¿Qué es la Transformación Digital y cuáles son las fases de la digitalización de una empresa?

¿Qué es la digitalización? En la actualidad, la transformación digital de las empresas es una necesidad, sin embargo, no es un proceso fácil de llevar a cabo y que todos entiendan. Existe mucho desconocimiento alrededor del significado de este concepto y algunos que otros mitos al respecto de cuáles son los procedimientos para implementarlo.

En parte, este tema también está afectado por el miedo al cambio que suele estar instaurado en muchas organizaciones aún en la actualidad. Por ello, son frecuentes las empresas que todavía continúan llevando a cabo estrategias y procesos de trabajo antiguos o ya casi obsoletos.

Sin embargo, las ventajas que nos brinda llevar a cabo un proceso de digitalización de nuestro negocio son enormes, especialmente en todo lo referente a la competitividad del mismo.

¿Qué es la Transformación Digital?

La Transformación Digital es el proceso por el cual las organizaciones o empresas reorganizan sus métodos de trabajo y estrategias en general, para obtener más beneficios gracias a la digitalización de procesos y a la implementación dinámica de las nuevas tecnologías.

Para comenzar a entender mejor esta definición, no hay nada mejor que ser honestos. Y es que, muy habitualmente (y más de lo que vosotros creéis), se asocia todo este tema con algo puramente relacionado con la tecnología ¿o no?

Hay que aclarar, sin embargo, que este proceso complejo de evolución es mucho más que simplemente eso. Mediante la transformación digital se intenta, básicamente, aplicar innovaciones digitales a la búsqueda y el aprovechamiento de oportunidades que antes no se incluían.

Con ella buscamos oportunidades para nuestro negocio, en un mundo más global:

• Automatizando procesos.
• Minimizando costos.
• Mejorando la comunicación.
• Rompiendo fronteras geográficas.
• Maximizando la eficiencia.

Pero, ¿cómo podemos llevar a cabo la transformación digital en nuestra empresa?

Ahora que ya sabemos mejor qué es este concepto, he creído interesante invitar a Sonia Duro Limia para que junto a ella tratemos de dar respuestas a esta nueva pregunta.

Ella nos ha escrito una estupenda guía, con la que seguro te va a quedar mucho más claro todo lo que conlleva este proceso para cualquier empresa o negocio en la actualidad.

Todo lo que debes saber sobre la Digitalización y la Transformación Digital de las empresas

En los tiempos que corren, y tal y como suceden las cosas en la actualidad, no se puede comprender el significado real de lo que es un negocio si no se habla previamente de la Transformación de las empresas en la era Digital.

La globalización, así como la rápida evolución tecnológica, han conducido a que muchas de estas empresas estén rezagadas y no consigan mantener este vertiginoso ritmo.

Algunos directivos son muy conscientes de ello y ya han puesto en marcha su proceso de digitalización. Otros, en cambio, intentan solo mantener actualizado un blog o abrir perfiles en las redes sociales, pensando que con eso es suficiente para estar al día en un mundo 2.0.

A pesar de estos esfuerzos, la mayoría de PYMEs españolas o latinoamericanas no acaba de encontrar el camino adecuado para no quedarse atrás.

Las razones de ello, son de lo más variopintas. Van desde el puro ninguneo de todo aquello que sea “nuevo” hasta la simple falta de presupuesto.

Entre estas razones, por supuesto, no está ausente la falta de profesionalidad de las personas que lideran las acciones de comunicación en las empresas, algo que -lamentablemente- se traduce en la ausencia de resultados positivos.

Amén de todo lo anterior, está claro que la falta de entendimiento a raíz de este concepto es, probablemente, la principal razón por la que las empresas no comienzan profesionalmente este proceso. Por ello, en este post, y luego de ver qué es la transformación digital, intentaremos delimitar mejor este concepto y ver cómo podemos beneficiarnos de él.

¿Qué debemos tener en cuenta en un proceso de Transformación Digital?

La Transformación Digital es un proceso disruptivo, pero su implantación debe ser personalizada y adecuada al ritmo de cada compañía, para poder así asumir cambios de manera más natural.

Como veremos en este post, esta metamorfosis afecta a todos los departamentos de la empresa, incluso a la dirección.

Su implementación, a su vez, debe ser paulatina para que la totalidad de los integrantes de la organización pueda asimilar sus implicaciones.

La digitalización de una empresa, como por ejemplo la tuya, no tiene por qué ser algo traumático. Muchas veces se la explica, reductivamente, como un proceso que pone patas arriba todo el organigrama y el conjunto de procedimientos internos.

Así, muchas empresas ubicadas en España están perdiendo terreno en la carrera global con otras en las que la digitalización ya es un hecho.

Y pierden terreno, sobre todo, en lo que respecta a la dinámica con sus clientes.

Esto sucede porque los usuarios (las personas como tú y como yo) ya damos por sentada la existencia de lo digital para resolver nuestras dudas o satisfacer nuestras necesidades.

Por eso, si me estás leyendo y eres, de alguna forma, responsable de algún departamento de una PYME, hazte la siguiente pregunta:

¿Está tu empresa preparada para llegar hasta tus clientes a través de medios digitales?

Si tu respuesta ha sido “no”, te recomiendo ponerte cuanto antes manos a la obra.

Para ayudarte con ello, a continuación compartiré contigo 6 claves que debes tener en cuenta para iniciar el proceso.

1. Formación digital de las personas

Hablar de las personas como uno de los aspectos claves para que la Transformación Digital de una empresa sea exitosa, es muy habitual en la bibliografía especializada.

Es evidente que si los implicados no ponen de su parte para construir y participar activamente en un proyecto (el que sea), éste no llegará a buen término, da igual si hablamos de digitalización o de constituir una asociación de vecinos.

Lo que algunos de estos artículos olvidan es que, para lograr la implicación de una persona, ésta debe estar previamente formada.

Y ahora dime, ¿a cuántas personas conoces que se hayan involucrado activamente en una tarea sin antes haberla entendido?

Por eso, insistiré en algo: para lograr que los empleados remen en la dirección que buscamos, han de entender en qué consiste este cambio.

Y no solo eso: también necesitan saber qué beneficios van a obtener ellos en su carrera profesional, además de valorar cómo afectará a su vida personal.

Para lograr que los empleados participen activamente en este proceso de Transformación Digital de la empresa, ellos han de estar formados para poder entender su trascendencia.

Deben conocer, entre otras cosas, qué se va a hacer, cuándo, con quién y… cómo les afectará diariamente.

2. Conocimiento de las herramientas digitales

Cuando hablo con las PYMEs sobre Transformación Digital, muchas de ellas no acaban de comprender en qué consiste.

Es habitual que piensen que con una nueva web y con estar presentes en LinkedIn y Facebook es más que suficiente.

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Sin embargo, es importante que sepan que hay otros procesos importantes en la empresa que forman parte de este avance tecnológico que quieren efectuar.

Por supuesto, tener un Plan de Social Media Marketing es una de esas piezas clave en la estrategia a aplicar, pero también lo es (por ejemplo) tener un ERP en la nube.

Uno se encuentra, también, con empresas reticentes a utilizar aplicaciones que ya existen en internet y que están creadas especialmente para ellos.

En mi opinión, por ejemplo, Trello es una aplicación ideal para los trabajos en equipo, aunque hay más de una empresa que se resiste a echar mano de ella.

Estas son, lisa y llanamente, herramientas que están esperando a ser utilizadas por un emprendedor, una micropyme o algún cliente atrevido.

Es muy común que en las empresas haya reticencias a salir del software propio. Por eso es muy importante demostrar que esta oposición supone un aumento de costes (en actualizaciones del sistema) y que la falta de inversión en algo nuevo puede dejarles fuera de juego a mediano plazo.

Es por eso que, si es necesario, siempre recomiendo tener la mente abierta a la contratación de servicios externos que ayuden a la consecución de los objetivos marcados por la empresa.

3. Brand Awareness o Reconocimiento de Marca

En la economía global en la que vivimos, ser una marca reconocida y respaldada por una buena reputación digital abre puertas a nuevas oportunidades de negocio.

Aspirar a ser una marca “Top of Mind” en tu sector implica mucho trabajo, y del que no se ve, pero también implica muchas posibilidades de vender más.

Ser la primera marca en la que piensa tu cliente no se crea de la noche a la mañana: necesita planificación y presencia en donde tu cliente esté. Y la Conversación digital y el engagement social son los pilares básicos para lograrlo.

4. Ser Innovador

Cualquier empresa u organización que esté proceso o que ya haya pasado por él, debe saber la importancia que la innovación disruptiva tiene para crear un modelo de negocio que aporte una dosis extra de valor para el consumidor.

Por eso, el hecho de dedicar esfuerzos y recursos a I+D+i hacen que tu marca se diferencie del resto.

Cualquier invento o novedad que implique reducción de costos o aumento de beneficios puede convertirte en el foco de atención de tu sector.

Ahora pregúntate:

¿Cuándo ha sido la última vez que has aportado algo diferente y exclusivo a tus clientes?

5. Utilización del Big Data

El Big Data es uno de los elementos estrella en la Transformación Digital de una empresa.

La organización y exploración de los datos que tu empresa posee te ofrece la posibilidad de enfocar tu negocio hacia esa demanda sobre la que has obtenido información.

Quizás ahora estés pensando si tu empresa tiene (o no) una buena base de datos.

Y déjame que te diga que, si tu empresa no es nueva, sí. La tienes. Sino, mira los clientes que has tenido en los últimos años:

• ¿Cuál ha sido el producto o servicio de mayor demanda?
• ¿Cuál ha sido la variante de ese producto más vendido que has tenido que fabricar?

Y en nuestro sector, el del Marketing Digital:

• ¿Cuáles son las mayores dudas que te han planteado tus clientes?
• ¿Qué es eso que más les cuesta entender?

De las respuestas a esas preguntas obtendrás tu punto de partida para que el Big Data te ayude a avanzar hacia tus objetivos empresariales.

6. Compromiso del equipo directivo

No es necesario que te recuerde que, como directivo de una empresa, eres el ejemplo de lo que deseas que tu equipo realice.

Para que un proceso de Transformación Digital tenga éxito, la primera en digitalizarse ha de ser la junta directiva.

Tu implicación en ello debe ser evidente, ser vista por todos.

No es necesario que sea un directivo quien lidere este cambio o evolución, pero sí lo es que él forme activamente parte de ella.

Los directivos son los encargados de fomentar una cultura de cambio y de transmitir este momento disruptivo como algo ilusionante y positivo para todo el organigrama.

Su postura ha de ser la de facilitar todos los cambios que lleva consigo este proceso, ya que ellos son los espejos en los que se ve la evolución de su empresa.

Ventajas de la Transformación Digital

Todos sabemos muy bien que la velocidad a la que se digitalizan los consumidores es más alta que la de las empresas. Lo comprobamos desde los dos lugares:

1. Cuando somos clientes
2. Cuando somos vendedores

Es por eso que una organización transformada digitalmente obtiene unos beneficios que no tiene el modelo tradicional de negocio.

Pero… ¿cuáles son esos beneficios? Vamos a verlos.

1. Mejora en la comunicación con los clientes

La Transformación Digital de una empresa la coloca al mismo nivel de digitalización que sus clientes. Esto permite que la organización utilice los mismos canales de comunicación, facilitando el entendimiento entre ambas partes.

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2. Acceso a nuevas oportunidades de negocio

Ella acerca a las estructuras empresariales a mercados a los que no tenía acceso a través de los modelos de negocio tradicionales.

Así, se abren nuevas puertas para comerciar en un mundo global, donde la facilidad de trato con un cliente no depende de los kilómetros que separan a los interlocutores.

3. Alarga la vida de la empresa

La adaptación al entorno forma parte de cualquier ser vivo. Quien mejor la realiza, vive; quien no, se extingue.

Las nuevas tecnologías se implantan cada vez en más y más organizaciones. Las actualizaciones de softwares se suceden unas a otras, y tus sistemas tienen que saber hablar el mismo lenguaje de tus clientes y colaboradores.

Fuera de tu entorno, los procedimientos se desarrollan y exigen avances sociales, culturales y empresariales y, si quieres participar en ese baile, tienes que saber llevar el ritmo.

La Transformación Digital de tu empresa te permite estar al día de lo que ocurre fuera, no te deja desfasado y favorece la continuidad del negocio.

4. Reduce costos

La optimización de los procesos internos en todos los departamentos genera ahorro de tiempo, de diseño, de materiales, de transporte y, en general, de todas las variables que intervienen en la realización de tareas.

Todo ello hace que la venta de tu producto o servicio se realice con mayor facilidad y rapidez.

5. Facilita la captación de personal cualificado

Actualmente, los empleados más capacitados están formados digitalmente. Entienden a la perfección el mundo tecnológico en el que transcurren los negocios.

Si eres capaz de ofrecer una empresa que ponga a su disposición la posibilidad de aplicar sus conocimientos y habilidades, sin dudas querrán ir contigo. Si no lo haces, corres el riesgo de quedarte obsoleto y sin mano de obra cualificada.

6. Empleados felices

No solo las nuevas incorporaciones tienen que estar contentas de trabajar contigo. La formación continuada a tus actuales empleados les hará sentir seguros y motivados, ya que también se darán cuenta de que la digitalización traerá mejoras a sus puestos de trabajo.

Cuando esto sucede, su actitud cambia: rinden más y disponen de más tiempo para realizar trabajos en los que prima la calidad del resultado más que el solo el hecho de realizarlo.

Todo ello se traduce, para ellos, en pura motivación. Y para ti, como empresario o responsable de departamento, en aumento de producción.

Dificultades para implementar un proceso de Transformación Digital

Hasta aquí hemos visto los beneficios que tienes al alcance de tu mano sólo por decir “sí” a la digitalización de tu compañía, pero (como ya vimos) es un cambio disruptivo, y por ello te vas a topar con dificultades a la hora de llevarlo a cabo.

Pero digo disruptivo, lo que no traumático.

Hay un falso mito que se proyecta, casi como una crucifixión. Sin embargo, si se forma e informa a las personas implicadas de manera adecuada, vivir esta transformación puede ser muy motivante y emocionante.

Veamos ahora cuáles son algunos de los grandes obstáculos que puedes encontrar durante el proceso.

► La falta de información a las personas sobre el proceso que se inicia y sus consecuencias

Esto supone trabajar con algo que no se entiende, o con lo que se trabaja a disgusto. Puede, peor aún, generar incertidumbre sobre la continuidad de los puestos de trabajo.

► Elección de un líder inadecuado para el proceso

Piensa bien quién va a liderar el importante momento que estás a punto de vivir. Busca a alguien que cumpla los requisitos necesarios para liderar la Transformación Digital de la empresa.

Y recuerda que también debe estar formado.

► Proveedores no digitalizados

Contar con ellos afecta a toda la cadena de colaboradores. Tus partners deben adaptarse para la idoneidad de toda la cadena. Por eso, explícales los beneficios que obtienen e invítalos a unirse.

Vale, pero… ¿cómo se aplica la Transformación Digital?

La Transformación de las empresas tiene que estar preparada para entender que una de sus funciones más importantes (sino la que más) es la de dar respuestas a sus clientes, y éstos demandan que la tecnología esté a su servicio y que facilite su vida laboral y personal.

Bajo mi punto de vista, son 3 las áreas en las que la digitalización empresarial ya da respuestas a las demandas de los consumidores:

• IoT
• Smarts Cities
• Social Selling

1. Internet de las Cosas (IoT)

Hace tiempo que el Internet de las Cosas dejó de ser ciencia ficción. Es puro presente, y lo tenemos en nuestras vidas cada día.

La cantidad de objetos conectados a Internet sigue creciendo. Ayuda a las personas y a las empresas a ponerles la vida más fácil.

Las increíbles aplicaciones en el área de salud mejoran la calidad de vida de los pacientes, y en la de las empresas, optimizan la producción y el control de procesos. Y mejora la toma de decisiones.

2. Smart Cities

La incorporación del IoT en las ciudades es tan importante y tiene tanto futuro, que las Smart Cities tienen casi una entidad propia como para ser tratadas totalmente por separado.

Las ciudades inteligentes incorporan la digitalización al mobiliario urbano, favoreciendo así la vida en la urbe.

En Barcelona, por ejemplo, las marquesinas de los autobuses informan a los usuarios del tiempo que falta para que el bus que espera llegue a la parada, algo de evidente utilidad.

3. Social Selling

El Social Selling es la evolución actual del departamento de ventas. Con él aprovechas las redes sociales para acercarte a tus clientes de una forma no invasiva.

Los comerciales, así, evitan la poco gratificante “puerta fría” y aprovechan su tiempo en cultivar contactos gracias a Internet.

Adiós a tanto desplazamiento con coches y aviones, y hola al ahorro en tiempo y dinero.

Para ir cerrando…

Llegados a este punto, y después de este breve análisis, son evidentes las ventajas que supone el estar digitalmente actualizado, independientemente de las resistencias que pueda despertar.

Hay algo que es un hecho: lo que no se comprende no se percibe como útil. Y lo que no es útil, simplemente se abandona. De ahí la importancia de transmitir el mensaje de forma adecuada a todos los actores implicados.

Por mi parte, no quisiera despedirme sin transmitirte estas inquietudes:

¿Cómo ves el futuro de la digitalización en España y en Latinoamérica?

¿Crees que tu empresa está preparada para la Transformación Digital?

¡Hasta la próxima, amigos!