¿Cómo diseñar plantillas Excel para marketing desde cero y por qué utilizarlas?

¿Cómo diseñar una plantilla de marketing desde cero y por qué utilizarlas?

¿Por qué debería utilizar plantillas excel para marketing?

En un entorno profesional y empresarial tan competitivo como el actual, es muy importante poder ser más efectivos con nuestras estrategias de marketing online.

Es quizás por ello que mantener bien organizado nuestro trabajo diario, gracias a la utilización de plantillas excel para marketing, se ha convertido en toda una necesidad para cualquier actividad, empresa o negocio.

En esta ocasión, y buscando la forma de aportar más valor a mi comunidad online, he tenido la oportunidad de invitar a Teresa Alba para que ella nos comparta su experiencia en estos temas, ¡Bienvenida!


¿Cómo y por qué diseñar una plantilla estratégica de marketing y cuáles son algunos de sus principales beneficios profesionales?

Tras haber descubierto en uno de sus últimos posts sobre guest blogging, todas las ventajas que ésta técnica me podía aportar, me he animado a colaborar con José Facchin y compartir aquí contigo un post sobre un tema que hasta ahora no había sido abordado en su blog y que, sin duda alguna, es un excelente recurso para todos los que nos dedicamos directa o indirectamente a esto del Marketing online.

A lo largo del artículo, te hablaré sobre qué es una plantilla estratégica de marketing, cuáles son los beneficios que nos aporta como herramienta de planificación profesional o empresarial y cómo diseñar plantillas excel o en otros formatos desde cero (para que puedas aplicarte el cuento).

Bueno, ahora que no está José por aquí (y sólo tú me lees), aprovecho para reconocer que yo misma manejo esas plantillas excel de marketing en mi día a día profesional y luego de verificar su buen funcionamiento, siempre las utilizo para aportar un contenido de valor a los lectores de mi propio blog. Si a ellos les resultan útiles, ¿por qué no a ti también?

Antes de continuar, y como aporte práctico, te cuento que encontrarás al final de este post una pequeña sorpresa para que te la descargues de forma totalmente gratuita y valores por ti mismo la verdadera utilidad de este tipo de plantillas excel para marketing de las que hablamos (no tengas miedo, también te explicaré cómo realizar la descarga paso a paso).

¿Qué es una plantilla estratégica de marketing?

Buscando simplificar un poco las cosas, y para que entiendas mejor a qué me refiero con esto de “Plantilla Estratégica de Marketing” o “Plantilla de Planificación Estratégica”, primero quiero hablarte de estos dos conceptos por separado, de manera que podamos ver las cosas un poco más claras:

1º Planificación estratégica de marketing

Se trata de todo el proceso paso por paso que realizaremos, no sólo a nivel de empresa, sino también profesional, para intentar alcanzar uno o varios objetivos concretos. Esta planificación estratégica comprende todas las etapas desde que decidimos obtener algo, analizamos la situación y su contexto, elaboramos y ponemos en marcha un plan de acción para conseguir ese objetivo, hasta que finalmente analizamos los resultados.

Ten en cuenta que hay dos limitaciones universales en cualquier planificación estratégica de marketing: “el tiempo” y “el presupuesto”. Es decir, tus metas solo podrán ser alcanzadas en mayor o menor medida dependiendo de cómo sea de cuantiosa tu inversión en esos recursos que necesitarás para ponerte en marcha y del espacio temporal o plazos de los que dispongas para alcanzar esos objetivos en concreto.

2º Plantilla estratégica de marketing

Una plantilla no es más que un recurso de apoyo que nos facilita el trabajo en algunos momentos puntuales de nuestra estrategia de marketing. Que no te asuste la combinación de esos tecnicismos, el hecho de denominarla “Plantilla Estratégica” no hace más que referencia al gran uso que puede dársele a la hora de implantar una estrategia o planificación.

Este tipo de recursos en marketing generalmente requiere de una estructura previa de conceptos según su área de aplicación y una optimización de su diseño para simplificar su uso. Además, podemos darles a esa plantillas diferentes formatos en función de nuestras necesidades básicas y de cómo queramos representar la información para que resulte visualmente más atractiva.

¿Qué beneficios aporta utilizar plantillas excel para marketing o en otros formatos?

Las plantillas, gracias a sus excelentes aportes organizativos en cualquier implementación de una estrategia, nos facilitan definir paso por paso nuestro plan de acción, nos ayudan durante toda la puesta en marcha y hacen de la evaluación final de los resultados un trabajo más sencillo. Todo ello, es más que fundamental cuando además hablamos de estrategias de marketing online.

Aunque las ventajas de diseñar una buena plantilla de marketing variarán en función del tipo de uso que se le dé, aquí te enumero algunos beneficios que seguro te convencerán de la gran importancia que tiene utilizar estos recursos en el día a día de tu negocio o actividad profesional.

Diez beneficios de utilizar plantillas excel o en otros formatos de manera estratégica en marketing


1. Te marcan el camino a seguir según tus principales KPIs

Al diseñar Plantillas excel para Marketing, siempre incluiremos en ella los futuros pasos a seguir y los KPIs más importantes de la estrategia. Es quizás por ello, que este recurso facilita ver el camino que seguirán nuestras futuras acciones antes de emprenderlas.

2. Realizas un control exhaustivo de tu estrategia de marketing

Con el uso de plantillas excel a la hora de implementar cualquier tipo de estrategia de marketing, evitarás saltarte ciertas acciones indispensables para que tu plan se lleve a cabo de forma más efectiva. Ten en cuenta que nunca antes la planificación había sido tan importante, y no sólo en el ámbito profesional, sino también en nuestra vida diaria.

3. No estarás sólo, ya que podrás repartir tareas

Utilizando plantillas no sólo estás generando datos de uso meramente personal, sino que también podrás compartir este tipo de archivos con otros compañeros o colegas que participen en tu equipo de trabajo (o con el resto de la empresa) a través de diversas aplicaciones cómo Google Drive, OneDrive, Dropbox o un simple email.

4. Agilizan tu trabajo y el de toda la empresa

Si prestas atención al diseño visual de tus Plantillas excel para Marketing y, además, las organizas de una manera optimizada y fácil de comprender por otras personas, tanto tu trabajo como el de ellos será más fluido y productivo.

5. Te ahorrarás ciertos costes en servicios de asesoramiento

Esto está claro, cuanto más planificado y analítico sea el diseño de esas plantillas excel de marketing, menor apoyo externo necesitarás durante el trascurso de todo el proceso estratégico de tu plan de acción. Aunque es innegable que siempre surgirán contratiempos, con una buena plantilla evitarás cometer ciertos errores que previstos a tiempo te supondrán un ahorro de dinero en servicios de asesoramiento externo.

6. Identificar errores o debilidades en tu estrategia de marketing

El hecho de que este recurso te ayude a no saltarte fases del proceso, no evitará que algo pueda salir mal a mitad de camino. Pero, identificado a tiempo, prácticamente cualquier error se puede solventar más fácilmente.

7. Generarás datos históricos que darán credibilidad a tu Marca

Tus informes y datos históricos serán no sólo tu propia guía de planificación de futuras acciones, sino también una referencia para terceros que deseen conocer el estado de tu negocio o estrategia y analizar cuánto está evolucionando tu actividad. Sin ninguna duda, ésta es una manera importante de dar confianza a tus superiores, colegas, clientes, proveedores o analistas externos.

8. Podrás realizar más fácilmente análisis comparativos

Si además de generar plantillas excel de marketing con datos de tu situación y tus propios resultados estratégicos, observas a tu competencia de cerca e incluyes datos sobre sus resultados en ellas, podrás crear excelentes análisis comparativos que te guiarán como referencia.

9. Agilizan la evaluación de resultados

Del mismo modo que una infografía nos ayuda a asimilar conceptos representando información de manera visual, el clasificar los datos en una planilla excel o con diferentes formatos (ya sean tablas, gráficas o información esquematizada) facilita enormemente la elaboración de informes estadísticos para su posterior análisis y evaluación.

10. Simplifican la interpretación de los datos obtenidos

Al evaluar una acción, uno de los mayores inconvenientes que puedes encontrarte es no comprender de dónde han derivado algunos resultados o datos. Es entonces, por ello, que utilizar este tipo de plantillas estratégicas de marketing te facilitará mucho más la tarea de interpretar correctamente, no sólo esos datos, sino también el proceso que los generó.

¿Cómo diseñar una plantilla de marketing desde cero?

Tal y como te comentaba al principio del post, la planificación es una de las principales razones de ser de este recurso. Por lo que:

“Para crear una planilla más efectiva, tendrás que conocer muy bien cuáles son todas las etapas que comprende el plan de tu estrategia de marketing y, al menos, dominar algunos conceptos básicos de diseño gráfico”

Etapas para diseñar una plantilla estratégica de marketing “desde cero”


1º Etapa: Diseño del plan estratégico

En primer lugar, debes poner en práctica algunos trucos para ser creativo y hacerte un buen esquema mental de todas las etapas que van a involucrar la puesta en marcha de tu estrategia, para con ello poder estructurar la plantilla de manera que se adapte perfectamente a esas necesidades. Aquí puedes ver un ejemplo de plan estratégico de manera resumida:

  • Misión, visión y valores: antes de definir tu objetivo (u objetivos), debes asegurarte que aquello que quieres conseguir entra dentro de tu filosofía de negocio, así como de los valores de tu marca. Esta etapa es esencial para que todo tu Plan de Marketing tenga coherencia.
  • Análisis de la situación: analiza en qué situación te encuentras para conocer cómo de lejos quedan tus objetivos y cómo de fuerte es tu competencia. Para ello también deberás analizar qué es lo que hace la competencia, qué es lo que les funciona y cuáles son sus debilidades, para diferenciarte por encima de ella.
  • Objetivos y prioridades estratégicas: ¿quieres vender más? ¿Llegar a nuevos clientes o fidelizar a los existentes? ¿Tal vez fortalecer tu imagen de Marca? Prioriza tus objetivos en función a tus posibilidades, sólo así podrás establecerlos de manera realista.
  • Plan de acción a corto, medio y largo plazo: tus objetivos serán alcanzables gracias al diseño de un plan de acción y de acuerdo a tus habilidades profesionales, pero además deberías ir priorizándolos en una línea de tiempo (en 3, 6 o más meses).
  • Evaluación y control de resultados: si a tu plantilla le incluyes una última sección de informe con la recopilación final de los datos estadísticos más destacables, podrás realizar un exhaustivo análisis de todos tus resultados.

2º Etapa: Elección del formato de la plantilla

Si creas una plantilla de marketing por ti mismo, considera diferentes formatos de archivos para darle vida. Ten en cuenta que la maquetación de la misma será muy importante si quieres mostrarla como referencia a terceros o compartirla en tu web u otras plataformas.

Personalmente te recomendaría que escojas plantillas Excel o de otros formatos simples y utilizados universalmente como los que posee el paquete office (Word, PowerPoint). Si dominas el formato PDF, también suele ser una buena opción.

Te doy un par de ejemplos prácticos: una hoja Excel podría ser más recomendable para realizar una Plantilla de análisis estadístico o evolutivo, mientras que un PowerPoint podría ser muy útil para combinar gráficas con datos esquematizados y visuales.

3º Etapa: Selección de elementos visuales

El diseño de tu plantilla debería hacerla principalmente fácil de utilizar. Aunque, como cualquier otro elemento de Marketing de atracción, debe ofrecer una experiencia visual coherente, clara e intuitiva en su conjunto. Por ello:

  • Los elementos visuales, así como de Marca personal o de imagen corporativa, deberían seguir una misma línea y patrón gráfico.
  • El contraste de colores debería aplicarse con sumo cuidado, evitando desviar la atención en exceso, ya que podría dificultar la comprensión de los datos expuestos.
  • La tipografía (o fuentes) debería ser muy clara y fácil de leer, a poder ser redondeada y con una separación idónea entre caracteres.
  • Si deseas incluir un archivo de imagen, como logo o cabecera, ten en cuenta que su tamaño no complique el uso normal de planilla.
  • Para una mejor interpretación y comprensión visual, deberían predominar los datos numéricos, las tablas y gráficas sobre el texto plano.

4º Etapa: Generación de fórmulas matemáticas

En esta cuarta etapa, si es necesario toca afinar un poco más las cosas, y con afinar me refiero a crear fórmulas o ecuaciones en tu plantilla de marketing que, desarrolladas con un mayor o menor grado de complejidad, te permitan generar datos cuantitativos y medibles de manera más automática, rápida y sencilla.

No todas las planillas que diseñemos o utilizaremos tienen que incluir obligatoriamente estas formulas, algunas pueden ser simplemente una manera de mantener ordenado los resultados previamente obtenidos. Pero las que si lo hagan, gozaran de un plus que les dará automáticamente más datos relevantes.

Aquí te propongo un ejemplo: si lo que quieres es medir el % de variación (incremento o decremento) del volumen de tráfico mensual a tu página web, podrías aplicar una sencilla fórmula que te facilita ese dato en términos porcentuales. Es decir, volumen tráfico 2º mes / (Volumen tráfico 1er mes – 1) = % Variación de tráfico mensual del 2º mes respecto al primero.

5º Etapa: Evaluación de la plantilla terminada

Por último, y no por ello menos importante, realiza una revisión detallada de todos los aspectos de tu plantilla estratégica terminada, de manera que evites cometer errores en tu plan de acción o de interpretación de datos.

  • Asegúrate de que las fórmulas sean correctas: si utilizas, por ejemplo, un formato Excel, comprueba que la selección de celdas es correcta y que las ecuaciones ofrezcan resultados reales.
  • Haz un análisis visual: comprueba que no utilizaste contrastes demasiado llamativos o que no hay datos apilados de manera confusa o que distraigan en exceso.
  • Revisa la tipografía: recuerda que el tipo de fuente que utilices será uno de los elementos de la imagen de tu Marca, así que trata de ser coherente y utilizar siempre el mismo estilo y secuencia de tamaños en tus plantillas.
  • Cuida los márgenes y espaciados: si durante la creación de la plantilla de marketing no tuviste tiempo para repasar los detalles de diseño en cuanto a estructuras, este es el momento ideal para hacerlo.
  • Muestra tu trabajo a un tercero: aunque pienses que tu plantilla quedó perfecta, una tercera persona podría encontrar detalles que por ti mismo no siempre detectarías. Pedir la opinión de tus colegas o compañeros de trabajo, en muchas ocasiones ayuda a mejorar el producto final.

Caso Práctico: plantilla para crear un informe SEO básico

Ahora sí, hemos llegado a ese punto donde te descifro la sorpresa que tengo para ti… ¡Exacto! Se trata de un caso real de una plantilla estratégica de marketing básica, pero de lo más práctica. Si quieres conocer sus beneficios y cómo descargártela no tienes más que seguir leyendo.

¿Por qué es necesario el uso de plantillas en la planificación SEO?

La planificación es esencial para poder implementar una estrategia de manera efectiva en cualquier ámbito profesional, pero cuando además metemos a Google de por medio, la cosa se pone aún más seria. No es solo cuestión de gustos. Si quieres ganar posicionamiento y llegar a conseguir mejores resultados con tu estrategia de SEO, también tienes que currártelo un poco más y hacerte un buen plan de acción prediseñado. Por ello, aquí puedes obtener más información sobre el uso que debéis darle a mi “Plantilla para SEO

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Conclusión

Diseñar una plantilla de marketing es un recurso al que puede dársele gran variedad de formatos, que aplicados sobre ciertas etapas de una estrategia (o sobre el proceso completo) nos ayudarán a conseguir un correcto seguimiento de la evolución de las acciones y de la consecución de los diferentes objetivos.

Recuerda que no siempre necesitarás fuentes externas para crear tus propios materiales, aunque a veces podemos valernos de herramientas de terceros para inspirarnos y darnos nuevas ideas en el desarrollo de nuestra propias planillas, de manera que podemos adaptarla a nuestras necesidades.

Hoy he tenido la suerte de estrenarme en el tan cotizado blog de José Facchin para, si me lo permites, “lucirme” 🙂 hablándote sobre una de esas materias que podría catalogar como “mi área de conocimiento”, que además está dentro de “mis favoritas”. Por ello, espero que plantillas excel como las que te he compartido, y otras muchas que tú mismo diseñes gracias a estos consejos, te puedan ayudar a lograr todas aquellas metas que te pongas.

Foto (Profession of people – Graphic designer): Shutterstock

Y tú ¿Qué otros métodos y herramientas utilizas?
¿Cómo diseñas las plantillas excel para tus estrategias de marketing?

Deja un comentario, nos encantaría conocer tu opinión y experiencia sobre el tema. Y si te gustó ¡Compártelo!

Teresa es licenciada en Administración y Dirección de Empresas. Especializada en Negocios Internacionales, Social Media y entusiasta de la Docencia, tiene experiencia en Comercio Exterior y Marketing Online. Actualmente es redactora y responsable de Marketing en MadridNYC.
Hay 18 comentarios
  • Maria pia
    Responder

    Hola, muy interesante el post, me sirvió un montón para un trabajo que estoy desarrollando ahora. pero me gustaría poder descargar la plantilla de excel, me suscribo así como indica arriba, pero no se puede descargar.

  • Responder

    El post me parece muy bueno pero sólo hecho en falta una cosita. El explicar el funcionamiento de la plantilla con casos prácticos daría un valor extra al mismo. Espero que algún día lo hagas y seguro que vendrá genial.

  • Pablo
    Responder

    Que bueno, veo que la plantilla puede ser súper interesante, y su uso casi obligatorio para poder medir resultados o para tener trazada la lína a seguir.
    El tema fórmulas quizá sea el que más complejidad pueda tener por aquello de elegir bien los resultados que queramos.
    Sobre el post en general que decir, me a parecido estupendo, me ha gustado y entretenido…. quiero más!

    • Teresa Alba
      Responder

      Hola Pablo, ¡muchas gracias por tu comentario! 🙂 como bien dices, las fórmulas aunque no sean algo obligatorio, si queremos poder medir resultados con datos numéricos son, a la vez que complicadas de desarrollar, bastante importantes en el proceso estratégico.
      Seguiremos al pie del cañón para aportaros “más” jaja
      Un saludo.

  • Gonzalo Ramon
    Responder

    Felicitaciones por el post. Muy completo!!
    Voy a descargarlo para hacer unas pruebas. Espero que se pueda aplicar a hoteles, si tienen una recomendación específica será bien recibida.
    Gonzalo

    • Teresa Alba
      Responder

      Hola Gonzalo, muchas gracias. Espero que puedas aplicar la plantilla en tu trabajo diario 🙂
      Un saludo.

  • Mauricio
    Responder

    Hola José y hola Teresa. Completísimo artículo ya me voy a descargar la plantilla también. Saludos!

    • José Facchin
      Responder

      Muchas Mauricio,
      Espero que disfrutes de la plantilla 🙂
      Un abrazo!

      • Teresa Alba
        Responder

        Genial Mauricio! espero que la plantilla te fuera genial 😉
        Un saludo!

  • RaMGoN
    Responder

    Wow estupendo post Alba, y genial fichaje que has hecho José. Saludos a ambos.

    • Teresa Alba
      Responder

      De nuevo Ramón, ¡muchísimas gracias por tus palabras! un placer haber colaborado con José ^^
      Un saludo y feliz finde a los dos.

    • José Facchin
      Responder

      La verdad es que sí, un gran fichaje 😀
      A la pobre le he metido mucha caña con requisitos, tipo de post e historias varias (soy un poco raro…). Pero se ha súper lucido con el post.
      ¡Gran trabajo de Teresa!
      Un abrazo RaMGoN 🙂

      • Teresa Alba
        Responder

        jajaj sí, se hizo el duro pero al final no fue para tanto!! 😛

  • Miguelangelddl
    Responder

    Estupendo post, Teresa.

    ¡Enhorabuena!

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