipos pueden estar los de finanzas, almacén, transporte, gerencia general, administración y marketing. Todo dependerá del tipo y propósito del proyecto.

Por ejemplo, también pueden participar clientes o patrocinadores del proyecto, sobre todo en escenarios donde su aportación es crucial para la dirección y el éxito del proyecto.

Desde luego, la cantidad definitiva varía dependiendo del plan y los objetivos que se quieran alcanzar. Es por eso que no hay una regla sobre qué departamentos deben estar ni cuántos pueden asistir.

Lo que sí se recomienda es que haya una representación pareja de cada equipo, así se evitan las intimidaciones o que se escape algún detalle importante sobre cierta área o departamento.

En definitiva, los kick off meetings pueden variar según el contexto del proyecto o la empresa. Los más habituales son:

• De proyecto: es la reunión inicial para lanzar un nuevo proyecto, donde se establecen objetivos, alcance y se introduce al equipo de proyecto.
• De fase: utilizado en proyectos grandes divididos en fases; cada fase puede tener su propio kick off para reorientar esfuerzos y actualizar al equipo.
• Interno: reunión dentro de una organización para alinear a los equipos antes de iniciar un proyecto, sin incluir a clientes o partes externas.
• Cliente: involucra a los stakeholders o clientes del proyecto, centrado en confirmar requisitos, expectativas y consolidar la relación. También puede incluir un onboarding al cliente.
• Virtual: reuniones realizadas de forma remota, utilizando herramientas digitales, especialmente relevantes en equipos distribuidos geográficamente.

¿Para qué sirve y cuándo convocar un kick off?

Las reuniones deben convocarse una vez está aprobado el proyecto y se haya creado el plan de acción, pero antes de que se empiece a implementar.

La idea es conseguir las siguientes ventajas:

Asignar roles

¿Se lograrán los objetivos si las personas involucradas no saben qué tienen que hacer? Desde luego que no.

Por eso, una parte clave es indicarle a cada persona que participará en el proyecto lo que se espera de él. Dentro de esto está quién es su responsable y con quiénes trabajará.

Generar ideas

Si bien el plan debe estar listo para el momento de la reunión, es bueno dejar un espacio para hacer ajustes si surgen ideas durante la reunión.

Un brainstorming siempre es bien recibido y es una buena forma de empezar a integrar al equipo y de  transmitir el mensaje de que cada integrante es valioso para el plan.

Motivar y comprometer

Una reunión de inicio que esté bien organizada transmite el mensaje de que todos los miembros son importantes, y que se confía en su valía y su trabajo.

Partir desde esta base, motiva a los equipos, quienes se comprometerán a hacer que el proyecto funcione.

Identificar y solucionar problemas

Parte de la charla que se da en los kick off meetings es mostrar cuáles son los posibles problemas que se encontrarán los equipos y las posibles soluciones a cada uno.

Darles esta información a los involucrados los preparará para que sean autosuficientes, y no se detengan cuando se encuentren algunos obstáculos.

Los 5 elementos claves que debes tratar en una reunión kick off

Al planificar un kick off debes basar el programa en 4 elementos de los que sí o sí tienes que hablar. Te cuento cuáles son y cómo abordarlos.

1. Presentación del proyecto

El objetivo principal de la reunión es presentar el proyecto al equipo.

Debes explicarle cuál es el objetivo final y cuál es el plan general para conseguirlo.

Aquí también es importante exponer la razón de ser de todos los esfuerzos, es decir, el efecto que tendrá en la empresa, y en los participantes.

2. Desglosar el cronograma

El segundo elemento clave es explicar paso a paso el cronograma de trabajo.

Definir un timeline detallado con hitos específicos ayuda a mantener el proyecto en curso y permite a todos los participantes conocer los plazos importantes.

La idea es que los equipos sepan cuándo se espera que se complete cada uno de los objetivos secundarios que llevarán al primario.

Ten cuidado de no dar demasiados datos, ya que podrías abrumar al equipo, confundirlo o intimidarlo. Explica solo lo necesario para que entiendan cómo se llevará a cabo el plan de trabajo.

3. Plantear las estrategia 

Es importante que todos conozcan el plan estratégico, así como datos o estudios relevantes que sustentan ese proyecto. Esro ayudará a los asistentes a entender por qué te has decidido por ese plan de acción.

Puedes incluir los resultados de proyectos anteriores, estudios de mercado, proyecciones de crecimiento o las tendencias en el sector.

4. Determina los canales y recursos

Es importante que todo el mundo tenga claro, los diferentes canales de comunicación o qué herramientas de gestión de proyectos se van a utilizar, para que el flujo de trabajo sea lo más eficiente posible.

En la misma línea, discutir los recursos que estarán disponibles para el proyecto: desde el presupuesto, herramientas, y personal, es vital para materializar la ejecución.

5. Espacio para preguntas e ideas

No puede faltar un espacio en la presentación para que los participantes hagan preguntas y hasta sugieran ideas.

Aclarar las inquietudes iniciales ayuda a romper barreras mentales que afecten el rendimiento de alguno de los participantes.

El hecho de que puedan proponer ideas para mejorar el plan es una manera de empezar a involucrarlos e incentivarlos.

¿Cómo organizar un kick off en 6 pasos?

Para organizar reuniones de partida es mejor seguir una planificación. Esto hace que sea más sencillo organizar todo y que funcione como se necesita.

Por eso, aquí te dejo una guía de los 6 pasos para realizar una reunión de “patada inicial”.

1. Elige quiénes participarán

Piensa si es necesario que todos los miembros de un equipo estén presentes, o si basta con que estén unos cuantos en representación del grupo.

Si se da este último caso, debes determinar quiénes son las mejores opciones.

Quizás podrías elegirlos por su puesto, experiencia, preparación, disponibilidad o versatilidad.

2. Define la fecha y hora

Debes elegir un día y horario que sea conveniente para todos los participantes que quieres invitar.

La idea es que asistan todos, especialmente si deseas que ciertos miembros se beneficien de la presentación.

Recuerda que también existen las plataformas de videoconferencia, por si alguno no puede estar presencialmente, al menos se conecte por internet.

3. Prueba todos los equipos y herramientas de la presentación

De nada servirá prepararte muy bien si el día de la presentación el proyector falla o lo hace algún material audiovisual.

Para evitar que esto pase, haz pruebas con anterioridad para asegurarte de que todo funcione.

Piensa en las posibles eventualidades y define alternativas para que el show pueda continuar.

4. Envía la agenda o programa a todos los invitados

Enviarles el programa o agenda a los participantes les permitirá prepararse mentalmente para lo que se les explicará.

Por otro lado, tener a la mano el programa de la presentación ayudará a los asistentes a seguir la información.

5. Diseña una presentación informativa y dinámica

Este paso lo puedes desarrollar repasando el apartado anterior. Utiliza técnicas docentes para mantener el interés de los asistentes en la explicación.

El storytelling funciona muy bien en estos casos para que la idea clave se grabe en la mente de los asitentes.

Por ejemplo, combina discursos y presentaciones con diapositivas, infografías, videos explicativos y materiales que los asistentes se pueden llevar.

Pero lo más importante de todo es que la presentación sea clara y entendible. Responde al qué, cómo, cuándo, dónde y por qué.

6. Haz un acta final

Después de la reunión kick off, haz un resumen. Incluye los comentarios de los participantes, los cambios en el plan, las conclusiones a las que se llegaron y las valoraciones generales de los asistentes y la tuya.

Cuando lo tengas listo, envíalo a los participantes.

Conclusión

Iniciar un proyecto de buena manera es crucial para que se lleve a cabo todo el plan. Las reuniones kick off son una excelente herramienta para potenciar los esfuerzos desde el mismo principio.

Estos meetings te ayudarán a integrar a todo el equipo de trabajo y a involucrarlo en cada parte del proceso, para que todo fluya como debe y logres tus objetivos.

¿Qué elemento crees que es clave en los kick offs meetings?

Te leo en los comentarios.